檔案管理條例

1. 檔案管理制度範本

檔案管理制度
制度名稱 檔案管理制度 受控狀態
編號
執行部門監督部門考證部門
第一章總則
第1條目的
為加強企業檔案管理，提高檔案利用效率，特製定本制定。
第2條管理部門
行政管理部是企業文書檔案的管理部門，其主要職責如下。
（1）制定或參與制定檔案工作的規章制度。
（2）對企業其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。
（3）做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作。
（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。
（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。
第二章企業檔案管理體制
第3條歸檔范圍
（1）法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標准、規章制度等。
（2）企業股東會、董事會、監事會形成的文件材料。
（3）本企業的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。
（4）本企業與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
（5）證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
（6）財務、會計及其管理方面的文件材料。
（7）勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。
（8）儀器、設備方面的文件材料。
（9）基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。
（10）科研、技術引進、轉讓方面的材料。
（11）聲像製品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。
（12）本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復。
第4條管理部門
（1）企業檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理，並對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。
（2）企業設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。
（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統一處理。
第三章平時歸卷
第5條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。
第6條各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》。《案卷類目》的條款必須簡明確切，並編上條款號。
第7條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料收集齊全，並加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。
第8條專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照《案卷類目》條款，放入平時保存文件卷夾內「對號入座」，並在收發文登記簿上註明。
第四章立卷
第9條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便於保管和利用。
第10條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第11條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數普通文件如果與絕密文件有密切聯系，也可隨同絕密文件立卷。
第12條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。
第13條卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。
第14條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫《卷內文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第15條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在《備考表》內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。
第16條案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第五章檔案借閱、利用工作
第17條企業內檔案利用的方式
（1）提供檔案原件。
（2）提供檔案復印件。
（3）提供文獻索引資料。
第18條借閱管理
（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件調閱單》，依據調閱許可權和檔案密級，經各級領導簽批後方能調閱。
（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。
（3）借閱期限不得超過____天，到期歸還；如需再借，應辦理續藉手續。
（4）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。
（5）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經總經理批准後方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內容也須總經理同意且審核後方能帶出。
第六章檔案銷毀管理
第19條對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經相關領導共同鑒定，報總經理批准後，按規定銷毀。
第20條經批准銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
第21條銷毀文件必須在指定地點進行，並指派專人監銷，文件銷毀後，監銷人應在銷毀注冊上簽字。
第七章附則
第22條本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經理批准後實施。

2. 文件檔案管理制度

轉載以下資料供參考

文件檔案管理制度

為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特製定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標准化、制度化、規范化的要求，並逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
2、文件櫃、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案「八防」工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批准，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司分管領導批准後，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批准領導、是否復印等相關內容。
八、對於公司機密文件及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

3. 公司檔案管理辦法

檔案管理制度

1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關規定裝訂並移送檔案室統一保管。

2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。

4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。

5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

檔案統計制度

1、做好檔案組織機構和人員構成情況的統計。

2、及時、准確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

3、做好檔案室所藏檔案種類、製成材料、設備和裝具統計。

4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統計。

5、有專人負責檔案統計工作, 按要求填報檔案統計報表, 並做到迅速、真實、准確無誤。

(3)檔案管理條例擴展閱讀：

企業必須編制文件材料的歸檔范圍。企業文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

1、產品生產方面。有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件，原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。

2、經營銷售方面。有企業經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

3、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

4、技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和標准、計量、能源、環保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

5、計劃統計方面。有各種計劃、統計報表和計劃管理、統計分析活動中形成的各種文件材料。

6、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

8、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

9、教育培訓方面。有幹部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。

10、黨、政、工、團工作方面。有企業黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛工作中的各種文件材料，企業行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

11、科學技術研究方面和工程建設方面，按有關規定執行。

12、其他方面。

歸檔時間

1、產品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目，在任務完成後或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定後，向檔案部門歸檔。

2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定後，向檔案部門歸檔。

檔案分類

1、根據國家和有關部門檔案分類編號的規定，編制企業檔案分類編號方法。

2、分類編號要遵循文件材料的形成規律，並且要便於保管和提供利用。

3、企業生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統一編號。

4、常用的分類方法有：

（1）按產品型號分類；

（2）按設備型號分類；

（3）按科研課題分類；

（4）按工程項目分類；

（5）按專業性質分類；

（6）按組織機構分類；

（7）按時間分類。

4. 政府檔案管理規定

檔案管理規定：

為加強辦公室檔案工作，全面提高辦公室檔案管理水平，以更好地為辦公室各項工作服務，特製訂本制度。

一、檔案管理體制和職責范圍

1.檔案管理體制

(1)辦公室的檔案管理按分級管理的方法進行，在辦公室主任的領導下，由分管副主任、機要檔案室、各科室組成檔案管理網路。

(2)辦公室建立科學的檔案管理網路，各科室須明確相對穩定的兼職檔案人員。業務上接受檔案室的指導。

(3)檔案室成員應努力提高學識水平和工作能力。

2.職責范圍

(1)機要檔案室是辦公室負責檔案管理的專門科室，職責與許可權按照辦公室檔案工作崗位職責執行。

(2)辦公室由分管副主任具體負責檔案工作，機要檔案室必須定期向分管副主任匯報工作。

(3)各科室要做好文件材料的形成、積累、歸檔工作，確保歸檔文件的完整、准確。

二、歸檔制度

1.歸檔范圍的保管期限

(1)辦公室辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，包括政府常務會議紀要、縣長專題辦公會議紀要、政府工作簡報、政務信息、大事記等文件材料及牌匾等實物檔案，均屬歸檔范圍。

(2)辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期，定期分長期（三十年）和短期（十年）兩種；會計檔案保管期限的種類也分為永久和定期，定期有暫存、十五年和二十五年。

(3)凡對辦公室有長遠保存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間范圍內有利用價值的檔案列為長期和短期。

2.歸檔時間

實行年度歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府常務會議紀要、縣長專題辦公會議紀要、政府工作簡報、大事記、政務信息一律在次年第一季度內，由相關科室負責人審定後，向機要檔案室移交。

3.歸檔要求

(1)歸檔的文件必須系統、齊全、完整。

(2)歸檔的文件必須准確地反映辦公室活動的真實情況和歷史過程。

(3)歸檔的文件材料必須紙質優良、字跡耐久、書寫工整清晰。

(4)各科室要把歸檔文件材料，經整理後向機要檔案室移交。

4.歸檔手續

(1)凡屬移交檔案室的文件均應按照要求進行收集、整理、移交檔案一律移交原件。

(2)向機要檔案室移交時，必須做好交接手續。

三、檔案的利用

1.檔案信息工作重點服務於辦公室的各項工作。

2.非辦公室人員或其他單位查閱檔案時，需經領導同意方可查閱。並不得擅自擴大查閱范圍。

3.查閱密級文件必須經本單位領導批准，密級文件不得擅自復印。

4.閱檔人員必須愛護檔案，不得損壞污穢，不準在檔案上塗改、圈劃、批註；不準剪裁檔案。

四、檔案保管制度

1、機要檔案室實行專人管理，確保檔案完整與安全。

2、檔案室應該保持整潔、並配備防盜、防火、防高溫、防霉、防潮、防蟲等設施。

3、檔案室嚴禁吸煙，不存放與檔案無關的物品，檔案室周圍嚴禁存放易燃易爆物品。

五、檔案保密制度

1、檔案人員要嚴格遵守黨和國家的保密制度，認真做好檔案保密工作。

2、查閱密級文件必須經本單位領導批准，密級文件不得擅自復印。

3、查閱機要文件、會議記錄等檔案，須經本單位領導批准，不得擅自擴大查閱范圍。

4、凡案卷內容涉及保密問題的，一律不得外借和泄密。

六、檔案鑒定銷毀制度

1、檔案鑒定必須有組織、有領導按規定進行，不準由個人隨意鑒定、銷毀。

2、銷毀失去保存價值的檔案，必須嚴格審批手續，未經批准，不得銷毀。

3、銷毀檔案必須定由兩人以上負責，並在銷毀清冊上註明銷毀日期和簽名。

七、檔案人員崗位職責

1、服從主任的領導，接受上級部門的指導，按時、按質、按量地完成本崗位工作任務及主任交辦的其他任務。

2、 機要檔案員負責做好機要文件的整理、分類，做好收文登記、分發文件、領導傳閱和借閱等管理工作。

3、通訊員要積極配合檔案人員的工作，把需要領導批閱的文件及時、准確的送到領導辦公室，待領導批閱完畢後及時交由機要檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過程中，要增強保密意識，高度負責，保證不丟失、不損壞文件。

4、督促各科室有關人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

5、 各科室兼職檔案人員負責根據歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，按規定向機要檔案室移交歸檔，並辦好交接手續，做到職責分明、手續齊全。

6、各科室兼職檔案人員接受機要檔案室的指導和監督，按時、按質、按量完成本崗位任務。

(4)檔案管理條例擴展閱讀：

檔案管理辦法:

第一條 為健全和加強鄉鎮檔案工作，促進鄉鎮檔案的規范管理，更好地為鄉鎮工作和農民服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《鄉鎮檔案工作試行辦法》及有關規定，並結合我省實際，制定本細則。

第二條 鄉鎮檔案是指鄉鎮機關、社會團體、企業事業單位在工作、業務活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條
鄉鎮檔案工作的行政管理和檔案管理是鄉鎮黨委、政府工作必不可少的環節，是鄉鎮建設的一項重要基礎工作。應切實加強領導，明確一位領導分管，配備檔案人員，把檔案工作列入鄉鎮工作計劃和發展規劃，檔案部門所需經費列入鄉鎮財政預算，納入分管領導目標管理責任制。

切實解決好檔案庫房、裝具和防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設施。經濟條件較好的鄉鎮應有檔案人員辦公室、閱檔室，配置標准鐵皮櫃、木製櫥和復印機、計算機、攝像機等現代技術設備。

第四條 鄉鎮檔案工作在鄉鎮黨委、政府領導下設立綜合檔案室或檔案館，集中管理本鄉鎮機關檔案；鄉鎮檔案工作業務上接受縣（市、區）檔案行政管理部門的監督、指導。 鄉鎮檔案室（館）應對鄉鎮企業、事業單位及村民委員會的檔案工作進行監督和指導。

各類檔案按下列方法排列編目:

1、文書檔案的排列與編目。卷內文件排列按時間的先後順序排列，一分文件做到正本在前底稿在後，批復在前請示在後，正件在前附件在後。在一個全宗內，首先分年度，然後分保管期限排列，先排永久卷，後排長期、短期卷。在同一種保管期限內，按黨委類、政府類、人大政協類、工青婦、協會類進行排列，每一類目內，先排本級，再排上級、後排下級的案卷。

2、會計檔案的排列與編目。會計檔案按憑證、帳簿、財務報告和其他四個屬類分年度排列、編號。也可先分年度，再按屬類排列、編號。但在一個鄉鎮內只能採用一種方法。

3、科技檔案的排列與編目。科技檔案分為產品、科學技術研究與推廣應用、基本建設、設備儀器檔案四大類。每個大類內按單個項目（即一個產品、一個課題、一項工程、一台設備儀器）的順序排列編目。並保持其文件材料的系統和完整性，便於滿足用戶利用的要求。

4、聲像檔案的排列與編目。聲像檔案按照片、錄音帶、錄像帶、光碟、磁碟等載體，按時間順序進行排列，每年度各自編一個流水號。

5、實物檔案。實物檔案按照榮譽性實物、廢止印章、題詞書畫、名優產品分類整理，各自按時間順序排列，分別編一個流水號。

6、專門檔案，如計劃生育、婚姻、戶籍、人事、司法、土地、社會保險等專門檔案，按有關規定要求整理、排列、編號。

網路-鄉鎮檔案管理辦法

5. 公司檔案管理辦法及實施細則

會博通綜合檔案管理系統

檔案數字化管理需要遵循一些原則分享給大家

1、基本原則

1.1 同步檢查檔案實體質量，確保數字化成果的真實、完整。

1.2 採用先進的數字技術，確保數字化成果的長期有效、數據兼容和安全遷移。

1.3 採取有效的保護措施，確保檔案實體及數字化成果的安全。

1.4 確保檔案實體與數字化成果間的有機聯系。

2、過程管理要求

2.1 制定檔案數字化的總體方案、技術路線與工作方法，確保檔案數字化工作標准化、規范化和流程化。

2.2 檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、檔案掃描（轉換）、數據處理、數據存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

2.3 建立檔案數字化各環節的安全保密機制和工作制度，確保檔案數字化工作的安全與高效。

2.4 檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，並及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。

3、數據掛接

3.1 檔案數字化轉換過程中形成的圖像、音頻、視頻數據，經質量驗收合格後，載入到檔案資料庫伺服器。通過編制的程序或藉助相應的軟體，實現檔案資料庫條目與相關聯的數字圖像、音頻、視頻批量的快速掛接。

3.2 認真填寫檔案數字化掛接檢查情況登記表單，記錄數據關聯後的頁（張、盤）數，核對每一份文件關聯後的頁（張、盤）數與檔案整理、掃描（轉換）時填寫的頁（張、盤）數是否一致，不一致時應註明具體原因和處理辦法。

4、數據驗收

4.1 圖像、音頻、視頻數據驗收

以一個全宗或多個目錄為單位，隨機抽查5%的檔案條目數據對應的圖像、音頻、視頻數據。圖像、音頻、視頻應符合本規范中所規定的解析度、采樣頻率、數碼率、文件格式及色彩模式。圖像、音頻、視頻文件的命名必須與條目數據題名相一致。圖像、音頻、視頻的轉換完整性要求達到100%，圖像偏斜度、清晰度、整潔度，音頻、視頻的清晰度等技術指標，要求抽檢合格率達到95%以上（含95%）。合格率＝抽檢合格文件數/抽檢文件總數×100%。

4.2 驗收審核

驗收「通過」的結論，必須經分管領導審核、簽字後方有效。

4.3 驗收登記

認真填寫數字化驗收登記表單。

5、數據備份

5.1 備份范圍

經驗收合格的完整數據應及時進行備份。

5.2 備份方式

為保證數據的安全，除將數據上傳至集團公司檔案管理系統伺服器外，還應採用在線（磁碟）、離線（DVD刻錄盤）相結合的方式實現多套備份，並注意異地保存。

5.3 數據檢驗

檢驗內容包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否准確等。

5.4 備份標簽

數據備份後應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。

5.5 備份登記

填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。

6、數字化成果管理

6.1 應加強對數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。

6.2 數字化成果提供網上檢索利用時，應有製作單位的電子標識（水印），並根據具體情況決定是否採用微軟DRM保護的文件格式。