檔案工作規章制度

㈠ 辦公室檔案管理制度

會博通綜合檔案管理系統：涵蓋檔案全生命周期管理的專業功能

提供檔案採集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

㈡ 部門文件檔案管理制度

檔 案 管 理 制 度

一、 為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特製定本制度。
二、 歸檔范圍：公司的規劃、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 檔案管理員的職責：
1.貫徹執行黨和國家關於檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協作活動。
3.集中統一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業知識，不斷提
高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記；做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作；做好分類和綜合工作。
6. 保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、 檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經理核批。
2. 公司檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
五、檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批准後執行。
3. 凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷毀。
4. 經批准銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

㈢ 檔案室管理制度及職責

檔案室管理制度職責
（1）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；
（2）統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；
（3）指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（4）監督、指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。

㈣ 檔案管理制度

檔案基本管理制度
檔案管理制度
1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關規定裝訂並移送檔案室統一保管。
2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。
4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。
5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

檔案統計制度
1、做好檔案組織機構和人員構成情況的統計。
2、及時、准確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。
3、做好檔案室所藏檔案種類、製成材料、設備和裝具統計。
4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統計。
5、有專人負責檔案統計工作, 按要求填報檔案統計報表, 並做到迅速、真實、准確無誤。

檔案安全保密制度
1 、嚴格遵守黨和國家的有關保密制度加強管理，防止丟失、泄密。
2、查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經領導批准，否則不準摘抄、復印。
3、需要帶回使用的檔案，需經領導批准，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。
4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續，經有關領導批准後，方可調閱。

檔案查閱借閱制度
1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，註明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內容或范圍。
2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關案卷和絕密數字時，需經辦公室主任批准；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經辦公室主任批准，方可查閱。
3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批准；查閱者必須按規定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。
4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉借他人或帶回家中。
5、查檔抄錄的材料經檔案工作人員審核無誤後，簽字蓋章，否則無效。
6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續。
7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續，當面點清，如發現差錯，及時追究責任，並採取補救措施。

檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內。
2、庫房內嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。
3、庫房門窗要牢固，隨走隨關，班前班後要經常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發生。
4、庫房內要保持清潔衛生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。

機關檔案歸檔制度
一、凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、以及人事、保衛、專業、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔，並定期向本機關檔案室移交。
二、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。
三、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位後，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。
四、各業務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
五、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，並辦理移交手續。
六、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿後，在三月末之前移交本機關檔案室，並辦理移交手續 。

國土資源專業檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則 ，由形成部門統一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結捲成。形成檔案的有機聯系，便於查找和利用。
3、國土資源專業檔案的立卷，以國土資源專業檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內材料要准確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫。
5、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置於卷首，備考表置於卷尾。目錄和備考表都不算頁數。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內文件材料要去掉金屬物，並對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，採用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，註明專業檔案的種類，按保管期限、時間順序，並編寫案卷目錄並要求列印，一式三份，於每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交。

文書檔案歸檔文件整理制度
為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特製定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然後是正文；發文首先是正文，然後是發文簽批單，最後是底稿；轉發文在前，被轉發文在後；批復在前，請示在後。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、採用年度---保管期限---問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。
5、組件後在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要註明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限。
6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開，排列清晰，便於查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔文件日期單位數要用0佔位。
8、歸檔文件目錄要求列印，一式六份，以備檔案進館時所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經濟管理和會計核算活動中產生的，是記錄和反映機關經濟業務的重要史料和證據。
1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關會計檔案的歸檔范圍是機關內其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業材料。
3、整理會計檔案時鑒於過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對於破損、缺頁、裝訂不牢固或不規范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質量。
5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先後順序排好，然後將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬制案卷標題，要根據會計檔案每卷的具體內容進行批制，使其能完整、准確的反映卷內內容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其餘兩份一並交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了後，可在財務科保管二年期滿後，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，並辦理移交手續。

聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特製定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便於查找利用。
4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。

檔案利用制度
1.凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查（借）閱登記手續，註明查（借）閱目的，用後及時反饋利用效果。
2.外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信並辦公室主任批准方可查閱。
3.因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意並經檢查校對後方可帶出。
4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續藉手續。
5.如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導並由檔案辦公室主任批准;查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管局長批准。
6.對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、塗改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。
7.查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏，違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。

檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，並簽名確認。
三、利用者在利用檔案後，無法當場確定利用效果時，應將「利用效果登記表」帶回，而接待人員要及時催繳「利用效果登記表」。
四、檔案員收回的「利用效果登記表」，應及時整理。

㈤ 檔案管理制度範本

檔案管理制度
制度名稱 檔案管理制度 受控狀態
編號
執行部門監督部門考證部門
第一章總則
第1條目的
為加強企業檔案管理，提高檔案利用效率，特製定本制定。
第2條管理部門
行政管理部是企業文書檔案的管理部門，其主要職責如下。
（1）制定或參與制定檔案工作的規章制度。
（2）對企業其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。
（3）做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作。
（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。
（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。
第二章企業檔案管理體制
第3條歸檔范圍
（1）法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標准、規章制度等。
（2）企業股東會、董事會、監事會形成的文件材料。
（3）本企業的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。
（4）本企業與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
（5）證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
（6）財務、會計及其管理方面的文件材料。
（7）勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。
（8）儀器、設備方面的文件材料。
（9）基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。
（10）科研、技術引進、轉讓方面的材料。
（11）聲像製品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。
（12）本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復。
第4條管理部門
（1）企業檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理，並對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。
（2）企業設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。
（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統一處理。
第三章平時歸卷
第5條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。
第6條各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》。《案卷類目》的條款必須簡明確切，並編上條款號。
第7條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料收集齊全，並加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。
第8條專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照《案卷類目》條款，放入平時保存文件卷夾內「對號入座」，並在收發文登記簿上註明。
第四章立卷
第9條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便於保管和利用。
第10條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第11條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數普通文件如果與絕密文件有密切聯系，也可隨同絕密文件立卷。
第12條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。
第13條卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。
第14條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫《卷內文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第15條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在《備考表》內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。
第16條案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第五章檔案借閱、利用工作
第17條企業內檔案利用的方式
（1）提供檔案原件。
（2）提供檔案復印件。
（3）提供文獻索引資料。
第18條借閱管理
（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件調閱單》，依據調閱許可權和檔案密級，經各級領導簽批後方能調閱。
（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。
（3）借閱期限不得超過____天，到期歸還；如需再借，應辦理續藉手續。
（4）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。
（5）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經總經理批准後方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內容也須總經理同意且審核後方能帶出。
第六章檔案銷毀管理
第19條對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經相關領導共同鑒定，報總經理批准後，按規定銷毀。
第20條經批准銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
第21條銷毀文件必須在指定地點進行，並指派專人監銷，文件銷毀後，監銷人應在銷毀注冊上簽字。
第七章附則
第22條本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經理批准後實施。

㈥ 檔案管理制度應包含什麼

檔案管理制度為了建立健全公司的檔案工作，加強對公司檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案。
一． 公司的檔案范圍1． 企業行政文書檔案。包括法規性文件；各種合同及協議書；會議文件；
、規劃和
；有關幹部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；
、人事檔案等。2． 企業管理檔案。包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。3． 企業技術檔案。包括技術研究檔案、產品檔案等。4．
檔案。包括
檔案、會計帳簿檔案、
檔案等。5． 企業業務檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據等。6． 企業聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。
二、公司檔案管理體制1． 公司檔案管理機構：行政部統一管理公司各類檔案（
除外）。2． 公司指定專人分管公司檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全，並接受必要的培訓。三、立卷歸檔制度1．檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦理完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。2．歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價值的文件材料。包括包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。3．歸檔時間：辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：3．1．按年形成的文件，第二年上半年歸檔。3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。3．3．凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。3．4．工程項目，科研課題，鑒定，
後，三個月內歸檔。4．歸檔要求4．1．材料完整齊全。4．2．系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特徵組卷，盡量保持它的內在聯系，區分它們不同的保存價值。文件分類准確、立卷合理。4．3．立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。4．4．在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先後秩序，按時間先後排列。對於同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在後等。4．5．由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續，雙方在移交清冊簽字。5．部門歸檔要求5．1．編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關條款歸入卷內，便於次年立卷。5．2．文件按時間順序排列，最近的在最上面。5．3．一個客戶一個立卷，一個檔案盒。5．4．貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的發票流水號放在文件袋裡。5．5．定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。6．檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件後進行分流排列編日，作進一步的整理和局部調整等。7．記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。四、檔案管理工作1．檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位；分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列並編制案卷目錄。2．檔案保管：
專用文件庫保存檔案。3．檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編製成表。4．檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續，經總經理批准，方能銷毀；銷毀要有二人以上監銷，並在清冊上簽字。五、檔案利用工作1．凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱許可權和檔案
，經各級領導簽批後方能借閱。借閱檔案應在「檔案借閱登記簿」上登記，註明借閱檔案的名稱、
、借閱方式、數量、期限。2．檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。3．檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。4．依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案
。

㈦ 文書檔案管理制度

文書檔案管理制度
1、本單位形成的各種專業內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。
（1）文書檔案，應於檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。
（2）會計檔案，應於形成年度為單位，於決算批准後，繼續在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。
（3）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產品、一項工程或其他技術項目完成或告一段落後及時歸檔。
（4）其他各種專業檔案，均必須按其形成規律，遵守上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。
2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。
3、歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數以及每件文件的頁數均須齊全完整。
4、凡歸檔的文件材料，須在「保持文件之間的歷史聯」的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。
5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。
6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一並歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。
7、卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在後，印件在前定稿在後，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之後；非訴論案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據材料在後。
8、卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統一的順序頁號；
不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；
圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。
9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價值，均須按規定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。
（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；
（2）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據文件內容予以擬制；
（3）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊後填入有關項內；
（4）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容；
（5）填寫卷內文件目錄的字跡要工整；
（6）填寫卷內文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；
（7）卷內文件目錄置於卷首，備考表置於卷尾。
10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。
11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復製件與原件一並歸檔。
12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先後排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1-1.5毫米粗細的紗繩和用「三孔一線」裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。
13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規定的標准和規范，並按規定格式和要求填寫清楚。
14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

㈧ 求公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

一、總則�
1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特製定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。�

二、文件材料的收集管理�
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱後歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍�
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。�
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。�
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。�

四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便於保管和利用。�
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。�
5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系並進行系統的排列。�
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責
1、按照 有關規定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批准後，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批准，受控文檔的借閱要由總經理簽字批准。
2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或復制。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續藉手續。

七、本制度即日起開始執行。

上面是一個範本，您根據具體情況做相應調整，希望對您有所幫助！