檔案管理的規章制度

A. 部門文件檔案管理制度

檔 案 管 理 制 度

一、 為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特製定本制度。
二、 歸檔范圍：公司的規劃、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 檔案管理員的職責：
1.貫徹執行黨和國家關於檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協作活動。
3.集中統一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業知識，不斷提
高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記；做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作；做好分類和綜合工作。
6. 保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、 檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經理核批。
2. 公司檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
五、檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批准後執行。
3. 凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷毀。
4. 經批准銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

B. 檔案室需要哪些制度

檔案室制度有：

1、室（庫）內必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達到100%。嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴禁明火，嚴禁非管理人員入內。確因工作需要進入時，要經領導批准，並由本室（庫）管理人員陪同。門要加固防盜門。進出室（庫）隨時關燈、鎖門，

2、進檔案室（庫）內查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛護檔案，不得撕頁、塗改，沾口水翻頁，一旦發現由查閱者負全部責任。

3、未經批准，任何人不準將檔案帶出檔案室（庫），更不準私自摘抄、外傳，嚴格遵守保密制度。

4、檔案工作人員對所保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案，發現破損或褪變的檔案要及時採取措施進行修復或復制。

5、查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。

6、 員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。

7、非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協調辦理。

8、員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。

9、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規嚴肅處理。

10、重點建設項目和重點工程，在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復製件與原件一並歸檔。

12、因單位、家庭、個人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔案，但原則上只能在閱文室內查閱,確實要借出的檔案,必須經分管領導簽批，方可辦理借閱手續,借閱時間一般不超過一周。

13、查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個人身份證或其他有效證件，辦理登記手續後，方可查閱。

14、查閱檔案者，要愛護檔案，嚴禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、塗改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉借、遺失。不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。

15、國家規定應向當地檔案館移交的永久和長期保管檔案，必須按規定時間辦理移交手續，並妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上註明。

16、檔案工作人員調離工作後，必須辦完移交手續後，方可離崗辦理調離手續。

C. 檔案管理制度

檔案基本管理制度
檔案管理制度
1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關規定裝訂並移送檔案室統一保管。
2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。
3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。
4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。
5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

檔案統計制度
1、做好檔案組織機構和人員構成情況的統計。
2、及時、准確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。
3、做好檔案室所藏檔案種類、製成材料、設備和裝具統計。
4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統計。
5、有專人負責檔案統計工作, 按要求填報檔案統計報表, 並做到迅速、真實、准確無誤。

檔案安全保密制度
1 、嚴格遵守黨和國家的有關保密制度加強管理，防止丟失、泄密。
2、查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經領導批准，否則不準摘抄、復印。
3、需要帶回使用的檔案，需經領導批准，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。
4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續，經有關領導批准後，方可調閱。

檔案查閱借閱制度
1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，註明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內容或范圍。
2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關案卷和絕密數字時，需經辦公室主任批准；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經辦公室主任批准，方可查閱。
3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批准；查閱者必須按規定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。
4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉借他人或帶回家中。
5、查檔抄錄的材料經檔案工作人員審核無誤後，簽字蓋章，否則無效。
6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續。
7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續，當面點清，如發現差錯，及時追究責任，並採取補救措施。

檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴禁入內。
2、庫房內嚴禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴禁攜帶危險品進入。
3、庫房門窗要牢固，隨走隨關，班前班後要經常檢查，嚴防檔案丟失和意外事故發生。
4、庫房內要保持清潔衛生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。

機關檔案歸檔制度
一、凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、以及人事、保衛、專業、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔，並定期向本機關檔案室移交。
二、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。
三、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位後，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。
四、各業務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
五、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，並辦理移交手續。
六、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿後，在三月末之前移交本機關檔案室，並辦理移交手續 。

國土資源專業檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則 ，由形成部門統一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結捲成。形成檔案的有機聯系，便於查找和利用。
3、國土資源專業檔案的立卷，以國土資源專業檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內材料要准確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫。
5、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置於卷首，備考表置於卷尾。目錄和備考表都不算頁數。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內文件材料要去掉金屬物，並對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，採用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，註明專業檔案的種類，按保管期限、時間順序，並編寫案卷目錄並要求列印，一式三份，於每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交。

文書檔案歸檔文件整理制度
為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特製定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然後是正文；發文首先是正文，然後是發文簽批單，最後是底稿；轉發文在前，被轉發文在後；批復在前，請示在後。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、採用年度---保管期限---問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。
5、組件後在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要註明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限。
6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開，排列清晰，便於查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔文件日期單位數要用0佔位。
8、歸檔文件目錄要求列印，一式六份，以備檔案進館時所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經濟管理和會計核算活動中產生的，是記錄和反映機關經濟業務的重要史料和證據。
1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關會計檔案的歸檔范圍是機關內其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業材料。
3、整理會計檔案時鑒於過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對於破損、缺頁、裝訂不牢固或不規范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質量。
5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先後順序排好，然後將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬制案卷標題，要根據會計檔案每卷的具體內容進行批制，使其能完整、准確的反映卷內內容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其餘兩份一並交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了後，可在財務科保管二年期滿後，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，並辦理移交手續。

聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特製定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便於查找利用。
4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。

檔案利用制度
1.凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查（借）閱登記手續，註明查（借）閱目的，用後及時反饋利用效果。
2.外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信並辦公室主任批准方可查閱。
3.因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意並經檢查校對後方可帶出。
4.檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續藉手續。
5.如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導並由檔案辦公室主任批准;查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管局長批准。
6.對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、塗改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。
7.查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏，違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。

檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，並簽名確認。
三、利用者在利用檔案後，無法當場確定利用效果時，應將「利用效果登記表」帶回，而接待人員要及時催繳「利用效果登記表」。
四、檔案員收回的「利用效果登記表」，應及時整理。

D. 檔案管理 主要內容

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。

包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。

對象

檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決於檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。

二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。

E. 如何進行檔案管理

企業檔案如何管理，可以通過以下幾點來結合實際檔案管理中，所出現的問題進行調整
為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特製定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標准化、制度化、規范化的要求，並逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
2、文件櫃、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案「八防」工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批准，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司分管領導批准後，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批准領導、是否復印等相關內容。
八、對於公司機密文件及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

F. 求黨支部檔案管理制度

一、檔案整理

1、黨員檔案保管單位必須按照「一人一袋」的原則，進行整理立卷。

2、卷內設置應歸檔的文件目錄，按目錄順序逐件編制目錄。項目包括：文件題名、責任者、日期、頁數、備注（註明是否復印件），每類目錄用彩色隔頁紙列印，區分各類檔案位置。

3、編制全體黨員目錄,主要內容包括：編號、姓名、性別、出生年月、民族、申請時間、入黨時間、所在支部情況等。

4、卷內文件按件進行整理，每一自然件為一件裝訂，在文件的右上角註明卷內順序號，逐頁編頁碼。

5、裝袋：將整理好的件按卷內目錄順序裝入專用黨員檔案袋。

6、黨員檔案袋由市直工委統一印製。

二、檔案保管

1、預備黨員轉正後，要及時將入黨申請書、政治審查材料、《入黨志願書》、轉正申請書和培養教育考察材料原件交本支部存入本人人事檔案，其復製件由支部保存在黨員檔案中。

2、本支部確定一名委員負責黨員檔案的管理工作。其主要職責是：負責保管黨員檔案，收集、鑒別和整理黨員檔案材料，辦理黨員檔案的查閱、借用和轉遞手續，登記黨員變動情況，做好黨員檔案的安全、保密工作。

3、本支部要有檔案管理室或專櫃保存黨員檔案，並完善黨員檔案管理各項制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

4、檔案材料均採用無酸紙製作，符合檔案安全保管保護要求。

5、黨員檔案管理可採用計算機輔助管理，將全體黨員目錄信息及時錄入相應軟體系統，提高管理和利用的現代化水平。

6、為了保持黨員檔案的准確性、完整性、連續性，本支部每年要進行一次全面檢查核對，發現問題及時解決。

7、黨員檔案管理人員應認真履行職責，管好黨員檔案。檔案發生丟失、損毀的，要追究檔案管理人員責任。

(6)檔案管理的規章制度擴展閱讀：

檔案管理制度的特點：

1、突出的依據憑證性

依據憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點，意思是說依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律後果。

由於具有這一作用，在市場經濟體制下，合同檔案時維護當事人合法權益的最直接、最有效的手段之一。這點特點需要引起廣大經營者、管理部門以及檔案工作者的重視。

2、形式與內容的規范性程序較高

合同要對當事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規定的許可性，即對於合同本身是否具有法律效力，法律規定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視為無效合同。

在訴訟中，要證明一個合同法律效力的成立，就應當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經常發生的「證據滅失」問題。

原因正是對合同形式與內容的規范性要求不甚了解，以致在收集、保管過程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導致當事人合法權益受到損害。

3、時效性強

時效是一個法律術語，指時間在法律上的效力。時間本身就是一種法律事實，能夠引起一定的法律後果。

《合同法》《民法》等許多相關法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個不同階段內合同的效力以及當事人各種權力、義務的存在與消滅等均有所規定，可以說時效性特徵貫穿於合同始終。

G. 檔案室管理制度及職責

檔案室管理制度職責
（1）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；
（2）統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；
（3）指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（4）監督、指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。

H. 檔案管理的注意事項包括那些

檔案管理應注意這幾方面：文件分類、文件整理、標簽標明、特殊文件、鑰匙的保管。

1、文件分類

公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是進行文件分類。

2、文件整理

分好類別的文件，不要一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進行逐一裝盒收納。

3、標簽標明

把文件逐一裝好之後， 記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標明，註明此文件盒裡裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個簡單說明。

4、特殊文件

每個公司都會有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對於這些文件，一定要做到單獨保管，並做好單獨的標記，用於提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。

5、鑰匙的保管

一般公司的檔案卷櫃，都是由專門的人員進行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班後的鑰匙，根據公司規定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之後的責任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔著責任，所以，對於鑰匙的保管，一定要謹慎， 不要隨意交給他人。