物業公司檔案管理規章制度

1. 員工檔案管理辦法

一、培訓工作的必要性、內容與任務

人力資源培訓與開發是重要的，在具體操作中又是復雜的。它包含了一系列過程，牽涉到時間、金錢、人員的投入，必須精心設計和組織。我們把它稱為一個系統，使培訓、開發與組織目標緊密相連。同時其中每一環節都能實現員工個人、工作及企業三方面的優化。人力資源培訓與開發系統包括三大塊內容：一是確定培訓需要，設置目標並擬定計劃；二是執行階段，即施行培訓和開發的各個項目；三是對培訓開發工作進行總結和評估。

(一)物業人員培訓的必要性
1人員素質不高
目前我國城市相當一部分物業管理人員是由房管單位或房地產開發企業轉移過來的，專業知識欠缺，服務意識不強，必須進行必要的專業培訓和學習，掌握物業管理工作所必需的市場經濟、城市規劃、建築、公關、法律等方面的知識，提高物業管理人員的整體素質，逐步實現經過專門培訓，通過專門機構的考試，並取得資格證書的物業管理人員從事物業管理工作。

2素質轉化太慢
目前，我國物業正面臨著傳統管理向現代管理的轉變，由於現代物業管理與傳統管理的區別，因而許多物業管理人員不能適應現代物業管理的需要，急需進行培訓。

3物業管理人才缺乏
迄今為止從事物業管理的人員僅10萬餘人，其中物業管理發展較早的深圳就有4萬餘人，充分說明物業管理人才缺乏，特別是在內地的廣大地區和城市，顯得更為突出。而目前從事物業管理的人員中，具有大中專以上文化程度的管理人員所佔比例很少，大量的物業管理人員只具備高中文化程度，缺乏必要的文化知識和專業技能，尚未進行過必要的技術培訓，專業水平普遍不高。很多管理人員只能做一些諸如收費等簡單勞動。而從事住宅小區安全管理的保安人員更是缺乏嚴格的系統的訓練，漏洞不少，常給壞人以可乘之機，有的甚至里外勾結，進行盜竊、行凶等違法犯罪活動，使業主入住無安全感，無法保護業主的合法權益不受侵犯。
然而，目前對物業管理人員素質低下，管理水平不高的狀況尚未得到充分重視，物業管理人才的培養工作還很欠缺。據了解，目前相當一部分大專院校的房地產專業尚未開設物業管理課程，而物業管理的職業培訓也很缺乏，全國性的物業管理人員培訓僅在深圳舉辦過兩次，很多地方和城市還沒有制定物業管理人才培訓計劃和舉辦過物業管理人員培訓班。致使物業管理合格人才缺乏，管理水平低下的狀況無法得到改善。

(二)員工參加各類專業培訓和業余學習的規定
1員工參加各類專業培訓和業務進修，必須符合以下條件：
(1)專業對口，確因工作需要；
(2)部門同意或推薦，經人事部審批。
2凡為達到某種學歷報考各類業余院校及電大、函大的員工，其學費一律自理，單位亦不提供學習時間。
3凡經批准參加培訓學習的學費，一律憑結業證或成績合格通知單報銷，其學習所佔用的工作時間，可酌情按「公假」處理。
4凡提出報考有關院校脫產學習的個人，必須按規定辦理辭職手續。
5凡經單位出資培訓學習的員工，如本人在服務期內提出調動或辭職的，須按規定交納培訓費。

(三)員工辭職和調動工作後收取培訓費
1本規定適用於單位出資培訓或由單位交納培訓費的全體在職員工。
2由單位出資曾在國內接受培訓的員工(包括在大中專院校、函大業余學習、參加文化補習、技術工人考級等)辭職或調動工作時，向其收取培訓費的標准如下：
(1)畢業或培訓期滿後，工作滿5年，申請辭職或調動工作經批准後，免收全部培訓費。
(2)按本人合同期限，逐年遞減。
(3)非員工本人主動申請離開大廈的，(辭退、開除、除名者除外)，可根據情況少收或免收培訓費。
3單位出資出國培訓的員工，申請辭職或調動工作時收取培訓費的標准如下：
(1)從培訓結束起工作滿5年，可免收全部培訓費。
(2)工作不滿5年者，每工作滿1年可減收全部費用的20%，工作不滿1年者收取全部培訓費。
(3)初次接受出國培訓者，工作期限從培訓結束算起；再次接受培訓者，工作期限及培訓費要前後合並計算，滿10年可免收全部培訓費，每工作1年減收全部費用的10%。
(4)非本人主動申請離開大廈時，(辭退、開除，除名者除外)，可根據情況少收或免收培訓費。
4既接受國內培訓又接受出國培訓人員，在申請辭職或工作調動時，按上述規定分別收取培訓費。
5申請辭職或調離者，須一次付清全部應交培訓費後，方可辦理離職手續。

(四)培訓與開發的需要分析
在進行培訓與開發前，為避免盲目性，也為了使培訓更有效，首先要做的工作便是分析是否有培訓與開發的必要性。培訓開發的需要分析主要分為三個層次：組織分析、任務分析和個人分析。由此來了解組織中哪些部門需要培訓?個人需掌握些什麼才能有效地完成某一工作?誰需要培訓及需要哪一類培訓?
三種培訓需要的調查分析，可以具體採用以下六種方法：觀察法、問卷調查法、約見面談法、會議調查法、工作表現評估法、報告審評法(如需可展開)。

有了明確的目標後，就要將目標具體化、操作化。這往往通過擬定培訓計劃來達到。培訓計劃又可分長期計劃與短期計劃。長期的培訓計劃考慮企業的發展及所要達到的目標，從長遠出發來設立培訓課程計劃並編制預算；短期的培訓計劃則主要針對每個不同培訓項目，對培訓內容、活動進行具體規劃。在培訓計劃中，根據培訓目標，確定培訓的組織形式、課程設置、培訓教師、使用教材或講義、培訓方式、考核方式、培訓時限等。

培訓計劃可以用國際上一種「5W1H法」來加以說明。所謂「5W1H」，即Why(目的性、必要性)、What(目標)、Who(主體和客體)、Where(地點)、When(時間)、How(方式方法)。在培訓管理的計劃工作中，也可以用這「5W1H」來概括之。
Why：為什麼要培訓，培訓的目的是什麼。
What：要說明培訓什麼，欲達到何種目標。通過培訓，是要員工掌握一些基本技能，還是要達到較高的技能水平。
who：確定哪些人員為培訓對象，以及聘請什麼人為教員。
Where：在什麼地方進行培訓，是在公司內部還在公司外部。
When：何時開始培訓，需歷經多長時間，屬短期、中期還是長期。
How：採取什麼方式進行培訓(How to)和提出經費預算報告(How much)。
物業管理公司培訓工作的實施是一個復雜的實務過程，各種不同類型的培訓實施程序，沒有統一的模式可以套用。培訓活動的實施技巧，是根據培訓的具體目標，靈活運用合適的訓練形式與方法，使培訓獲得預期的效果。

上海廣播大廈物業管理的常規培訓的程序是這樣的：
(1)新員工入職培訓(迎新培訓)。安排在報到後的前2天或延續至半個月視工種崗位而定。課程內容包括辦理報到人事手續，介紹公司的背景、提供的服務項目、經營范圍、運作方式，以及用工制度、福利待遇、工資結構、發薪日、加班工資；物業管理從業人員的基本要求，教育上崗前的儀容儀表，平時的禮貌禮節要求；安全工作常識，物業管理基礎知識，《員工手冊》、《規章制度》的學習。培訓方式以講解、觀看錄像、參觀大廈以及討論、漫談形式結合進行，並配合簡單的考核以鞏固有關知識。
(2)專業培訓課程。這是針對不同的訓練要求開展的，如保安人員在入職前要進行為期兩個星期的軍訓、政訓，由保安部門制訂具體計劃，人力資源部門組織協調，外請武警部隊官兵進行列隊擒拿格鬥等專題培訓。最後由所有學員討論、交流學習心得，並撰寫培訓小結。
(3)部門實務培訓。公司內經常開展的部門崗位培訓，由人力資源部門配合各業務部門做好計劃安排。例如根據市電話話務員上崗證培訓班開辦日程安排，協助電話通訊部門安排好人手，參加市話局的業務崗位培訓。

請採納我的答案! 謝謝!!

2. 什麼叫物業管理檔案

物業管理檔案分7大類
1、項目建設資料，如六圖二書，建設五證，竣工備案表，面積核准單等等
2、業主和住戶資料，房屋銷售（租賃）合同，業主住戶及其他居住人員的身份證明、情況簡介、通訊方式、業主住戶機動車登記表等等
3、裝修資料
4、物業管理服務中，各項工作記錄、單據、維修保養計劃表、各項檢查表格等等
5、合約、合同
6、業主住戶各項收費情況記錄、憑證
7、企業內部檔案，如員工檔案、培訓資料、各項管理制度、行文記錄等等

3. 新應聘到一家物業公司從事檔案管理工作，該公司從沒有整理過檔案老闆要個方案該怎麼寫，請高手指點

他要的方案就是你的工作大綱，就是問你要怎麼干。說白了是考驗你。首先你要列出你要整理的項目，分部門的，客服、工程、安保為主要。比如工程的土建資料，給排水資料等小區交接後收到的工程資料，維修記錄資料，工程巡檢記錄等等。客服的，業主資料，收費台賬等。財務的檔案估計不會給你管。保安的巡邏記錄，車輛記錄、消防設備運轉記錄等等。這些都要寫出來，這叫立項歸類。然後根據你的檔案歸類，估計需要用多少檔案櫃、檔案袋，需要各部門那個人協助。最後列出工作計劃時間表。這就是方案。你沒說明白你所在的是項目部還是總部，總部下屬的小區也許很多，你要先建立個小區的。如果你在總部，那主要的就是總公司的檔案，比如人事，經營等，其他的都是個小區分公司分項目部自己存檔的。

4. 小區物業管理制度

小區物業管理制度是整個管理環節完成後，貼在牆上的彰顯條文，沒有任何意義。
做好小區物業工作關鍵是經營的理念。
住宅小區物業根本不需要你去管理，你也管理不了，住宅小區是個群居的群體，由每一個單體所組成，如果每個單體按著自己的生活方式肆意濫為，勢必擾亂他人和社會，作為社會管理機構（街道居委會是希望有個管理層來管理住宅小區）。
管理就是規范住宅小區所有住戶的行為，住戶是業主，憑什麼一定遵守你的規范？這里蘊含著深刻的科學道理，而且管理工作是要有巨大開支費用的，費用的來源在那裡？強收物業費是目前的主要方式，但結果沒有幾家效果是好的，20%的業主抗拒物業公司就難以生存。 因此在理論上把小區物業管理公司改為小區物業服務公司，你要達到管理的目的必須使用服務的手段，不然任何管理手段都是蒼白無力的。
只有通過服務才能得到業主的認可，當然，服務不好業主會更不認可，業主認可後你才可以頒布各項行為規則和制度，否則，所有的規章制度都如同狗屁。
物業公司開展服務項目一點也不吃虧，不用掏錢可以把服務項目進行外包，你的責任就是監督和管理，從這個角度上看你又是通過管理做好了服務。

5. 物業公司應如何提高檔案管理現代化水平

其實用什麼軟體是次要的，只要策劃合理，EXCEL軟體就足夠你管理好，關鍵是從一開始就要策劃好你的檔案管理流程，哪些資料非常重要，哪些一般，針對不同的資料採取不同保密方式、保存期限等，然後按要求歸檔，做好標識，基本就可以了

6. 如何做好物業管理檔案

物業檔案資料應包括物業的前期開發資料、物業的全部建築和驗收資料、圖紙；物業平面圖和道路，綠化及驗收資料、圖紙等。

管理檔案資料是物業管理服務過程的記錄，應包括業主清冊及收費台賬、業務受理記錄、維修養護記錄、保潔工作記錄、綠化養護記錄、保安值勤記錄、保安巡視記錄、保安監控記錄、小區訪客登記、機動車輛進出記錄、管理員每日巡視檢查記錄、物業中心經理抽查記錄和投訴處理記錄等。

7. 怎樣如何進行物業檔案管理

不知道你們是用手工還是電腦.但是一般公司都有實在的資料的.
簡單地說吧:
1\將業主的資料按幢\單元的順序整理,用文件袋裝好,並在文件袋上註明裡面有的內容(注意要編號)
2\公司外來文件的整理,同上
3\公司內部文件的整理.同上
4\公司日常管理工作記錄的整理,(如巡邏記錄\外來人員登記記錄等等)同上.