人事檔案室各項規章制度

❶ 企業的人事檔案的管理制度怎麼制定

人事檔案管理制度

一、人事檔案保管制度

□ 目 的

第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企

業機密

的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

第三，便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔

案材料

的前提和保證。

□ 人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材

料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料

進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體

位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最後，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀

等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤

等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

——突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後：

——對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。

——發現某些損害之後，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關於檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等

原因

引起的，轉遞的大致程序如下：

①取出應轉走的檔案；

②在檔案底賬上注銷；

③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

④按發文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位

在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

(4)保衛保密制度。具體要求如下：

①對於較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗，鎖門。

(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：

①人事檔案的數量。

②人事檔案材料收集補充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

□ 目 的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，

應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按

照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

□ 人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式：

(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，

以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便於查閱指導，便於監督，利於防止泄密和丟

失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；

公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時

催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔

案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復製件。要求

出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續

在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的

重要保證。

(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在

報告

中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責

人簽字；最後，由人事檔案部門審核批准。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分

，手續齊全，則給予批准。

(2)外藉手續。

首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。

其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。

再次，人事檔案部門對其進行審核、批准。

然後，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，並由借檔人

員簽字。

最後，歸還時，及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時

，需履行以下

手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章

；其次，人事

檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最後，證明材料由人事檔案部

門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。

❷ 檔案室需要哪些制度

檔案室制度有：

1、室（庫）內必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達到100%。嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴禁明火，嚴禁非管理人員入內。確因工作需要進入時，要經領導批准，並由本室（庫）管理人員陪同。門要加固防盜門。進出室（庫）隨時關燈、鎖門，

2、進檔案室（庫）內查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛護檔案，不得撕頁、塗改，沾口水翻頁，一旦發現由查閱者負全部責任。

3、未經批准，任何人不準將檔案帶出檔案室（庫），更不準私自摘抄、外傳，嚴格遵守保密制度。

4、檔案工作人員對所保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案，發現破損或褪變的檔案要及時採取措施進行修復或復制。

5、查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。

6、 員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。

7、非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協調辦理。

8、員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。

9、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發現霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規嚴肅處理。

10、重點建設項目和重點工程，在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復製件與原件一並歸檔。

12、因單位、家庭、個人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔案，但原則上只能在閱文室內查閱,確實要借出的檔案,必須經分管領導簽批，方可辦理借閱手續,借閱時間一般不超過一周。

13、查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個人身份證或其他有效證件，辦理登記手續後，方可查閱。

14、查閱檔案者，要愛護檔案，嚴禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、塗改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉借、遺失。不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。

15、國家規定應向當地檔案館移交的永久和長期保管檔案，必須按規定時間辦理移交手續，並妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上註明。

16、檔案工作人員調離工作後，必須辦完移交手續後，方可離崗辦理調離手續。

❸ 如何做好人事檔案管理工作

做好人事檔案管理工作
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
構建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規化、科學化的軌道有序運行，這是搞好檔案工作的關鍵。因此，首先要用制度去規范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機構及運作機制是實施檔案管理工作的基本保障。長期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內部設立完整的檔案管理室，設置檔案管理工作的分管負責人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責，且依照單位內部設置的具體機構組成狀況配設備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網路化機制，其是完全滿足現階段檔案管理部門工作現實需求的。
2 增強檔案信息化管理的安全意識
當今網路訊息化技術使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質、快節奏的發展道路，然而其亦給現實的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷。現階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現出極為的淡薄狀態，往往出現檔案訊息資料的遺失及暴露，並由此帶來巨大的組織功能隱患。並且對電子型檔案資料保管中實施的升格式版本的非兼容品質及不能辨認性，存放檔案材料以及其承載軟體的易受損等問題的輕視，時常可引發對珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對訊息參數庫內儲存的相關價值性數據依照運作許可權范圍實施規范化的內容分類及加密處理，須精細處置好訊息檔案資料的保管和運用的關系，不但須消除只求穩定、不思創新的保守思想，還應防範隨意變更、沒有規則的馬虎思想。
3 採用公文制發的方式
檔案是由公文逐漸發展轉化而來的。所以，公文制發的質量，就會對以後的檔案的質量產生重要的影響。這就需要我們在公文制發的時候，應該認真遵從正規化及精準化的模式展開制發工作，進而大幅度提升檔案資料管理品質，促使檔案資料管理過程可以更加精準化及正規化。第一，需真正實現檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質量相一致，而且其格式必須統一，完美遵照國家的統一控制基準。第二，須審查在編制發布公文的過程中是否滿足正規的操作程序，公文材料的樣式及其內容是否屬實。第三，須確保編制公文材料的字跡規范清晰，使用規定的文種。這樣，才能夠使日後的檔案資料管控過程能夠真正實現規范化和標准化。
4 實施「以我為主」的立卷歸檔原則即為推進檔案工作標准化、規范化的關鍵環節
其總體任務是達到檢索運用簡潔化、案卷規整化以及應用價值的最高化的檔案保管目標。使用「以我為主」的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時又要分清主次，掌握重點。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質
事業單位人事檔案管理工作在很大程度上都會取決於管理人員的專業素質和道德素質，其承擔的責任是非常重要的。所以，想要加強事業單位人事檔案管理工作的信息化、規范化和標准化，就需要不斷地加強檔案管理人員的專業素質，要注重培訓，提高其專業技能。同時，還需要進行適當的思想道德教育，使其具有一定的政治覺悟，形成一定的管理意識。

❹ 如何加強人事檔案管理工作提出一些可行的方法

轉載以下資料，僅供參考：
幹部人事檔案是組織人社部門按照黨的政策在工作中形成的記載幹部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績的文字材料，它如實地反映了幹部本人德、能、勤、績、廉等內容，是發現人才、使用人才、管理人才的重要依據。結合本人近幾年來幹部人事檔案管理工作的實踐，就如何做好乾部人事檔案管理工作談幾點體會。
一、提高各級領導的重視程度
檔案管理工作是一項默默無聞的工作，提高各級領導對檔案工作的重視程度，是做好乾部人事檔案工作的關鍵。要做好檔案管理工作，就要堅決克服各級領導對檔案工作的"說起來重要、抓起來次要、用起來需要、忙起來忘掉"的現象。分管領導要定期向檔案管理員了解幹部檔案工作情況，積極地幫助檔案管理員研究解決工作中遇到的問題，形成"主要領導重點抓，分管領導主要抓，檔案管理人員具體抓"的良好工作格局。
二、要不斷健全和完善人事檔案收集制度、鑒別歸檔制度、查（借）閱制度、檔案轉遞制度、保密制度等，並且認真按照規定的制度和程序辦事
檔案管理員要堅決做到「五不查」、「四不借」、「三不轉」，即無介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經領導批准不查；未經領導批准不借， 非特殊需要不借，手續不全不借，親屬檔案不借；個人帶檔不轉，沒有調令不轉，材料不全不轉，有效提高檔案的准確性和工作效率。
三、拓寬材料的收集渠道，完善檔案內容
全面完整地收集材料是做好乾部人事檔案管理工作的前提。一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，採取經常收集與定期收集相結合，重點收集與普遍收集相結合的方法，通過各種形式催要檔案材料，防止缺漏。二是做好職稱評定、年終表彰及幹部審查、違紀處分等階段性材料收集，保證全面性、完整性。同時還要重點收集反映幹部德、能、勤、績、廉等方面的材料，使人事檔案的使用價值和利用率得到明顯的提高。三是收集能夠反映個人政治素質、思想情操、工作作風等方面的材料，特別是能夠體現人才智力、能力、水平、專長、業績的材料。使檔案內容更加全面完整，提高檔案的價值和利用率。
四、鑒別、審核收集歸檔材料的真偽，做好材料鑒別工作
鑒別工作政策性強，是維護幹部人事檔案真實性和完整性的重要保證，是保證幹部人事檔案質量的重要環節。因此，幹部人事檔案管理人員應本著向組織負責的態度，對每-份收集上來的材料進行鑒別、甄選，確保幹部檔案真實、准確。首先要確定該材料是否屬於幹部人事檔案歸檔的范疇，對於不屬於歸檔范圍的材料應視不同情況分別處理。其次要對歸檔材料內容的真實性進行鑒別，經過鑒別後的材料必須是真實、完整、實用、精練。
五、做好檔案整理工作，對檔案材料精心分類，提高幹部人事檔案的質量
檔案整理是檔案管理中重要的基礎工作，是一項經常性的工作。對收集的材料要嚴格按照《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，嚴把質量關，做到逐份鑒別，認真篩選，並進行分類、排序、編制目錄和加工，最後裝訂成卷，保證檔案材料能真實地反映幹部的成長經歷，確保人事檔案整體質量的提高。
六、做好乾部人事檔案的保管和保護，完善各項基礎設施
加強檔案基礎設施建設，可保障檔案管理的標准化、規范化和信息化。因幹部人事檔案的不可再生性，萬一損毀，就無法補救，維護幹部人事檔案的安全、完整尤為重要。要嚴格按照《幹部檔案工作條例》落實好檔案庫房、閱檔室和檔案管理人員辦公室"三室分開"，並符合"六防"（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）設施要求。檔案室要配置鐵質的檔案櫃，應設置空調、去濕、滅火等設備。
七、提高檔案管理工作者的素質，加強繼續教育，使其掌握現代化管理技能，提高綜合素質
要加大對人事檔案工作者的培訓力度，有針對性和計劃性地舉辦培訓班，採取多層次、多種形式的培訓學習，使檔案工作人員了解《檔案法》、《保密法》、《幹部檔案工作條例》等法律、法規及檔案專業的基本理論知識，熟練地掌握和應用管理檔案的基本技能。另外，除加強專業理論知識學習外，還應加大計算機知識的學習，重視網路知識教育，以適應新時期檔案工作的需要，注重加強檔案工作者之間、相關專業工作者之間及檔案管理單位之間的業務交流。通過交流，使他們盡快了解別人的先進經驗，及時查找自己的不足，吸收好的經驗應用於自己的實際工作中。始終持對新事物的敏感和清醒，在工作中獲得自信和樂趣，產生創新慾望和靈感，使所從事的工作富有意義和成效，成就出一支業務過硬、作風扎實，樂於奉獻的綜合型檔案管理隊伍。
八、實現檔案管理現代化，利用現代化技術，整理檔案
隨著發展，人事檔案數量越來越多，需歸檔的材料也越來越多，因此，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然後按類別將屬於條目的內容列印出來，作為以前那種以"卷"為單位時案卷目錄這一檢案工具的替代物，也可按文件形成的先後順序排列列印，既降低了人為因素在材料歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高了工作效率，更好地服務於社會。
總之，檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面。藉助檔案，我們能更好地了解過去、把握現在、預見未來。幹部人事檔案管理工作是加快發展的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時也應解放思想、大膽創新以適應時代發展的步伐，更好地為幹部人事工作服務。

❺ 如何做好事業單位人事檔案管理

如何做好事業單位人事檔案管理
目前，人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落後、硬體設施有限、職稱評審無紙化與傳統人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問題。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，應解決人事檔案管理存在的諸多問題，從而提高人事檔案的利用水平。
一、關於材料的收集與歸檔
人事檔案管理而言，材料的收集是關鍵，也是做好人事檔案管理工作的前提。材料的收集齊全與否，其內容能否反映幹部職工全面情況，將直接影響檔案的提供利用。因此，人事檔案管理人員要在材料的收集上下功夫，尤其要著重收集反映幹部德、能、勤、績方面的材料。
主要應做好以下工作：
1、及時收集歸檔。檔案人員對所收集的材料(如人事任免、調資升級、考核、獎懲等材料)或有關部門轉遞來的材料(如學籍、學歷、技術職稱等材料)，要及時登記，歸入人事檔案卷內相應類別。
2、加強與有關部門的聯系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯系制度，檔案人員應根據所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關部門(各級組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門)收集或催收新形成的人事檔案材料。
3、要嚴把材料「入口關」，做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全，但並非所收集的材料都歸檔。因此，對收集的材料要進行認真鑒定，嚴格審查。對那些不符合歸檔要求的材料，應及時通知形成材料的部門補送或補辦手續;對不屬於人事檔案范疇的材料則必須舍棄。
二、關於檔案種類和卷內類別的判斷。
1、檔案種類的判斷。在歸檔之前，檔案人員首先要對收集的材料進行判斷，看其是否屬於人事檔案，注意不要把屬於文書檔案(如幹部任免通知、請示報告、來往函件等)、紀檢檔案(如案件審理過程中的請示報告、調查報告、旁證、檢舉材料等)、業務檔案(如個人的著作、論文、譯文、創造發明的總結等)及其他類型檔案的材料歸入人事檔案。
2、卷內類別的判斷。人事檔案卷內材料的分類，一般情況下按材料的名稱「對號入座」，歸入相應類別即可。但也有例外。有些材料的名稱與內容並不相符，若按名稱歸類則有可能給以後的利用帶來不便。因此，在分類時必須做到既要看名稱，也要看內容；對包括多方面內容的，還要看以哪一方面的內容為主，力求分類准確。
三、關於檔案的保管方式
人事檔案管理方式較常見的有兩種，即袋裝法和裝訂法。兩種方式各有利弊。袋裝法由於材料不裝訂直接裝袋，所以抽取、填入材料方便，但不符合「裝訂整齊」的要求且易造成材料的丟失。裝訂法是將材料分類後按序裝訂在一起，裝入檔案盒入櫃存放。其優點是裝訂整齊、外表美觀，但存取材料不便，且由於反復拆訂易對紙張造成損壞。
人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個人經歷、德才能績工作表現，獎懲情況、行為軌跡，歷史背景及其經歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作對人才資源開發起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，企事業單位人事檔案管理顯得更為重要。

❻ 人事檔案的管理制度

人事檔案
一、人事檔案保管制度 目的 第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
第三，便於檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
2.人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最後，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後：對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之後，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關於檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；按發文要求包裝、密封。 在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛保密制度。具體要求如下：對於較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。
(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
1.目的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按 照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
2.人事檔案利用的方式
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方， 以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便於查閱指導，便於監督，利於防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復製件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續 在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字；最後，由人事檔案部門審核批准。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批准。
(2)外藉手續。借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。人事檔案部門對其進行審核、批准。進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，並由借檔人員簽字。歸還時，及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章；其次，人事 檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最後，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。

❼ 幹部人事檔案管理部門應建立健全哪些管理制度

幹部人事檔案需要的制度如下：
(一)幹部人事檔案材料收集制度

1.嚴格按照中組部《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集范圍，認真做好乾部人事檔案材料的收集與補充工作;

2.檔案工作人員要積極主動地與幹部人事檔案材料形成部門取得聯系，及時掌握形成幹部人事檔案材料的信息，主動地索要應歸檔的人事檔案材料;

3.幹部人事檔案材料的形成部門，應在形成正式材料後的一個月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;

4.檔案工作人員對收集的幹部人事檔案材料，要認真進行核對，對缺少的材料要逐一進行登記，及時催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時通知形成檔案材料部門補送材料或補辦手續，形成材料的部門要按規定認真辦理;

5.對不屬於歸檔的材料要及時退回材料形成部門。

(二)幹部人事檔案材料鑒別、歸檔制度

1.嚴格把好乾部人事檔案材料「入口關」，對收集的檔案材料要認真鑒別，嚴格審核;

2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;

3.歸檔材料必須齊全完整、真實、文字清楚、對象明確、手續完備，有承辦單位的簽章或個人署名，有形成材料的日期;需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字後方能歸入檔案;

4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬於歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;

5.幹部人事檔案材料應統一使用16開紙(19×26.5厘米)，材料左邊應留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫，不得用計算機列印簽名;

6.凡屬於應歸入幹部檔案的材料，應按照中組部《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷，零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。

(三)幹部人事檔案查(借)閱制度

1.查(借)閱幹部人事檔案必須是中共黨員，並填寫《查閱幹部檔案審批表》，由查閱單位負責人簽字，檔案館領導審批後，方可查(借)閱;

2.任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;

3.查(借)閱檔案時，檔案工作人員應根據規定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內容無關的材料，不得翻閱，並對提供查閱的檔案進行登記;

4.查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內容;

5.查閱人員未經許可，不得擅自摘錄或復制檔案內容;

6.查閱人員必須愛護檔案，嚴禁在檔案材料上塗改、圈劃、批註、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應視情節輕重，予以批評教育，直至紀律處分;假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;

7.檔案一般不外借，特殊情況須借用時，要說明理由，經檔案館領導批准，嚴格履行借閱手續，方可借出，借閱檔案一般不超過15天，並不準擅自復制、抄錄及轉借他人;不準攜帶檔案材料進入公共場所參觀、游覽、探親訪友。