檔案庫房管理條例

1. 齊齊哈爾市檔案管理條例(2018修正)

第一章總 則第一條為加強檔案的管理，有效地保護和利用檔案，為國民經濟和社會發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》等法律、法規，結合我市實際情況，制定本條例。第二條本條例所稱檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條凡本市行政區域內的機關、團體、企業、事業單位和其他組織及個人均適用本條例。第四條各級人民政府應加強對檔案工作的領導，將檔案事業建設列入本地區國民經濟和社會發展計劃，把檔案事業經費納入財政預算。
計劃、財政、人事等有關部門應當按照各自的職責，配合檔案行政管理部門做好全市檔案工作。
機關、團體、企業、事業單位和其他組織應將檔案工作納入行政管理，確立檔案管理機構，配備檔案管理人員，並把檔案工作所需經費納入單位財務預算。第五條全市檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。第六條任何單位和個人都有抵制、檢舉違反檔案法律、法規行為的權利和維護檔案的完整與安全的義務。第二章檔案機構及職責第七條市檔案行政管理部門負責全市檔案管理工作。縣（市）區人民政府檔案行政管理部門負責本行政區域內的檔案管理工作。其主要職責是：
（一）貫徹執行國家和省有關檔案工作的法律、法規，制定本地區檔案事業發展計劃和檔案工作的規章制度並組織實施；
（二）對所轄區域的各級各類檔案館及單位的檔案工作實行監督和指導；
（三）組織並指導檔案理論與科學技術的研究、檔案保護、檔案教育、檔案宣傳及檔案人員的培訓工作；
（四）依法查處檔案管理違法行為。第八條鄉（鎮）人民政府和城市街道辦事處應指定專兼職檔案工作人員負責管理本單位的檔案，並對所屬企業、事業單位和村民委員會的檔案工作實行監督和指導。
村民委員會應有人兼管檔案工作，確保檔案完整、安全和提供檔案利用。第九條機關、團體、企業、事業單位和其他組織的檔案工作機構或人員負責統一管理本單位的檔案，對本單位各部門文件材料的形成、收集、立卷歸檔工作及所屬單位的檔案工作實行監督和指導。第十條各級各類檔案館負責接收、徵集、保管規定范圍內的檔案資料並進行整理，為社會提供服務。第十一條市、縣（市）區按行政區域設置綜合檔案館。綜合檔案館的設置，由市、縣（市）區檔案行政管理部門提出意見，報同級人民政府批准。市可設置城建等專門檔案館。市級有關行業的行政管理部門可設置部門檔案館。專門或部門檔案館的設置，由有關部門提出意見，經市檔案行政管理部門審核同意，報市人民政府批准。大中型企業、高等院校等單位可設置檔案館，設置的檔案館按有關規定向當地檔案行政管理部門備案。第十二條地方綜合性檔案館的基本建設應納入城鎮建設規劃。檔案館基本建設和周圍環境應符合國家《檔案館建築設計規范》的要求。第十三條各級各類檔案館、室的檔案管理、保護所需的庫房、裝具等各項基礎設施和設備，應滿足工作需要和確保檔案的安全。第十四條檔案工作人員應遵紀守法，忠於職守，具備檔案和相關專業知識，定期接受檔案專業崗位培訓，持證上崗，並保持相對穩定。第三章檔案管理第十五條機關、團體、企業、事業單位和其他組織在公務活動中形成的應歸檔的文件材料，由文書部門或業務部門負責收集並整理立卷，定期向本單位檔案機構或檔案人員移交，任何單位和個人不得據為已有或拒絕移交歸檔。第十六條市、縣（市）區有關部門組織的重大政治、經濟、科學、文化、體育、外事、宗教等活動，主辦單位應注意收集活動中形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。第十七條市、縣（市）區的重大科學技術研究項目和重點建設工程進行鑒定或竣工驗收時，應有同級檔案行政管理部門參加並對其形成的檔案資料進行驗收。
國家、省確定項目檔案資料的驗收，按國家有關規定執行。
其他單位的科學技術研究、基本建設工程、重大技術改造、設備開箱等項目的鑒定或驗收應有該單位檔案管理人員參加，以確保檔案的齊全完整。
未達到檔案驗收標準的項目，不得通過鑒定或驗收。

2. 浙江省檔案館管理規定

第一章總則第一條為了發展本省檔案館事業，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規，制定本規定。第二條本規定適用於本省各綜合檔案館和部門檔案館（包括專業檔案館和企業事業單位檔案館，下同）。第三條檔案館是地方或部門集中管理檔案的文化事業機構。第四條檔案館的基本任務是，集中統一管理分管范圍的檔案及有關資料，確保檔案完整與安全，保守國家機密，維護歷史真實面貌，積極提供利用，為各項社會主義建設事業服務。第五條檔案館應當貫徹執行國家檔案工作的方針、政策和法規，制訂本館發展計劃並進行下列工作：
（一）按分管范圍接收和徵集檔案及有關資料；
（二）科學地管理檔案；
（三）做好檔案的開放和利用工作，提供咨詢服務；
（四）編輯與公布、出版檔案材料，開展研究工作；
（五）參與編修史、志以及有關的社會文化活動。第六條檔案館應當建立檔案收集、安全保管、科學管理、提供利用等各項規章制度。第七條各級政府應當將檔案館事業的建設列入當地國民經濟和社會發展計劃，統籌安排和解決發展檔案館事業中的問題。各級綜合檔案館的經費，應當按照國家有關的預算支出科目列入各級財政預算；部門檔案館的經費，列入部門經費預算。第二章檔案館工作體制、機構和人員編制第八條全省檔案館的具體設置，由省檔案局統籌規劃。第九條各級綜合檔案館歸口同級檔案行政管理部門管理，檔案館的業務工作受同級和上級檔案行政管理部門監督、指導。第十條各級綜合檔案館的人員編制按照《地方各級檔案館人員編制標准》定編。部門檔案館的人員編制可以參照上述標准制定。第三章檔案的接收與徵集第十一條檔案館應當將分管范圍內的各種門類、各種載體的檔案及有關資料，完整齊全地收集進館，建立具有地方特色或專業特色的館藏體系。第十二條檔案館接收檔案的范圍與期限，按照有關規定執行。第四章檔案的管理第十三條檔案館的檔案應當以全宗為基礎進行科學的分類、整理、編目以及鑒定、保管、統計等工作，推進檔案管理標准化、規范化、現代化。部門檔案館的檔案管理也可以根據有關規定，採取不同的方法。第十四條檔案館應當有符合檔案保管條件和要求的庫房。檔案館應當採取有效措施，加強對珍貴和重點檔案的保護和搶救工作；對已經破損和字跡褪色的檔案，就及時修復和復制。第十五條保密檔案、資料的管理、利用和出境，密級的變更和解除，必須根據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施辦法》和有關規定辦理。第十六條檔案館應當加強與博物館、圖書館、文史研究館、紀念館等單位的聯系和協作。第十七條檔案館經其同級主管部門審查批准，可以向國內外組織和個人贈送、交換、出售檔案的復製件；經省級檔案行政管理部門或省級業務主管部門審查批准，可以與國外組織和個人交換某些歷史檔案。禁止將館藏檔案及其復製件私自攜運出境，禁止出賣屬於國家所有的檔案。第五章檔案的利用和公布第十八條檔案館應當創造條件，簡化手續，開展檔案利用工作，按照規定向社會開放檔案，有效地提供服務。第十九條檔案館應當開辟閱覽室、陳列室，應當逐步以重復件、復製件代替原件提供利用。對珍貴檔案，在具有與原件同等法律效力的縮微品後，不再提供原件。館藏檔案不借出館外。第二十條檔案館館藏檔案。除少數未解密或尚不宜公開者外，應當自形成之日起，滿三十年向社會開放。
經濟、科學、技術、文化等檔案，除不宜公開者外，向社會開放期限可以少於三十年；涉及國家重大利益的國防、外事、公安、國家安全和經濟、技術秘密、有關個人隱私以及其他不宜公開的檔案，向社會開放期限可以超過三十年。第二十一條凡屬開放的檔案，應當將其中控制使用的檔案區分清楚，並且做到有章可循，有目可查。第二十二條國內組織和個人，持有合法證明，可以利用已開放的檔案。
國外組織和個人利用已開放的檔案，經省級檔案行政管理部門或省級業務主管部門同意，由有關檔案館提供利用。第二十三條對綜合檔案館未開放檔案的利用，應當制定利用未開放檔案辦法，由檔案行政管理部門報經同級人民政府批准後執行。
向檔案館移交、捐贈檔案的單位和個人，對該檔案有優先利用權，並可對其中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見。

3. 吉林市檔案管理條例

第一條為加強檔案管理，有效保護和利用檔案，為經濟建設和社會發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《吉林省檔案條例》等有關法律、法規，結合本市實際，制定本條例。第二條本條例所稱檔案，是指過去和現在國家機關、社會團體、企業事業單位和其他組織（以下稱各單位）及個人從事各種活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。第三條本市行政區域內檔案的收集、整理、保護、開發、利用及其相關管理活動適用於本條例。第四條市、縣（市）、區檔案行政主管部門負責本行政區域內檔案的監督指導工作。其主要工作職責是：

（一）宣傳、貫徹檔案相關法律、法規、規章及政策；

（二）組織對檔案相關法律、法規、規章及政策的培訓工作；

（三）對各單位的檔案管理工作進行日常監督、檢查及協調、指導；

（四）受理和查處涉及檔案管理的違法行為；

（五）法律、法規規定的其他職責。

鄉（鎮）人民政府（街道辦事處）檔案管理機構或者專（兼）職管理人員按照職責做好檔案的管理工作。

其他各單位的檔案管理機構負責本單位的檔案管理工作。

城鄉建設、人力資源和社會保障、住房保障和房地產、財政等部門應當按照各自職責做好檔案管理相關工作。第五條市、縣（市）、區人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃，建立健全檔案管理機構，統籌安排建設符合國家標準的檔案館庫、檔案信息化工程等所需經費。

檔案事業經費列入本級財政預算，專項用於對檔案保護、搶救、徵集及日常管理等。第六條任何單位和個人都有依法利用檔案的權利。

鼓勵社會組織和個人向國家捐獻檔案和資料。

鼓勵公民建立個人（家庭）檔案。第七條市、縣（市）、區人民政府應當對在檔案工作中做出顯著成績及向國家捐獻重要、珍貴檔案資料（包括文字、圖表、聲像、電子文件、實物等）的單位和個人給予表彰或者獎勵。第八條市、縣（市）、區人民政府應當設立綜合檔案館，負責收集、保管、整理本行政區域內的各種門類、載體的檔案，建立檔案信息資源管理資料庫和檔案信息查詢平台，並依法向社會提供服務。

各單位根據需要，經市檔案行政主管部門備案後，可以設立專業檔案館，負責收集和保管本專業的檔案，並依法向社會提供服務。第九條綜合檔案館、專業檔案館和各單位檔案管理機構應當配置檔案存放專用庫房。專用庫房應當具備防火、防盜、防光、防塵、防潮、防磁、防有害生物和防污染等必要功能，保存實物等特殊載體檔案的庫房還應當配備特殊保護設施、設備，確保檔案的安全。第十條綜合檔案館、專業檔案館和各單位檔案管理機構應當建立健全相應的管理制度，使用符合國家標準的檔案用品，採用先進技術，確保檔案的規范管理和有效利用。第十一條各單位應當按照規定建立資料歸檔管理制度，將歸檔的資料及時進行收集、整理，並在規定期限內移交本單位檔案管理機構。

禁止將應當歸檔的資料隱匿或者拒不歸檔。第十二條各單位應當使用符合規定標準的檔案管理系統。建立電子檔案管理制度，並實行實體檔案和電子檔案雙重管理，做到實體檔案與電子檔案一並移交，確保檔案信息的規范、有效和安全。第十三條電子檔案實行異地備份制度。市、縣（市）、區綜合檔案館是集中利用電子檔案的專門場所和本級人民政府的電子檔案災難備份基地。第十四條有下列情形之一的，有關單位應當事前通知檔案行政主管部門，辦理檔案事前備案，並在檔案行政主管部門監督、指導下開展檔案資料的收集、整理、歸檔工作：

（一）黨和國家領導人檢查、視察、考察、指導工作，外國元首、政府首腦參觀、訪問的；

（二）承辦國際性、全國性會議和舉辦重要經濟、文化等活動的；

（三）實施列入市、縣（市）、區重點建設工程項目、普查項目及財政投資的重大科學技術研究和技術改造項目的；

（四）舉辦或者承辦在市、縣（市）、區內具有重大影響活動的；

（五）其他應當實行檔案事前備案的活動或者項目。

4. 陝西省檔案館管理條例

第一章總則第一條為了加強檔案管理，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律、法規，結合本省實際，制定本條例。第二條本條例所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、教育、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條本省的國家機關、社會團體、企業事業單位和其他組織（以下統稱各單位）以及個人，均應遵守本條例。第四條各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業列入本地區國民經濟和社會發展計劃，把檔案業務經費納入各級財政預算。第五條檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便於社會各方面的利用。第六條各級人民政府對向國家捐贈重要、珍貴檔案或者在檔案工作中做出顯著成績的單位和個人應當給予獎勵。第二章檔案機構的職責第七條省檔案行政管理部門主管本省檔案事業，對本省檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。
市（地區）、縣（市、區）檔案行政管理部門主管本市（地區）、縣（市、區）的檔案事業，對本市（地區）、縣（市、區）各單位的檔案工作實行監督和指導。
鄉、鎮人民政府和街道辦事處主管檔案工作的機構或者檔案工作人員，負責管理本機關的檔案，並對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。
各單位的檔案機構或者檔案工作人員，負責管理本單位的檔案，並對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。第八條各級各類檔案館負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案，業務上受同級和上級檔案行政管理部門的監督和指導。
本省各級各類檔案館的總體布局，由省檔案行政管理部門統一規劃，提出方案，報省人民政府批准；各級綜合檔案館、專門檔案館和部門檔案館的建立，由檔案行政管理部門提出意見，報同級人民政府批准；企業事業單位檔案館的建立，向縣級以上檔案行政管理部門登記備案。第九條各級各類檔案館的主要職責是：
（一）綜合檔案館負責收集和管理所管轄范圍內多種門類的檔案，並向社會提供利用；
（二）專門檔案館負責收集和管理某一專門領域或者某種特殊載體的檔案，並向社會提供利用；
（三）部門檔案館負責收集和管理本部門及所屬單位的檔案，並在一定范圍內提供利用；
（四）企業事業單位檔案館負責收集和管理本單位及其所屬機構形成的檔案。第十條中外合資企業、中外合作企業和外商獨資企業應當按照我國有關法律、法規的規定建立檔案，其檔案工作受所在地檔案行政管理部門監督和指導。第十一條檔案工作人員應當忠於職守，遵守紀律，具備檔案專業知識，取得省檔案行政管理部門統一頒發的崗位資格證書方可上崗。
對檔案專業人員實行專業技術職務評審和聘任制。第三章檔案的管理第十二條各單位應當按照檔案工作目標管理的要求，對本單位的檔案資料實行集中統一管理，並根據需要和可能配備圖文和聲像的存貯、復制、檢索技術設備，逐步實現檔案工作現代化。第十三條省級各專業主管機關的檔案機構應當制定本系統、本行業檔案管理制度和業務規范，經省檔案行政管理部門審核同意後組織實施。第十四條各單位及其工作人員在職務活動中形成的文件材料，由文書部門或者業務部門按照國家規定的歸檔范圍收集齊全，整理立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理。任何單位或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
國家規定不得歸檔的材料，禁止歸檔。第十五條各單位的建設工程、科學技術研究、技術改造、重要設備更新等項目驗收、鑒定時，應當有本單位的檔案工作機構或者檔案工作人員參加，並按照規范要求對所形成的檔案資料進行驗收。
省、市（地區）、縣（市、區）在重點建設工程竣工驗收和重大科學技術研究項目鑒定時，應當由同級檔案行政管理部門和項目主管部門的檔案工作機構對項目檔案進行驗收。第十六條各單位應當按照下列規定向有關檔案館移交檔案：
（一）列入省綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿二十年，向省綜合檔案館移交；
（二）列入市（地區）、縣（市、區）綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年，向市（地區）、縣（市、區）綜合檔案館移交；
（三）列入專門檔案館收集范圍的檔案，自項目結束之日起一年內，向專門檔案館移交；
（四）列入部門檔案館或企業事業單位檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起至次年6月30日前向部門檔案館或者企業事業單位檔案館移交。
特殊情況需要提前或者延長移交期限的，應當徵得同級檔案行政管理部門同意。

5. 陝西省各類檔案館管理辦法

第一條 為了加強各類檔案館建設，規范管理，促進檔案事業的發展，根據《中華人民共和國檔案法》和《陝西省檔案管理條例》，制定本辦法。第二條 本辦法所稱的各類檔案館是指本省行政區域內的各級綜合檔案館、專業檔案館、企業事業單位及其他類型的檔案館。第三條 各級綜合檔案館是按行政區域設置，集中收集管理本級機關、團體、社會組織及有關企業事業單位屬於國家所有的各個門類、各種載體形態檔案資料，並向社會提供服務的文化事業機構。
專業檔案館分為專門檔案館和部門檔案館。專門檔案館是集中收集管理專門領域、特殊載體形態檔案資料，並向社會提供服務的機構；部門檔案館是集中收集管理本部門有關專業檔案資料，並在一定范圍內提供服務的機構。
企業事業單位及其他類型檔案館，是各類企業事業單位及其他社會組織設立的，集中收集管理各自形成的各個門類、各種載體形態檔案資料的機構。第四條 省檔案行政管理部門按照統一領導、分級管理，重點發展綜合檔案館，合理設置專業檔案館，企業事業單位及其他社會組織根據需要設置檔案館的原則，對本省檔案館網建設實行統籌規劃。
各級檔案行政管理部門對本級檔案館工作進行監督和指導。第五條 綜合檔案館的設立，由同級人民政府批准。
省、設區市專業檔案館的設立，由其業務主管部門徵得同級檔案行政管理部門同意後，報請同級人民政府批准。縣級以下不設專業檔案館。
企業事業單位及其他社會組織根據工作需要，依法可自主決定是否設立檔案館。第六條 設置檔案館應當具備以下條件：
（一）省專業檔案館檔案藏量應當達到1．5萬卷（盒、冊）；設區市專業檔案館、企業事業單位及其他類型的檔案館檔案藏量應當達到1萬卷（盒、冊）；
（二）有符合國家有關檔案館建築設計規范要求的檔案庫房；
（三）有必要的設施與設備、完善的檔案管理規章制度；
（四）有開展檔案業務工作的必要經費；
（五）有具備相應資質的專業技術人員。第七條 申請設置專業檔案館，應當向本級人民政府檔案行政管理部門提交下列書面材料：
（一）設置檔案館申請書；
（二）檔案館庫房及業務用房建築平面圖；
（三）檔案館年度業務經費預算通知書；
（四）檔案接收范圍；
（五）檔案資料、設備數量統計表；
（六）檔案館工作規章制度；
（七）檔案館工作人員簡況表及資質證書。第八條 檔案館的變更、撤銷應當報本級人民政府檔案行政管理部門備案，市、縣、區檔案行政管理部門應當將有關備案情況及時報省檔案行政管理部門，由省檔案行政管理部門予以公告。
綜合檔案館和專業檔案館經批准設立後，由省檔案行政管理部門向國家檔案行政管理部門申請檔案館代碼。第九條 檔案館應當將本館接收范圍內的具有歷史憑證作用和科學研究價值的各個門類、各種載體形態的檔案，完整地收集進館，建立內容豐富、結構合理的館藏體系。
綜合檔案館接收范圍按國家《檔案館工作通則》執行。其他各類檔案館擬定的檔案接收范圍，應當報請本級人民政府檔案行政管理部門審核同意。第十條 各類檔案館應當按照檔案工作目標管理的要求，加強科學管理，逐步實現檔案管理現代化，基礎設施建設基本完善，檔案的收集、整理、鑒定、利用、統計、安全保管與保護工作制度化、規范化。
各類檔案館應當運用現代科學技術，加強檔案信息化建設，逐步做到館藏檔案數字化和檔案信息網路化，實現資源共享。第十一條 綜合檔案館和專業檔案館應當設置現行文件閱覽、檔案寄存、檔案資料目錄信息提供等新型服務職能，拓展檔案館社會教育和綜合服務功能。第十二條 綜合檔案館和專業檔案館向社會提供利用檔案，可以按照財政、價格行政主管部門制定的收費項目和收費標准收取費用。第十三條 違反本辦法，擅自設立專業檔案館的，由檔案行政管理部門報經同級人民政府批准予以撤銷。對不符合本辦法規定的設置條件設立的企業事業及其他類型檔案館，由同級檔案行政管理部門建議批准設立的單位予以改正。第十四條 違反本辦法，擅自擴大檔案接收范圍的、拒絕按規定移交檔案的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，責令限期改正，並對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員由其上級主管部門或者監察機關依法給予紀律處分。

6. 湖南省檔案管理條例(2004修正)

第一條為了加強檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用檔案，
為經濟建設和社會發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關法律、法規的規定，結合本省實際，制定本條例。第二條本條例所稱檔案，是指過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事政治、經濟、文化等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，建立健全檔案機構，將檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃，統籌安排檔案事業經費。第四條縣級以上人民政府檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，對檔案事業實行統籌規劃，組織協調，並對轄區內的檔案工作實行監督和指導。
鄉（鎮）人民政府和街道辦事處應當指定人員負責收集、整理和保管本機關的檔案，並對所屬單位和村（居）民委員會的檔案工作實行監督和指導。第五條機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責收集、整理和保管本單位的檔案，並對所屬機構的檔案工作進行監督和指導。第六條縣級以上人民政府檔案行政管理部門應當加強檔案工作人員的業務培訓，提高檔案工作人員的素質。
檔案工作人員應當忠於職守，遵守紀律，具備檔案專業知識。第七條綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。第八條設置檔案館按照下列許可權審批：
（一）縣級以上行政區域設置綜合檔案館的，由同級檔案行政管理部門提出方案，報同級人民政府批准。
（二）省、自治州、設區的市、地區需要設置專門檔案館的，由主管部門會同檔案行政管理部門提出方案，報同級人民政府批准。
（三）省有關部門需要設置部門檔案館的，由省檔案行政管理部門統籌規劃並報同級人民政府批准。第九條綜合檔案館應當及時收集國家領導人到本地視察工作形成的檔案，加強轄區內對國家和社會作出重大貢獻的個人的檔案和反映風土人情、名優特產等檔案的收集。第十條機關、團體、企業事業單位和其他組織及其工作人員對在公務活動中形成的按照國家規定應當立卷歸檔的材料，應當及時交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理，任何人不得據為己有、丟失或者自行銷毀。第十一條機關、團體、事業單位或者其他組織的設立、變更和撤銷，有關單位應當及時告知當地檔案行政管理部門；檔案行政管理部門應當指導有關單位做好建檔或者檔案處置工作。第十二條縣級以上人民政府確定的重點建設工程的竣工驗收，應當包括對技術檔案和施工管理資料的驗收；重大科研項目的鑒定應當建立完整的技術檔案。第十三條國有企業兼並、破產、出售、股份制改造、股份合作和與外商合資、合作經營以及實行承包、租賃等其他資產與產權變動的檔案處置，按照國家有關規定辦理。第十四條機關、團體、企業事業單位和其他組織應當將其編印出版的報刊、志書、年鑒、大事記、組織史等及時向綜合檔案館寄送存檔。第十五條屬於國家所有的檔案，有關單位應當按照下列規定向有關檔案館移交：
（一）列入省綜合檔案館接收范圍的檔案，自檔案形成之日起滿十五年，向省綜合檔案館移交；
（二）列入自治州、設區的市、地區和縣綜合檔案館接收范圍的檔案，自檔案形成之日起滿十年，向當地綜合檔案館移交；
（三）列入專門檔案館和部門檔案館接收范圍的檔案移交期限，由其主管部門確定。部門檔案館的屬於永久保存的檔案，在部門檔案館保存滿三十年後，向綜合檔案館移交。國家另有規定的，從其規定。
重大政治、經濟、文化等活動形成的檔案，有關單位的檔案工作人員應當及時收集、整理，在活動結束後六十日內，向當地綜合檔案館移交。
因特殊情況需要變更向綜合檔案館移交檔案期限的，須經檔案行政管理部門批准。第十六條屬於集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管，可以向國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。寄存在檔案館的檔案，其所有權不變。第十七條各類檔案館和機關、團體、企業事業單位的檔案機構應當建立科學管理制度，配置適宜保管檔案的專門庫房和必要設施，採用先進科學技術，實現檔案管理現代化。

7. 江西省檔案管理條例(2018修正)

第一章總 則第一條為加強檔案管理，有效地保護和利用檔案，為國民經濟建設和社會發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和《中華人民共和國檔案法實施辦法》（以下簡稱《檔案法實施辦法》）以及有關法律、法規的規定，結合本省實際，制定本條例。第二條本省行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事檔案的接收、收集、整理、保管、利用和公布等管理活動，應當遵守本條例。第三條本條例所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
屬於國家所有的檔案，按國家檔案局會同有關部門確定的具體范圍執行；屬於集體所有、個人所有以及其他不屬於國家所有的檔案，由省人民政府檔案行政管理部門徵得國家檔案局同意後確定具體范圍。第四條各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃；建立健全機構，保障檔案事業發展。第五條省、市、縣（區）檔案局負責履行同級人民政府檔案行政管理部門的職責。第六條各級人民政府及其檔案行政管理部門和有關部門對有下列情形之一的單位和個人應當給予表彰、獎勵：
（一）在檔案的收集、整理、保護和開發利用方面成績突出的；
（二）在檔案學研究、檔案宣傳、檔案教育中做出重要貢獻的；
（三）將重要或者珍貴的檔案捐獻給國家的；
（四）熱心資助檔案事業事跡突出的；
（五）舉報、制止檔案違法行為，查處檔案違法案件表現突出的；
（六）在其他方面對檔案事業做出突出貢獻的。第二章檔案機構及其職責第七條省人民政府檔案行政管理部門主管全省檔案事業，對全省的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。
市、縣（區）人民政府檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業。第八條縣級以上人民政府檔案行政管理部門依法履行下列職責：
（一）貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針政策；
（二）制定本行政區域內的檔案事業發展計劃和檔案工作規章制度，並組織實施；
（三）監督、指導本行政區域內的檔案工作，依法查處檔案違法行為；
（四）組織、指導本行政區域內檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。第九條鄉（鎮）人民政府和街道辦事處應當建立檔案室，指定人員負責本機關的檔案收集、整理、保管和利用工作，並對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。
村民委員會和居民委員會應當指定人員負責檔案的收集、整理、保管和利用工作。第十條機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，並對所屬機構的檔案工作實行監督和指導。第十一條按行政區劃分級設置的地方各級國家檔案館，由同級人民政府批准。
專門檔案館、部門檔案館的設置，應當符合國家有關檔案館設置原則和布局的規定，按省人民政府檔案行政管理部門統一規劃，經同級人民政府檔案行政管理部門審核同意，報同級人民政府批准。
企業事業單位檔案館的設置，由企業自主決定或者經其主管部門批准，並報省人民政府檔案行政管理部門備案。第十二條各級國家檔案館負責接收、收集、整理、保管其分管范圍內各歷史時期的所有門類和各種載體的檔案。
專門檔案館負責接收、收集、整理、保管某一專門領域或者某種特殊載體形態的檔案。
部門檔案館、企業事業單位檔案館分別負責接收、收集、整理、保管本部門或者本單位及其所屬單位形成的檔案。第三章檔案的管理第十三條檔案行政管理部門應當對依法從事檔案工作的機構、人員、庫房設備、館室藏量、檔案管理的基本情況以及應予登記的其他事項進行登記，具體辦法由省人民政府另行制定。第十四條機關、團體、企業事業單位和其他組織及其工作人員在公務活動中形成的按照國家和本省規定應當歸檔的材料，由本單位文書或者業務部門收集整理，定期交單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理。任何人不得據為己有、拒絕歸檔或者自行銷毀。
國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

8. 山西省檔案管理條例

第一條為加強檔案管理，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，結合本省實際，制定本條例。第二條本省行政區域內的機關、團體、企業事業單位和其他社會組織以及公民應當遵守本條例，履行保護檔案的義務。第三條縣級以上人民政府負責對檔案工作的領導，將檔案事業建設列入本級國民經濟和社會發展計劃，健全檔案機構，配備專門人員，統籌安排發展檔案事業所需經費。第四條縣級以上人民政府的檔案局是同級人民政府的檔案行政管理部門，主管本行政區域內的檔案事業，履行下列職責：
（一）宣傳貫徹有關檔案工作的法律、法規和國家有關方針政策；
（二）制定本行政區域內的檔案事業發展計劃，對各級各類檔案館和機關、團體、企業事業單位及其他社會組織的檔案工作進行監督和指導；
（三）組織進行檔案宣傳、檔案教育、檔案科學研究、檔案工作人員培訓和資格認定，指導檔案專業技術職務評審工作；
（四）會同有關行政部門對本行政區域內的重大科學技術研究項目、重點建設項目檔案進行驗收；
（五）依法查處檔案違法行為；
（六）法律、法規規定的其他職責。第五條縣級以上人民政府的計劃、財政、人事等行政管理部門，應當按照各自的職責，配合檔案行政管理部門做好檔案工作。第六條鄉（鎮）人民政府和城市街道辦事處應當指定人員負責管理本機關的檔案，並對所屬企業事業單位和村民委員會、居民委員會的檔案工作進行監督和指導。
村民委員會和居民委員會應當建立檔案，並指定人員負責檔案的收集、整理、保管和利用工作。第七條機關、團體、企業事業單位和其他社會組織應當依法設置檔案工作機構或者配備檔案工作人員，健全檔案工作制度，提供必要的工作條件。第八條機關、團體、企業事業單位和其他社會組織的檔案機構或者檔案工作人員，履行下列職責：
（一）對文書部門和業務部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導，參與技術項目、建設項目、科研項目和重要設備檔案的驗收工作；
（二）統一管理本單位的各種門類和各種載體檔案，維護檔案的完整、准確與安全，開展檔案利用工作，實現檔案管理標准化和現代化；
（三）按照規定向有關檔案館移交檔案；
（四）對本系統的檔案工作進行監督和指導。第九條縣級以上國家綜合檔案館，承擔下列工作任務：
（一）接收和徵集本館保管范圍內對國家和社會具有保存價值的檔案；
（二）對所保存的檔案採用先進技術按規定科學地整理和保管；
（三）開展檔案的利用工作，為社會利用檔案資源提供服務。第十條設置國家專門檔案館，由省檔案行政管理部門提出意見，報省人民政府批准。
設置部門檔案館，經省檔案行政管理部門審核同意，報省人民政府批准。
設置企業、事業單位檔案館應當提出申請，報省檔案行政管理部門批准。第十一條各級各類檔案機構的檔案工作人員應當接受縣級以上檔案行政管理部門的專業培訓，取得上崗資格證書。第十二條從事檔案鑒定、評估、咨詢等社會中介服務的機構和人員，應當經省檔案行政管理部門資質或者資格認定，接受其業務監督。第十三條機關、團體、企業事業單位和其他社會組織及其工作人員在職能活動中形成的全部文字、圖表、聲像材料，由本單位文書部門或者業務部門負責收集齊全，進行鑒定和系統整理，向本單位檔案工作機構或者檔案工作人員移交，集中管理。任何部門和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。第十四條各級檔案行政管理部門對應當依法移交國家綜合檔案館的檔案進行登記，並將登記認定情況通知相關檔案館。第十五條機關、團體、企業事業單位和其他社會組織，應當按照下列規定向有關檔案館移交檔案：
（一）列入省檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿二十年的，向省檔案館移交；
（二）列入市（地）、縣（市、區）國家綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年的，向市（地）、縣（市、區）國家綜合檔案館移交；
（三）列入專門檔案館、部門檔案館和企業事業單位檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿一年的，向相關檔案館移交；
（四）記錄省、市（地）、縣（市、區）重大活動的錄音、錄像、照片等檔案，各單位應當嚴格管理，並在活動結束後半年內按照省人民政府有關規定向同級國家綜合檔案館移交；
（五）機關、團體撤銷時，應當及時向縣級以上檔案行政管理部門指定的檔案館或者單位移交檔案；
（六）臨時機構撤銷時，應當及時向有關檔案館或者單位移交檔案。

9. 山西省檔案管理條例(2007修正)

第一條為加強檔案管理，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，結合本省實際，制定本條例。第二條本省行政區域內的機關、團體、企業事業單位和其他社會組織以及公民應當遵守本條例，履行保護檔案的義務。第三條縣級以上人民政府負責對檔案工作的領導，將檔案事業建設列入本級國民經濟和社會發展計劃，健全檔案機構，配備專門人員，統籌安排發展檔案事業所需經費。第四條縣級以上人民政府的檔案局是同級人民政府的檔案行政管理部門，主管本行政區域內的檔案事業，履行下列職責：

（一）宣傳貫徹有關檔案工作的法律、法規和國家有關方針政策；

（二）制定本行政區域內的檔案事業發展計劃，對各級各類檔案館和機關、團體、企業事業單位及其他社會組織的檔案工作進行監督和指導；

（三）組織進行檔案宣傳、檔案教育、檔案科學研究、檔案工作人員培訓和資格認定，指導檔案專業技術職務評審工作；

（四）會同有關行政部門對本行政區域內的重大科學技術研究項目、重點建設項目檔案進行驗收；

（五）依法查處檔案違法行為；

（六）法律、法規規定的其他職責。第五條縣級以上人民政府的計劃、財政、人事等行政管理部門，應當按照各自的職責，配合檔案行政管理部門做好檔案工作。第六條鄉（鎮）人民政府和城市街道辦事處應當指定人員負責管理本機關的檔案，並對所屬企業事業單位和村民委員會、居民委員會的檔案工作進行監督和指導。

村民委員會和居民委員會應當建立檔案，並指定人員負責檔案的收集、整理、保管和利用工作。第七條機關、團體、企業事業單位和其他社會組織應當依法設置檔案工作機構或者配備檔案工作人員，健全檔案工作制度，提供必要的工作條件。第八條機關、團體、企業事業單位和其他社會組織的檔案機構或者檔案工作人員，履行下列職責：

（一）對文書部門和業務部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導，參與技術項目、建設項目、科研項目和重要設備檔案的驗收工作；

（二）統一管理本單位的各種門類和各種載體檔案，維護檔案的完整、准確與安全，開展檔案利用工作，實現檔案管理標准化和現代化；

（三）按照規定向有關檔案館移交檔案；

（四）對本系統的檔案工作進行監督和指導。第九條縣級以上國家綜合檔案館，承擔下列工作任務：

（一）接收和徵集本館保管范圍內對國家和社會具有保存價值的檔案；

（二）對所保存的檔案採用先進技術按規定科學地整理和保管；

（三）開展檔案的利用工作，為社會利用檔案資源提供服務。第十條設置國家專門檔案館，由省檔案行政管理部門提出意見，報省人民政府批准。

設置部門檔案館，經省檔案行政管理部門審核同意，報省人民政府批准。

設置企業、事業單位檔案館應當提出申請，報省檔案行政管理部門批准。第十一條各級各類檔案機構的檔案工作人員應當接受縣級以上檔案行政管理部門的專業培訓，取得上崗資格證書。第十二條機關、團體、企業事業單位和其他社會組織及其工作人員在職能活動中形成的全部文字、圖表、聲像材料，由本單位文書部門或者業務部門負責收集齊全，進行鑒定和系統整理，向本單位檔案工作機構或者檔案工作人員移交，集中管理。任何部門和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。第十三條各級檔案行政管理部門對應當依法移交國家綜合檔案館的檔案進行登記，並將登記認定情況通知相關檔案館。第十四條機關、團體、企業事業單位和其他社會組織，應當按照下列規定向有關檔案館移交檔案：

（一）列入省檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿二十年的，向省檔案館移交；

（二）列入設區的市、縣（市、區）國家綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年的，向設區的市、縣（市、區）國家綜合檔案館移交；

（三）列入專門檔案館、部門檔案館和企業事業單位檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿一年的，向相關檔案館移交；

（四）記錄省、設區的市、縣（市、區）重大活動的錄音、錄像、照片等檔案，各單位應當嚴格管理，並在活動結束後半年內按照省人民政府有關規定向同級國家綜合檔案館移交；

（五）機關、團體撤銷時，應當及時向縣級以上檔案行政管理部門指定的檔案館或者單位移交檔案；

（六）臨時機構撤銷時，應當及時向有關檔案館或者單位移交檔案。

10. 檔案庫房安全管理規定

法律分析：一、檔案庫房安全管理制度

1、貫徹「以防為主、防治結合」的原則，切實做好防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲「八防」工作，確保檔案的安全。

2、每年春秋季更換兩次防蛀、防霉葯、進行來年感次除塵工作，進行一次檔案卷的檢查，如發現檔案有蟲蛀、霉變、老化等現象，及時作出詳細記錄，並採取相應的補救措施。

3、庫房內應裝好遮光窗簾，嚴禁用明火。每年檢查一次電源、電器設備，確保庫房內電路暢通，使用安全。

4、嚴禁吸煙，嚴禁帶入易燃易爆物品，嚴禁存放瓜果、食物和其它雜物。

5、配備適合檔案用的消防器材（滅火器），由專人管理，並按要求定期檢查更換，如因失職造成火災是檔案遭受損失者，應按有關規定追究責任。

6、控制好庫房內的溫濕度（溫度攝氏14-24度，溫度45-60度。）。並做好連續的溫濕度記錄，如出現誤差，及時開啟抽濕機和空調機，調節庫房內溫濕度。

7、檔案室及其檔案櫃鑰匙由專人負責保管，不得亂放或遺失，進出檔案室應隨手關鎖門窗。非檔案人員未經許可，不得進入檔案庫房和擅自查閱檔案資料，查閱檔案只能在閱檔室進行，杜絕檔案失竊現象。

8、檔案人員工作調動或因公外出，必須與接替人員共同填寫交接登記表，辦好交接手續後方可離校。

二、檔案管-理-員崗位責任制

1、認真學習、宣傳，執行上級關於檔案工作的方針、政策、規定和本校《檔案管理實施辦法》及工作制度，努力學習檔案業務技術，不斷提高自己和政治業務水平。

2、認真做好文件材料的收集、積累、整理、歸檔工作做到分類科學、組卷合理，期限確切、書寫和裝訂規范。

3、指導和監督各部門、室、組和文件材料的形成、積累、整理工作，並按要求及時做好檔案材料的交和進館檔案的進館工作。

4、按「七防」要求，集中統一管理好本校各類檔案。

5、認真做好檔案信息的開發利用工作，記好台帳、搞好編研，對校內外查閱檔案的同志做到接待熱情，服務周到，並及時記好「查借閱檔案登記薄」定期編寫檔案利用效果實例。

6、根據上級規定，做好檔案的統計、鑒定和處理工作。

7、嚴格遵守檔案保密紀律、不失密、不泄密。

法律依據：《中華人民共和國檔案法》 第六條 國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。

縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，並對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。

鄉、民族鄉、鎮人民政府應當指定人員負責保管本機關的檔案，並對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。