檔案室規章制度

A. 檔案管理制度範本

檔案管理制度
制度名稱 檔案管理制度 受控狀態
編號
執行部門監督部門考證部門
第一章總則
第1條目的
為加強企業檔案管理，提高檔案利用效率，特製定本制定。
第2條管理部門
行政管理部是企業文書檔案的管理部門，其主要職責如下。
（1）制定或參與制定檔案工作的規章制度。
（2）對企業其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。
（3）做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作。
（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。
（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。
第二章企業檔案管理體制
第3條歸檔范圍
（1）法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標准、規章制度等。
（2）企業股東會、董事會、監事會形成的文件材料。
（3）本企業的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。
（4）本企業與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
（5）證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
（6）財務、會計及其管理方面的文件材料。
（7）勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。
（8）儀器、設備方面的文件材料。
（9）基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。
（10）科研、技術引進、轉讓方面的材料。
（11）聲像製品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。
（12）本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復。
第4條管理部門
（1）企業檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理，並對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。
（2）企業設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。
（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統一處理。
第三章平時歸卷
第5條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。
第6條各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》。《案卷類目》的條款必須簡明確切，並編上條款號。
第7條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料收集齊全，並加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。
第8條專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照《案卷類目》條款，放入平時保存文件卷夾內「對號入座」，並在收發文登記簿上註明。
第四章立卷
第9條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便於保管和利用。
第10條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第11條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數普通文件如果與絕密文件有密切聯系，也可隨同絕密文件立卷。
第12條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。
第13條卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。
第14條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫《卷內文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第15條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在《備考表》內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。
第16條案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第五章檔案借閱、利用工作
第17條企業內檔案利用的方式
（1）提供檔案原件。
（2）提供檔案復印件。
（3）提供文獻索引資料。
第18條借閱管理
（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件調閱單》，依據調閱許可權和檔案密級，經各級領導簽批後方能調閱。
（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。
（3）借閱期限不得超過____天，到期歸還；如需再借，應辦理續藉手續。
（4）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。
（5）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經總經理批准後方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內容也須總經理同意且審核後方能帶出。
第六章檔案銷毀管理
第19條對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經相關領導共同鑒定，報總經理批准後，按規定銷毀。
第20條經批准銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
第21條銷毀文件必須在指定地點進行，並指派專人監銷，文件銷毀後，監銷人應在銷毀注冊上簽字。
第七章附則
第22條本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經理批准後實施。

B. 部門文件檔案管理制度

檔 案 管 理 制 度

一、 為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特製定本制度。
二、 歸檔范圍：公司的規劃、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 檔案管理員的職責：
1.貫徹執行黨和國家關於檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協作活動。
3.集中統一管理公司各類檔案資料，努力學習檔案專業知識，不斷提
高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記；做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作；做好分類和綜合工作。
6. 保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、 檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經理核批。
2. 公司檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
五、檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批准後執行。
3. 凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷毀。
4. 經批准銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。

C. 文件檔案管理制度

轉載以下資料供參考

文件檔案管理制度

為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特製定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標准化、制度化、規范化的要求，並逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
2、文件櫃、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案「八防」工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批准，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司分管領導批准後，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批准領導、是否復印等相關內容。
八、對於公司機密文件及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

D. 檔案管理制度

檔案銷毀制度

1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管專期限已滿無須繼續保存的檔屬案進行銷毀處理。
2、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標准，嚴格進行鑒定。
3、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。
4、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批准手續。
5、批准銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀並簽名蓋章。
6、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上註明「已銷毀」。