辦公樓管理條例客戶須知

㈠ 寫字樓物業管理客服條例

1
物品放行
1、客服人員通知業戶到管理處開具放行條，並上報前台值班客服。

2、前台值班客服確認業主身份，指導業戶填寫《物品放行條》。

3、非業主搬出大件物品須經業主認可後放行。
有《物品放行條》記錄，內容完整、清晰，並有當班負責人的簽字確認並蓋章，且有詳細的放行物品的清單（1分）

2
前台客服人員基本要求
1、客服人員對來訪人員進行登記。

2、對上門維修人員，定時對講與業戶確認，詢問情況，交接班時進行記錄交待。

3、客服人員要熟悉小區業戶。
1、《值班記錄表》記錄完整、詳盡，且登記率為100%

(0.5分)

2、有詳細、完善的交接班記錄(0.5分)

3、客服管理員3個月內對本責任樓棟業戶識別率不低於99%(0.5分)

3
巡視檢查

1、客戶主管按時查閱值班記錄。

2、經理每月不定期對值班記錄抽查。

3、經理每周定期對小區進行巡視檢查。

4、當班客服負責人每班對小區進行巡視檢查。
1、客戶主管每周五下午查閱本周的全部的值班記錄，並簽字確認(0.5分)

2、經理每月不定期對值班記錄抽查不少於20%,並簽字確認。(0.5分)

3、經理每周對小區進行巡視檢查1次，做好巡視記錄 (0.5分)

4、當班客服負責人每班對小區進行巡視檢查不少於1次，做好巡視記錄(0.5分)

5、對巡視中遇到的不合格項有糾正措施（1分）

6、對巡視中遇到的不合格事項予以及時處理（1分）

4
辦理入伙
1、 確認業主身份、指導業主填寫相關收樓資料、收取業主的相關資料、提供給業主相關資料、引導業主到財務交費、發放業主鑰匙。

2、安排工程人員陪同業主驗樓。

3、跟進遺留項目的整改，並將整改情況通知業主驗收。

4、對業主收樓資料進行妥善存檔保管。

1、業主資料收集齊全、完整(0.5分)

2、業主驗房手續齊全(0.5分)

3、及時准確向業主發放鑰匙(0.5分)

4、及時跟進遺留項目整改情況並通知業主重新驗收(1分)

5
業主裝

修管理
1、 台客服指導業主填寫裝修申請資料、對裝修施工單位進行資格審核、收取業戶裝修圖紙、發給業主裝修注意事項等。

2、把裝修資料整理成套，交裝修審批人員進行審批。

3、通知業主審批情況、引導業主交納相關費用。

4、發放施工許可證，辦理施工人員出入證。

5、處理業戶在裝修過程中的各項訴求。

6、裝修完畢，安排工程人員對裝修單元進行竣工驗收。

1、裝修申請、審批手續齊全，資料完整(0.5分)

2、按照「業主訴求處理」標准來處理業戶在裝修過程中的各項合理訴求(0.5分)

3、對裝修人員資料予以登記完整、保持大堂地面整潔衛生、裝修物品進出受控（0.5分）

6
社區文化

1、織社區文化次數不少於5次/年；

2、在規定時間內完成社區文化年度計劃的制定、報批和審核；

3、嚴格按照計劃予以實施；

4、每次活動完成後，要有過程的記錄和效果的評估；

5、根據評估結果對組織實施情況提出改進意見。
1、每年元月1日前審批完成本年度的社區文化年度計劃 (0.5分)

2、按社區活動計劃或經確認後的改進方案組織實施(0.5分)

3、對每一次社區活動有效果評估及過程記錄，存檔(1分)

4、對每一次需要改進的社區活動有改進意見和改進措施 （1分）

5、在社區活動的組織中要有對重大突發事件的防範措施，一旦發生非管理原因的重大事件要予以及時處理（1分）

㈡ 求辦公室管理細則、辦法及規章制度。

辦公室管理制度
一、辦公室管理條例
第一章 總則
第一條 為加強公司管理，維護公司良好形象，特製定本規范，明確要求，規范行為，創造良好的企業文化氛圍。
第二章 細則
第二條 服務規范：
1.儀表：公司職員工應儀表整潔、大方；
2.微笑服務：在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注釋對方，微笑應答，切不可冒犯對方；
3.用語：在任何場合應用語規范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩；
4.現場接待：遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內應保證有人接待；
5.電話接聽：接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁佔用公司電話時間太長。
第三條 辦公秩序
1.工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環境的安靜有序。
2.職員間的工作交流應在規定的區域內進行（大廳、會議室、接待室、總經理室）或通過公司內線電話聯系，如需在個人工作區域內進行談話的，時間一般不應超過三分鍾（特殊情況除外）。
3.職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束後做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。
4.各部門專用的設備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設施則由辦公室負責定期的清潔保養工作。
5.發現辦公設備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發生故障時，員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。
第三章 責任
本制度的檢查、監督部門為公司辦公室共同執行，違反此規定的人員，將給予50-100元的扣薪處理。
二、辦公室物資管理條例
第一章 總則
為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節約開支，特製訂本規定，此規定的執行部門為辦公室。
第二章 物資分類
1.公司辦公室物資分為低值易耗品、管製品、貴重物品、實物資產。
2.低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等
3.管製品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等
4.個人保管物品：個人使用保管的三百元以上並涉及今後的費用開銷的物資；
5.實物資產：物資價格達300元以上，如：空調、計算機、攝像機、照相機。
第三章 辦公用品物資采購
1.公司辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統一購買，屬特殊物資經辦公室同意，可由申購部門自行購買。
申購物品應填寫物品申購單，300元以內物品申購交部門經理同意，辦公室批准；300元以上（含300元）部門主管同意，辦公室審核，總經理審批。
2.物資采購由辦公室指定專人負責，並採取以下方式：
1)定點：公司定大型超市進行物品采購。
2)定時：每月月初進行物品采購。
3)定量：動態調整，保證常備物資的庫存合理性。
4)特殊物品：選擇多方廠家的產品進行比較，擇優選用。
第四章 物資領用管理
1.公司根據物資分類，進行不同的領用方式：
2.低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用
3.管製品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用
4.貴重物品：根據專立文件的領用程度來領用
5.實物資產：由辦公室設立實物資產管理台帳，以准確記錄固定資產的現狀
第五章 公司物資借用
1.凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，並由部門主管簽字認可
2.借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還
3.借用物資發生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償
第六章 附則
1.新進人員到職時有管理部門通知，向辦公室領用辦公物品；人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續，未經辦公室認可的，其它部門不得為其辦理離職手續。
2.辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。
3.本辦法由人事部解釋、補充、修改時亦同，經總經理批准頒行。
三、傳真使用管理辦法
(一)、總則：為加強公司傳真使用管理，特製定本辦法。
(二)、使用范圍
1.本辦法適用於公司使用傳真機的各種情況。
2.使用范圍包括本地、國內、國際傳真。
(三)、傳真的接收管理
1.傳真件的接收納入公司收發管理辦法范圍內，由收發員統一接收。
2.傳真件接收後，填寫收件登記簿，並及時分發收件部門和人員。涉及公司事務的原件在行政部留存，業務部門留復印件。
3.公司傳真機應隨時處地開機接由狀態。
(四)、傳真的發送管理
1.各部門和人員發送傳真，由收發員統一發送；重要文件可由當事人親自發送。
2.傳真發送，須經領導批准，填寫發文登記簿表，並及時發送出去；因故不能發送，應及時通知有關當事人迅速另行處理。
3.傳真原件留存行政部。
(五)、附則
傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤傳真收發。
四、公司值班管理條例
一、總則：為保障公司正常工作秩序不間斷和財物安全，特製定本制度。
二、管理體制
1.員工值日：公司依據自身情況，設立公司或部門值日制度；
2.部門主管值班：公司依據自身情況，設立公司部門主管值班制度。
三、管理要點和內容
(一).員工值日。
1.目的：維護公司日常工作秩序，及時聯絡、處理事務；
2.一般以工作時間為責任時間；
3.值班要點：
1).巡察辦公場所保潔情況；
2).電話記錄、處理、轉送；
3).領導交辦任務。
(二).部門主管值班
1.目的：以公司業務工作為主；
2.一般以下班時間或節假日為值班時間；
3.值班要點：
1).接待下班後來客；
2).處理未完成工作；
3).處置下班後的突發、緊急事件；
4).值班人員接打值班電話，應記錄來電時間、單位、授話人、主要內容；
5).值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內容，提出處理意見；
6).值班人員要按規定準確填寫值班日誌。
四.值班規定
1.遵守值班紀律，按時交接班，有事須先請假，以便安排臨時代替人員；
2.值班時堅守崗位，不得聚眾打牌、看電視、嗑睡；
3.在規定的時間做好防盜、防火等工作，尤其加強對重點部位的監管；
4.接待來賓外松內緊、熱情招呼，具有高度警惕性，善於鑒別來人意圖，要守口如瓶，不能隨便亂說；
5.值班人員密切關注領導活動行蹤，遇到緊急情況即能取得聯系，須將公安、消防、醫院、供水、供氣、供電、通訊等部門及火車、飛機、計程車的地址、電話、路線等信息置於明顯處，以備應急需要；
6. 遇到緊急事件，首先要冷靜，敢於負責，一方面大膽採取應急措施，以免貽誤；另一方面及時匯報主管領導或和公安部門報警。
五.接聽值班電話應注意：
1.禮貌相待：不論打進、接入，應主動通報公司名稱、職務、姓名，如對方未通報，應客氣詢問清楚；
2.使用語言文明，切忌粗聲粗氣；
3.對重要或較長的電話內容，可請對方復述一遍；
4.對要求打公司領導的電話，首先問清對方的單位名稱、職務、姓名，然後婉轉回答「請您稍等，我給您找一下」之類的話再處置；
5. 對打聽事情、咨詢類擔心條態度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答；
6. 除緊爭情況隨時報告外，一般將若干電話內容集中到一起，有條理地予以報告；
7.加大節假日值班力量，由公司部門主管帶班，徵求下屬中同意後排定值班表，印發各有關部門和人員；
8.根據需要，可安排公司單身職工多兼值班工作，並給予適當的加班補貼。
六.附則
1.員工值日、部門主管值班為義務值班，必要時可予輪休。
本制度由人事部解釋、補充，經總經理批准頒行。

㈢ 辦公室接待管理制度怎麼寫

公務接待管理制度

1、公務接待由局辦公室統一紮口管理、統籌協調安排，分管領導負責審批。

2、市內公務來客一律實行工作餐制。各處（室）召開業務會議，應到局辦公室開具《會議就餐審批單》，由各處（室）負責人簽字、辦公室負責人審核後報分管領導批准。全局性、綜合性會議由局辦公室統一安排。市外來客本著熱情周到、對口接陪的原則，由相關處（室）接陪，其他無關處（室）和人員可以不陪。嚴格控制陪客人數，一般掌握在2—3人。

3、公務接待要嚴格履行事前審批手續，由有關處（室）向分管領導匯報後，到局辦公室領取《來客就餐審批單》，經辦公室初審後報分管領導批准。因特殊情況不能及時履行事前審批手續的，必須於事後兩天內補辦相關手續。

4、所有公務招待費報銷，必須「兩單一票」（審批單、菜單、正式發票）齊全。

5、嚴禁先斬後奏。對事先未履行審批手續，或事前未報告、事後也未及時補辦相關手續，或「兩單一票」不全的，不予核批。

6、嚴格控制接待標准和總額。公務接待必須嚴格控制在批準的金額范圍內，不得突破。一般掌握在每客30元以內，省以上及外地重要客人掌握在每客50元以內。根據省、市有關規定，除特殊情況外，中午接待客人一般不安排酒水。晚上接待必須使用酒水的，須到辦公室登記領取，不允許使用酒店酒水。特殊情況下需在酒店拿酒的，須經主陪領導批准同意。一般情況下不安排用煙，必須上煙的一般控制在20元/包左右。填單、審核、批准各環節都要按以上原則確定總的開支額度。

7、公務接待因特殊原因超出批準的限額的，事後要及時向局辦公室和分管領導說明情況，超出批准限額100元以上的，由分管領導向局長報告。不能說明超額正當理由或局領導未批准同意的，超出部分由經辦人自行承擔，從本人次月工資中扣除。

8、公務招待一般應到定點服務單位。