文件管理規章制度

『壹』 求公司文件管理的規章制度，詳細一點的，謝謝!

2適用於與質量管理體系有關的文件控制，包括外來技術文件、管理文件、標准、法律法規等。
3 職責
3.1總經理負責質量手冊的批准；
3.2管理者代表負責質量手冊的審核及程序文件的批准；
3.3品管部負責質量手冊的編制，負責程序文件、作業指導書的發放、回收、銷毀及原稿的保存；
3.4研發中心負責與企業產品相關的國際、國家、行業技術標准最新版本的收集、整理；
3.5行政部負責公司相關資質證明材料原件的保存與管理；負責相關法律法規的收集、整理；
3.6各部門負責本部門第三層次文件的編制、使用、保管；
4 程序
4.1文件的分類及保管（從文件層次來分 三層）
4.1.1質量手冊為公司第一級質量管理體系文件，由品管部備案保存；各部門對本部門的質量手冊進行保管。
4.1.2 程序文件匯編為公司第二級質量管理體系文件，由品管部備案保存； 各部門對本部門的程序文件進行保管。
4.1.3 公司第三級質量管理體系文件分為兩類：
a） 部門工作手冊，作為各部門運行質量管理體系的常用實施細則：管理標准（部門管理制度）；工作標准（崗位責任制和任職要求等）；作業指導書（檢驗規范、工藝流程卡等）；質量記錄文件等由各部門自行保存並報品管部備案存檔；
b） 其他質量管理文件：技術標准（國家標准、行業標准、企業標准等）；針對特定項目、產品或合同編制的質量計劃或設計輸出文件等，由各相關部門保存、使用並報研發中心備案存檔。
4.1.4 公司外來的管理性文件，包括與質量管理體系有關的政策，法規文件等，由行政部保存。
4.2 文件的編號
質量管理體系文件的編號規定:
a) 質量手冊
公司名稱代號/質量手冊-發布年份
例如 JY/QMS-2009：JY-金亞科技股份有限公司,QMS-表示質量手冊；2009年發布年份。
b) 程序文件
公司名稱代號/程序文件 序列號-發布年份
例如 JY/QP001-2009： JY表示金亞科技；QP表示程序文件,01表示文件編號，2009表示發布年份。
c) 質量記錄：質量記錄代號-標准條款號-質量記錄編號
例如 J-4.2.3-01：J表示質量記錄；4.2.3表示標准條款號文件控制，01表示文件控制中的第一個質量記錄表格。
d) 公司其它文件： 企業代號/部門代號 文件順序號-編制年號
例如 JY/PG001-2009，JY表示金亞科技；PG001表示品管部發放的第1號文件，2009表示發布年份。
表一：各部門代號規定如下：
部 門 名 稱 代 號 部 門 名 稱 代 號
國內營銷部 YX 品管部 PG
研發中心 YF 生產部 SC
行政部 XZ 資產管理部 ZC
人力資源部 RL 物資管理部 WG
--- --- --- ---
4.3 文件的編寫、審核、批准、發放
為使公司的質量管理體系文件是充分和適宜的，公司所有的質量管理體系文件在發布前必須得到批准：
a）質量手冊由管理者代表組織編寫，經管理者代表審核，總經理批准後發布，品管部負責發放、回收、備案保存；
b）程序文件由品管部負責組織各相關職能部門編寫，編寫部門主管審核，管理者代表批准後發布，品管部負責發放、回收、備案保存；
c）各部門工作手冊由各部門主管組織編寫，分管總監審批，各編制部門負責發放、回收並提交品管部備案保存；
d) 外來管理性文件、標准和法律法規文件由行政部負責登記、發放並備案保存；
e) 技術標准（國家標准、行業標准、企業標准）、質量計劃、設計輸出類文件由研發中心負責登記發放並備案保存；
f）文件發放部門填寫填寫「文件、資料發放/回收記錄表」將文件發放到指定范圍；各文件使用部門在接收受控文件後編制 「部門受控文件清單」，對文件版本、受控狀態等信息進行如實的記錄；
g）文件版本與修訂狀態：文件版本用大寫英文字母從A開始標注,換版後依次為B、C…；文件修訂狀態從0開始標注,文件修訂5次後需更換版本。
4.4 文件的受控狀況
本公司的質量管理體系文件分為「受控」和「非受控」兩大類。
a）受控文件：主要指與質量管理體系運行緊密相關的文件。主要控制此類文件的編制、發放、修改、回收、作廢等；所有受控文件應在該文件封面加蓋「受控」印章，並註明分發號。對於組織無權進行更改控制。如國家的法律法規、標准及設備儀器的說明書、手冊等文件，組織只能進行標識、分發和控制使用，並及時跟蹤相關文件的最新版本。
b）非受控文件：用於投標、顧客非現場使用及其他特殊發放的文件，不要求對其更改進行控制，對此類文件應作為明確標識。
4.5 文件的更改
a) 質量手冊、程序文件由品管部主持更改，填寫「」文件更改申請單」，經管理者代表審批後更改。
b) 其他文件的更改由各相應主管部門負責人主持更改，填寫「文件更改申請單」，經分管總監審批，再由各相應部門指定人員進行更改。
c）設計文件的更改由技術總監審批。
d) 受控文件由各發放部門按「文件、資料發放/回收記錄表」進行收回和重新發放，被更改的原文件和更改後的文件各職能部門保存，以確保有效文件的唯一性。同時保留文件更改內容的記錄；
4.6文件和資料的領用：
4.6.1當因文件和資料嚴重破損而需申請領用時，分發號不變，並回收相應舊文件和資料。因丟失而補發的文件應給予新的分發號，並註明已丟失的文件的分發號失效；文件發放部門作好相應發放簽收記錄並保存。
4.6.2凡對外提供的文件和資料為「非受控文件」，不做更改（換）控制，但需作好相應發放簽收記錄，並註明分發號。
4.6.3分發號的表示方法：文件發放部門代碼+序列號，例如： PG001表示本文件是由品管部發放的分發號為001的文件。
4.7文件和資料的保存、回收、作廢、留用及銷毀
4.7.1文件應分類以便於檢索，保存在安全、乾燥、通風的地方，並應作好防火、防潮、防蟲蛀等工作；對於保存於硬碟、光碟中的文件還要作好防病毒、防壓、防磁、防曬等，並及時備份避免貯存的內容丟失。任何人不得在受控文件上亂塗畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易於識別和檢索。
4.7.2質量手冊、程序文件、部門管理制度的原稿及電子文檔由文件編制部門提交品管部統一建檔保存。品管部編制並及時更新 「文件最新狀況一覽表」，以反映體系文件版本的最新狀況。
4.7.3各部門文件由各部門安排專人負責保管，及時填寫並更新「部門受控文件清單」。品管部對各部門文件保管情況進行適當檢查。
4.7.4「非受控文件」原稿由各編制部門自行保存。
4.7.5品管部負責依據「文件更改申請單」識別作廢文件，並按照「文件、資料發放/回收記錄表」 及時從所有發放部門回收作廢文件，並註明文件作廢，以防止作廢文件的非預期使用。
4.7.6 因參考原因，對已作廢的體系文件原稿由品管部單獨保存一份，不作銷毀，但須註明「作廢留用」及日期，以防止作廢文件的非預期使用。
4.7.7 回收的體系文件和資料需要銷毀時，由原文件編制部門填寫「文件銷毀申請單」經原審批部門批准後交品管部，品管部負責核實並進行統一銷毀。涉及公司機密、產品設計開發等信息的文件必須採用破壞紙張的方式，如使用碎紙機進行銷毀，其餘可採取變賣的形式進行銷毀。結果填寫在「文件銷毀申請單」上。
4.7.8設計文件由研發中心負責保存、回收、作廢及銷毀。
4.8外來文件的控制
4.8.1行政部負責收集相關法律法規的最新版本，加蓋「受控」印章，分發到相關部門使用，同時負責對過期的標准回收並進行處置，並將上述法律法規及其他與質量管理體系有關的外來文件列入「部門外來文件清單」。
4.8.2研發中心負責收集技術、檢驗標准（國家標准、行業標准）的最新版本，「受控」印章，分發到相關部門使用，同時負責對過期的標准回收並進行處置，並將上述標准列入「部門外來文件清單」。
4.9 公司內部運作及外部法律、法規及標准變更時，相關部門應及時更改相應的體系文件。
4．10每年由內審組在體系內部審核中對各部門文件進行統一審核，確保使用場所的文件為有效版本。
4.11 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規定執行。
4.12作為質量記錄的文件應執行《記錄控製程序》。
5 相關/支持性文件
5.1《記錄控製程序》
5.2《技術文件控制流程》
5.3《研發文檔管理制度》
6 質量記錄
6.1「文件最新狀況一覽表」
6.2「文件、資料發放/回收記錄表」
6.3「部門受控文件清單」
6.4「文件更改申請單」
6.5「部門外來文件清單」
6.6「文件銷毀申請單」

『貳』 進一步加強涉密文件的管理規定

涉密文件的事情可大可小，如何進一步加強涉密文件的管理呢?首先就要制定相關的管理規定。下面是我為你整理的進一步加強涉密文件的管理規定，希望對你有用!

涉密文件資料管理制度
為加強鼓樓區委辦公室涉密文件、資料的管理，規范相關工作程序，根據《中華人民共和國保密法》(以下簡稱《保密法》)及有關保密規定，制定本制度。

一、收文制度

接收國家秘密文件、資料，密件包裝應當由辦公室保密人員拆封。同時應單獨設薄登記，接收人員應及時履行清點、登記、編號、簽收等手續。

二、發文制度

分發國家秘密文件、資料，必須嚴格按照規定的范圍發放，不得擅自擴大范圍。發文人員應履行登記、編號、簽收手續，並嚴格分發范圍，遵守相關規定;簽收時必須逐件清點、核對。

傳遞涉密文件、資料應當通過保密員進行，文件應包裝密封，嚴格按規定登記簽收。

三、製作(列印)制度

製作國家秘密文件、資料，應當按照《保密法》規定，履行定密程序，標明密級和保密期限，註明發放范圍及製作數量，絕密級、機密級的應當編排順序號。使用計算機製作秘密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網路聯接。密件應當在內部文印室印刷，嚴格按照批準的數量製作，不得多制、私留。

四、閱讀(傳閱)制度

涉密文件、資料須按規定范圍傳達、閱讀，不得擅自擴大范圍，也不得向無關人員泄露文件內容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負責專夾專閱，並填寫「傳閱單」，記載夾內密件份數、編號和閱讀時間等，閱後簽字並主動退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時催辦。涉密文件應在辦公室或機要室閱讀，絕密級文件應當即閱即批即退，並有保密員在場。

五、借閱制度

閱讀和使用涉密文件、資料應當在符合保密要求的辦公場所進行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴格的借閱記錄手續。借閱人對文件負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的文件應按時限要求及時追回。

密級文件資料，未經密級確定機關、單位或者上級機關批准，禁止復制、復印、摘抄、匯編。如復印、摘抄、匯編機密級和秘密級文件，必須經批准並履行審批手續，同時不得改變其密級、保密期限和知悉范圍，並視同原件管理。

六、清退制度

按照規定應當清退的涉密文件、資料，原則上應按要求退回原制發的機關、單位。扒緩特殊情況的，應說枝消明原因並報經原制發機關同意。

七、銷毀制度

需要銷毀的涉密文件、資料由保密員造冊，報辦公室領導審批，並履行清點、登記手續，不得擅自銷毀。送指定造紙廠銷猛此知毀的，要有保密員等二人以上押運和監銷。嚴禁將涉密載體作為廢品出售。
涉密文件的管理規定
第一章 總 則

第一條 為加強涉密文件的收轉、閱讀傳達及保密管理，確保國家秘密的安全，根據中共中央辦公廳、省委辦公廳關於文件管理的相關要求，結合我校實際，制定本規定。

第二條 本規定所稱涉密文件包括中央、省委等上級部門密級文件、未授權有關媒體公開發布的文件，以及學校工作中列為涉密或內部事項的文件和材料。

第三條 涉密文件的保密管理，遵循嚴格管理、嚴密防範、確保安全、方便工作的原則。

第四條 學校黨委辦公室文書機要室負責涉密文件的日常管理，機要員應認真履行職責，嚴格保密管理。學校保密委員會負有指導、監督、檢查的職責。

第二章 涉密文件的收發與傳遞

第五條 傳遞、領取涉密文件，必須通過機要交通、機要通信或者指派專人，並採取相應的安全保密 措施 ，不得通過普通郵政或非郵政 渠道 傳遞。涉密文件應當包裝密封，信封上應標明秘級、編號和收發件單位名稱。

第六條 機要員對送達的涉密文件，必須履行清點、登記、編號、簽收等手續。 第三章 涉密文件的閱讀傳達

第七條 收到涉密文件後，由主管領導根據文件密級、制發機關要求及工作需要，確定知悉人員范圍。

第八條 閱讀和使用涉密文件,應當辦理登記、簽收手續。

(一)傳閱。

文件上應附「XXX大學文件處理單」,由辦公室負責人根據文件內容和性質閱簽後,交由文書送校領導和承辦部門閱辦。傳閱涉密文件資料，必須專人負責、專夾傳閱，閱件人不得擅自抽出、留存、抄錄、復印內容。閱件人要及時閱示文件、簽名、注時，閱後由文書清點、登記再送他人傳閱，不得橫傳。

(二)傳達。

涉密文件傳達要在符合保密要求的會議室集中傳達,並對參加人員進行詳細登記。傳達時不準錄音、錄像和記錄，不準使用無線話筒等無保密保障的設備，不得進行新聞報道。

第九條 閱讀涉密文件應當在符合保密要求的辦公場所進行。不準將密件帶回家中或帶到公共場所閱辦。

第四章 涉密文件的保密管理

第十條 涉密文件由機要文書接收、管理，文件交接和簽收要嚴格履行手續。文件必須在安全可靠的保密設備中保存，實行專人專櫃管理。

第十一條 絕秘級文件不得復制、匯編;機秘、秘密級文件原則上不得復制、匯編，確需復制、匯編的，由學校黨委報省委辦公廳，由省委辦公廳嚴格履行報批手續。復制、匯編的文件視同原文件管理。

第十二條 原則上秘密文件不得攜帶外出，因工作確需攜帶外出，應採取保護措施，使文件始終處於攜帶人的有效控制之下。

第十三條 任何單位和個人不得擅自變更、解除涉密文件密級;文件解密前，文件的全文、摘要、標題、發文字型大小、印發傳達范圍等信息均不得在無密級的內部文件、簡報資料、內部刊物內部網站上使用;未標注密級或未標注「公開發布」的中央、省委等上級文件內容，在上級授權有關媒體發布前，不得在公開的文件資料、出版物、會議、新聞媒體和互聯網上使用。中央、省委等上級文件經刪改後公開發布的，公開使用時應以公開發布的版本為准。中央和省委文件的發文字型大小，不得公開使用。

第十四條 機要文書每月要檢查文件的閱讀和保管情況，按要求進行分類、清點整理。如發現丟失，確認無法找回，要寫出書面 報告 ，及時報送辦公室領導，並由學校向上級文件制發部門匯報。

第十五條 按照規定應當清退的涉密文件，及時上交上級機要部門或按要求銷毀;允許留存的文件，留存在機要室保存，並備有文件目錄以供查閱。

第十六條 涉密人員離崗、 離職 前，應當將所保管的文件按規定辦理移交手續。

第十七條 用於記錄涉密文件收發、使用、清退、銷毀的登記簿，應當由專人妥善保管。第五章 涉密文件的銷毀

第十八條 銷毀文件必須嚴格履行審批登記手續，由兩名以上機要人員到保密管理部門指定的單位監督銷毀，確保文件不丟失、不漏銷、秘密信息無法還原。

第十九條 禁止將涉密文件作為廢品出售。

第六章 罰 則

第二十條 涉密人員或涉密文件管理人員違反本規定，情節輕微的，學校保密委員會給予批評 教育 ;情節嚴重、造成重大泄密隱患的，上報上級保密工作部門。

第二十一條 違反本規定泄露國家秘密的，按照有關規定給予責任人行政或黨紀處分;情節嚴重構成犯罪的，依法追究刑事責任。
保密管理情況報告
一、保密機構設置為進一步做好保密安全管理工作，加強對信息安全、保密工作的統一管理，我公司成立保密工作領導小組，下設保密辦公室，保密工作領導小組全面負責公司保密工作;保密辦公室負責保密工作制度制定、執行、監督、檢查，為保密工作執行機構。總經理為保密工作領導小組組長，保密辦公室成員包括：主管技術負責人、財務部、人力資源部、項目管理部、市場部、技術部、行政等涉密崗位的人員。

安全(保密)工作小組成員，負責建立健全、貫徹實施有關安全(保密)管理制度，組織公司安全(保密)教育和知識學習等項工作。定期組織對公司安全(保密)工作的監督、檢查，及時解決安全(保密)工作中存在的問題。

二、保密制度建設情況

1、嚴格遵守各項安全保密管理制度公司要求各級領導和全體員工嚴格遵守各項安全(保密)管理制度與規定，加強信息安全保密工作的防範，嚴格各項工作的業務流程，認真履行、互相監督，及時發現並消除隱患。加強保密管理。以涉密人員，涉密載體，涉密計算機保密管理為重點，進一步加強保密工作領導，強化保密管理，加強督促檢查，狠抓各項保密措施和保密責任制的落實，杜絕重大失泄密事件的發生。

2、涉密人員管理

從事涉密業務服務的人員(包括外聘專家)應當按照有關規定進行安全保密審查，與單位簽訂安全保密 責任書 ，明確安全保密責任和義務。離開涉密業務咨詢服務崗位，應當清退涉密載體，實行脫密期管理。

3、涉密項目管理絕密級或機密級項目，應當明確由保密領導小組組長負責保密管理工作，並嚴格控制知悉范圍。

4、涉密載體管理為了確保秘密載體的安全，本著嚴格管理、嚴密防範、確定安全、方便工作的原則，嚴格按照要求，加強涉密載體的製作、收發、傳送、使用、保存、銷毀六大環節的管理，使涉密載體的管理工作步入了規范化軌道。在製作環節上，無論是紙介質載體，還是其他介質載體均統一由制定人員製作，對不需歸檔的材料及時銷毀。

在收發和傳遞環節上，嚴格履行清點、登記、編號、簽發手續，傳遞時，指派專人負責並採取相應安全保密措施。在使用環節上，嚴格知悉人員范圍，對擅自擴大知悉范圍的，嚴格追究相關人員責任。凡不準記錄、錄音、錄像的，均事先申明，復制載體必須經主管領導批准，並履行登記手續。在保存上，嚴格按照國家檔案法律法規歸檔，並指派專人負責，配備必要的保密設備。在銷毀上，認真履行審核、清點、登記手續，採取相應不泄密的 方法 銷毀，杜絕將秘密載體當作廢品出售。

5、涉密計算機管理?

涉密計算機及其移動存儲介質應當集中管理，並建立台賬;

涉密計算機和信息系統應當與國際互聯網和 其它 公共信息網物理隔離; ?

涉密計算機不得安裝任何無線通信設備;?

涉密信息系統投入使用前必須經過國家保密部門系統測評和審批;?

非涉密計算機和信息系統不得存儲和處理涉密信息;?

涉密信息遠程傳輸應當按照國家保密部門要求採取密碼保護措施;?

涉密計算機和信息系統內使用的移動存儲介質應當採取綁定或有效的技術控制措施，信息導入和導出應當符合國家有關保密要求;

?存儲、處理國家秘密的計算機和信息系統應當按照有關法律法規及標准進行技術防護。

?實行計算機網路安全防護情況的檢查，採取區域網絡殺毒軟體每星期定期升級殺毒等措施。堅持「上網信息不涉密、涉密信息不上網」的原則，防止失泄密問題的發生。

6、涉密通信和辦公自動化設備管理?

涉密辦公自動化設備不得連接互聯網或其它公共信息網;?

不得使用具有無線互聯功能的辦公自動化設備處理涉密信息;?

不得使用普通通信設備傳遞涉密信息;?

不得使用普通電話(手機)談論涉密事項;

不得在涉密場所使用無繩電話。

7、加強檔案保密管理為了加強文件檔案的借閱、傳閱中的安全保密工作，完善了檔案管理制度、嚴格執行檔案的交接制度、銷毀、借閱等制度。

8、認真落實安全(保密)「三級檢查」制度公司安全(保密)工作小組為三級;各部門經理為二級;員工個人為一級。逐級落實安全(保密)工作責任制，將各項安全(保密)管理工作抓細、抓實。

三、涉密人員審查及教育管理情況

1、嚴格執行涉密人員審查公司加強所有涉密人員的管理，嚴格審查涉密人員本人及親屬有無犯罪記錄，有記錄的不得納入涉密工作人員，經查公司目前涉密工作人員均符合要求。

2、加強公司保密宣傳教育的管理使公司的保密宣傳教育工作制度化、經常化、規范化，提高全體員工保密意識，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施辦法》和相關規定，進一步加強日常對員工的多種形式的保密培訓工作，尤其是強化新員工 入職 培訓。

3、明確保密宣傳培訓工作職責劃分公司保密小組對公司保密宣傳教育工作進行領導、指導和協調，指導制定公司保密宣傳教育計劃;組織和安排全公司性的保密宣傳教育活動、公司涉密人員的年度保密培訓。為公司其它保密宣傳教育活動提供資料、教材、教學及咨詢等保障。

4、加強各業務保密工作的管理加強各部門業務保密管理意識，凡是涉及秘密的項目，主動與客戶簽訂《保密協議》。

5、加強員工保密日常培訓，提高保密意識保密宣傳教育是增強保密意識，提高保密技能的重要途徑。接受保密宣傳教育，努力提高保密意識和保密技能是公司員工必須履行的法律義務。

保密宣傳教育是公司保密工作的一項基礎性、長期性的工作，定期對所有員工培訓保密知識，主要內容包括：?

國家的保密法律、法規和保密工作部門的有關規定; ?

公司各項保密工作 規章制度 ; ?

保密工作和保密管理的基本知識; ?

保密技術防範知識以及措施; ?

計算機信息 系統安全 保密知識和防範措施; ?公司涉密項目實施與流程和保密知識與防範措施;

6、嚴格履行員工離職手續進一步細化員工離職的交接程序，尤其是涉密員工離職，進一步嚴格 勞動合同 的管理。四、保密要害部位管理

1、職能部門郵箱加密。公司財務部、人力資源部、項目管理部等涉密職能部門郵箱全部加密碼，避免通過郵件泄密。

2、人力資源部：?所有人事檔案入櫃，封存，由專人保管;

與新、老員工簽訂《保密協議》。未經批准，員工不得向外界傳播或提供有關公司的一切有關文件及資料，也不得交給無關人員，否則應賠償公司因此而遭受的一切經濟損失。必要時，追究其法律責任。保密條款不因《勞動合同書》的終止而失效。?嚴格加強對離職人員的交接流程的管理，細化員工離職的交接程序，規定交接時間。

3、項目管理部：?涉密項目與用戶簽訂保密協議。?涉密項目文檔均採用紙質或其他介質，不得通過網路發送，電子版本採用pdf 格式，並設置開啟密碼。?嚴格項目資料歸檔、借閱審批手續。?合同設專人管理。

4、業務技術部門：有關保密的電子資料都由部門經理或項目負責人保管或存放，並加鎖。

5、辦公室：?設置檔案管理專人保管和借閱審批制度。?加強辦公區域的安全防盜管理，涉密項目資料設單獨文件櫃保存，文件櫃加鎖。?為保障公司伺服器的安全，未經公司計算機系統維護員同意，不得私自操作伺服器。

五、保密設備配備及設施建設

公司對涉密項目配備專用計算機及列印機，計算機沒有與互聯網連接，配置專用電源插座，並設置專門辦公區域，資料均存放在涉密資料文件櫃

六、涉密載體使用管理公司針對涉密項目專門制定涉密載體管理辦法，內容如下：

第一條涉密文件、資料的收發和內部傳遞、傳閱，必須登記編號並與非涉密文件、資料分類登記。交接時必須履行簽字手續。

第二條涉密文件、資料和檔案資料的學習傳達、查、借、閱，嚴格控制知情人員范圍。知情人員范圍由公司保密負責人確定。

第三條涉密項目工作人員不得借工作之便將涉密載體隨意帶出。因公外出人員不準隨身攜帶涉密載體。如遇特殊情況必須隨身攜帶時，事先必須經公司保密負責人及主管領導批准，辦理登記手續。攜帶涉密載體時，必須裝在文件包或密碼文件箱內，並乘坐有安全保障的交通工具。嚴禁在無保密措施的情況下，隨身攜帶涉密載體外出。不得攜帶載體出入公共場所、游覽參觀、探親、訪友。

第四條涉密載體集中統一管理?並建立歸檔、借閱和登記制度。借閱涉密載體需經本公司主管領導審批。批准後只限在本人查閱。未經批准不得借閱。查閱涉密載體必須在涉密區域及使用涉密計算機，不得擅自帶回家中，不許使用非涉密計算機查閱，不得將文件、資料隨意轉借他人。

第五條涉密載體的歸檔，要嚴格按公司制定的保密管理辦法規定分類立卷、裝訂成冊。與非涉密案卷分櫃保管，存放在有安全保障的 保險 裝置中。

第六條涉密資料及載體的復制應按下列規定辦理：

1、涉密項目資料未經批准不得隨意復印。

2、確因工作需要復印涉密檔案資料，必須經公司保密負責人同意?並辦理登記手續。

3、涉密內容的存儲媒體、光碟等檔案資料未經公司保密負責人許可，任何人不得復制、翻印。

第七條涉密資料及載體移交、銷毀工作，必須在公司保密負責人的監督、指導下嚴格管理。

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『叄』 公司文件管理規定範文

公司的文件管理規定旨在提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。下面是公司文件管理細則，歡迎參閱。
公司文件管理規定 範文 1
1. 總則

為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特製訂本制度。

2. 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

3. 收文的管理

3.1 公文的簽收

3.1.1 凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)後分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對於口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

3.1.2 對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即 報告 上級機要部門，並登記差錯文件的文號。

3.2 公文的編號保管

3.2.1 辦公室文書對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封後，也應交辦公室辦理正常手續。

3.2.2 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。

3.3 公文的閱批與分轉

3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。

3.3.2 一般函、電、單據等，分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉

及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系後再分轉處理。

3.3.3 為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關繫到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

3.4 文件的傳閱與催辦

3.4.1 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

3.4.2 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.4.3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

3.4.4 文件閱完後，應送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。

3.4.5 辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

3.4.6 按照閱文范圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。

4. 發文的管理

4.1 發文的規定

4.1.1 全公司上報下發正式文件的權力集中於公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

4.1.2 各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，並將文件底稿交廠辦審核。公司同意發文，則由公司按機構設置與業務分工統一歸口以公司×字發文。

4.1.3 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由經理批准簽發。其餘文件均由分管公司領導批准簽發。

4.2 發文的范圍

4.2.1 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

4.2.2 公司下發文件主要用於： ① 公布公司 規章制度 ;

② 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件; ③ 公布公司體制機構變動或幹部任免事項;

④ 公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

⑤ 發布有關獎懲決定和通報; ⑥ 其他有關公司的重大事項。

4.2.3 公司上行文、外發文主要用於：

① 對上級機關呈報 工作計劃 、請示報告、處理決定;

② 同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

4.2.4 在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准後，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。

4.2.5 凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。

4.2.6 各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查)，不用公司名義發文。

5.文件的立卷與歸檔 5.1 文件的歸檔范圍

5.1.1 凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔： ① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復;

② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、 工作 總結 、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;

③ 經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄;

④ 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

⑤ 有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果;

⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材

料等;

⑦ 上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

⑧ 反映公司生產、經營活動、先進人物 事跡 及公司領導工作等的音像攝製品;

⑨ 公司日誌和大事記;

⑩ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

5.1.2 業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

5.2.2 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

6. 文件的銷毀

6.1 對於多餘、重復、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

6.2 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。
公司文件管理規定範文2
為了規范公司公文處理程序，保證公文高效、安全、流暢運行，特製定本條例，本條例適用於公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負責收、發文處理和文檔管理工作。

第一條 公文的種類

一、決定、決議類

1、對重要事項或重大活動作出安排，用“決定”。

2、對會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。

二、通知、通報類

1、適用於批轉或轉發有關公文、發布規章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關單位了解或共同執行的事項，用“通知”。

2、表揚批評、處分獎勵、傳達重要情況，用“通報”。

三、報告、請示類

凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級主管和部門匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”;向上級主管和部門請求批示、批准，用“請示”。

四、公函類

對外商洽工作、詢問和答復，用“函”。

五、會議紀要

記錄和傳達會議議定事項和主要精神，以便在一定范圍內貫徹與執行，用“會議紀要”。

第二條 公文的格式

一般由標題、發文字型大小、簽發人、主題詞、密級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附註、發送范圍等部分組成。

一、公文標題應當准確簡要地概括公文的主要內容，並應標明發文機關和公文種類。如：公司××部關於××××的通知。

二、發文字型大小。

(一)發文字型大小包括公司、部門字型大小、年號、順序號。

(二)公司級文件。

1、使用“上發”字的，僅限於由總經理起草和公司辦公會確定的文件。

2、使用“上(*)發”字的，特指由某一部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的文件可以以公司名義下發，但須由部門經理對文件內容進行審核後在“審簽人”處簽字確認。

3、使用“上(*)發”字的，若為幾個部門聯合發文，則只標明主辦部門發文字型大小，並由主辦部門經理對內容進行審核後在“審簽人”出簽字。如財務部和服務部聯合發文，主辦單位為服務部的公司級文件發文字型大小為：

(三)部門文件不使用公司字型大小，直接由部門字型大小、年號、順序號組成。部門文件主要用於部門內部管理事務，以下情況不得以部門文件下發：涉及規章制度類文件;涉及公司財務制度或財務規定的制定、修改的文件，需見股份公司批文，並以公司級文件形式由總經理本人直接簽發;涉及獎懲的文件;涉及其他部門的文件。

三、主題詞是公文標題的簡縮詞，用於電腦文件的檢索。如《關於 春節 放假的通知》主題詞簡寫為“春節 放假 通知”。

四、公文一律加蓋印章，並應註明簽發人。

五、加蓋印章的頁面如無正文時，應在頁面左上方括符說明(此頁無正文)。

六、公文應註明發送范圍和印數。上行文用“報送、並報、抄報”字樣，下行文用“發送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應註明“傳閱”字樣。上行文一般只標識一個報送領導，如需同時報送幾個上級機關或領導，可以用並報、抄報形式。有時為了使領導之間、部門之間相互了解各自對某一文件的看法、意見、態度可採用傳閱方式。

七、密級公文應分別標明“秘密”字樣，是否屬於秘密應由發文主管單位領導根據文件內容確定。

八、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。

九、文件頁面標准格式(附件1-1、1-2、1-3)。

第三條 行文規則

一、公司各部門之間未對有關問題協商一致時，一律不得各自向下行文。

二、公司各部門可以聯合行文。

三、公司所屬各部門不得越級請示。

四、請示的公文一般應一文一事。

第五條 起草公文要求。

一、起草必須使用辦公室統一的文件格式。

二、公文簽發涉及公司全局性重要文件由總經理簽批，辦公室下發。涉及某一方面工作的部門文件由主管領導簽發。如涉及其他部門，以公司級文件下發。

三、凡以“上(*)發”字型大小發出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點：是否需要行文，公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規定。各部門發出的公文由部門經理審核，報辦公室備案存檔。

四、公文用印應填寫用印登記，經相關領導簽批後，辦公室方可辦理。部門自行用印，應建立登記制度，辦公室將隨時不定期進行檢查。

五、傳遞秘密公文時，必須採取相應的保密 措施 ，確保文件安全。

第六條 收文處理程序。

一、公文的收發、傳閱登記制度由辦公室統一制定，並隨時抽查各部門執行情況(收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等)。

二、對需要催辦的文件，要建立嚴格的登記制度。承辦部門必須在規定的時間內將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發文部門復命。

三、公文辦理完畢，主辦部門應將公文處理情況和結果書面向主管領導回復。

四、各部門凡需由總經理以上領導簽批的公文，一律由辦公室呈報，其處理程序見“第六條 收文處理程序”。

第七條 公文立卷、銷毀。

一、與公司經營活動有關的上級機關來文，重要會議文件資料，經濟活動中的合同、協議、公司文件、部門文件等一切重要文件均應歸檔。

二、公司各相關單位應在當年三月三十日前，將上年度應當立卷歸檔的材料收集整理後，向辦公室集中移交。

三、辦公室收到各單位交來的歸檔文件、資料後，採取年度—組織機構—檔案內容的分類編目 方法 ，進行整理立卷。

四、沒有存檔價值和存查必要的公文，應由辦公室列出清單，徵求業務部門意見後，經辦公室主任批准即可銷毀。對於批准銷毀的文件，要指定專人(兩人以上)監銷，監銷人應在銷毀文件清冊上簽名。
公司文件管理規定範文3
1.目的：為適應公司全方位規范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規范化和制度化，特製定本制度。

2.適用范圍：本制度適用於公司所有文件的管理。

3.定義：公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

4.文件處理程序：公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到准確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。

4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。

4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發放文件必須在總裁辦備份存檔，並接受總裁辦的檢查與監督。

5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

5.1管理制度：適用於公司各部門的規范性程序的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。“條例”一般應用於系統性制度匯編;“制度”一般應用於某一方面職能的明確;“規定”應用於一項具體工作的明確;“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。

5.2工作通知：適用於轉發上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項;

5.3人事通知 適用於公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。

5.4 工作報告 適用於下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。

5.5會議紀要 適用於公司各級會議進行的記錄的文件。

5.6對外發函 適用於公司因某項事情對外部機構或個人發送的文件。

5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”;經會議討論通過並要求貫徹的事項，用“決議”。

5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。

5.9請示：向上級請求批示與批准，用“請示”。

5.10批復：答復請示事項用“批復”。

6.文件格式：

6.1公司所有文件採用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，採用數字形式; 6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。

6.3文件一般由標題、發文字型大小、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部分組成;

6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行;標題下方靠右為發文編號;發文編號與正文之間可空一行;正文中小標題可使用粗體;章節段落之間可空一行;文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行;有附件的文件，附件在文本正文後落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

6.5發文字型大小包括代號、年號、順序號;公司各類文件須統一編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。

6.5.1公司級發文 瑞普 總字【XXXX】XXX號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工 作文 件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發文 瑞普 人字【XXXX】XXX號

6.5.3總裁辦發文 瑞普 辦字【XXXX】XXX號

6.5.4財務部發文 瑞普 財字【XXXX】XXX號

6.5.5研發部發文 瑞普 研字【XXXX】XXX號

6.5.6質管部發文 瑞普 質字【XXXX】XXX號

6.5.7營銷中心發文 瑞普 銷字【XXXX】XXX號

6.6簽發人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發送、抄送、印製份數”等項目，1.5倍行距。“報送”為需要了解此文件的總監級以上領導，“主送”對象為該文件直接關繫到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對於版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。

6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。

6.9具體要求：

6.9.1文件標題應准確簡要概括文件的主要內容;

6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

例：一.

(一) 1、 (1) 2、 (1)„„

或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„

6.9.3文件最後一頁的頁腳橫線上方有主題詞;

6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式;

6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚;實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字准確、格式規范;

6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標准格式編輯。

7.收文：

7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》;

7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《文件閱辦單》提出處理意見後，簽收人應於接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件後即時報送。

7.3文書處理工作：

7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序;

7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。文件夾內設目錄便於查找。標題格式詳見附表;

8.發文：

8.1發文執行天津瑞普生物技術股份有限公司發文流程，發文程序如下： 公司內部發文：

擬稿人→核稿人：部門主管領導(經理、總監)審核→公司主管領導(總監、副總裁)核准→編號→列印→蓋章(簽字)→發文→備案 對外發文：

擬稿人→部門經理或總監、副總裁審核→總裁核准→編號→列印→蓋章(簽字)→發文→備案

9.附則：

9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦;

9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批准後下發;

9.3本制度自下發之日起生效。

9.4附相關支持性文件。

9.4.1文件頁面格式

9.4.2文件閱辦單

9.4.3公文擬稿紙

9.4.4標題格式

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『肆』 保密文件管理規定

為進一步加強保密工作，嚴格執行有關各項制度和規定，增強保密觀念，提高防範意識，需要制定相關管理制度。下面是保密文件管理條例，歡迎參閱。
保密文件管理規定1
隨著公司的發展與規范，企業秘密的重要性也越來越突出。為了更加有力地貫徹實施公司的保密制度，防止公司企業秘密的泄露和流失，特針對文件管理制定如下規定：

公司的保密文件是指與公司一切經營活動有關的，公司不允許向外發布和擴散的文件，包括但不限於各種文件、函件、文檔、 報告 、報表、紀要、目錄、清單、合同、協議、備忘錄等。

第一條密級劃分

保密文件根據其內容不同，劃分為絕密、機密、秘密、內部公開文件等四個級別：

1、“絕密”文件：是指包含公司最重要的機密，關系公司未來發展的前途命運，對公司根本利益有著決定性影響的保密文件;

2、“機密”文件：是指包含公司的重要秘密，其泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害的保密文件;

3、“秘密”文件：是指包含公司一般性秘密，其泄露會使公司的安全和利益受到損害的保密文件;

4、內部公開文件：是指僅在公司內部或在公司某一部門內部公開，向外擴散有可能對公司的利益造成損害的保密文件。

第二條密級確認

保密文件由擬制人根據文件密級不同，提交不同級別的領導進行密級確認，在確認之前不得將文件內容透露給與確認密級無關的人。

密級確認的具體許可權為：

1、絕密文件與機密文件由公司高層領導確認。

2、秘密文件由各部門或項目經理級領導確認。

3、內部公開文件由發文部門根據需要進行確認。

第三條密級標識

密級確認後，文件應當按其密級在其醒目位置加蓋或加印相應標識。

1、絕密文件應當在其文件每一頁的左上角加蓋“絕密”專用印章，其專用章戳由總裁保管。

2、機密文件應當在其文件每一頁的左上角加印“機密”字樣。

3、秘密文件應在其文件首頁的左上角列印“秘密”字樣。

4、內部公開文件應列印“內部文件”、“內部資料”等字樣。

第四條文件列印

1、絕密、機密文件：由專門人員列印。

2、秘密、內部文件：打字員打好後，應將磁碟文件定期刪除。公司將對刪除情況不定期檢查。列印人員不得私自拷貝秘密文件。

第五條分發

1、絕密、機密、秘密文件的分發應當有所記錄。絕密、機密、秘密文件必須發至收件人本人，並由收件人簽收。

2、內部公開文件可以按部門分發或在公司內部公告欄內張貼，也可以在公司內部計算機網路上發布。

3、絕密、機密文件嚴禁在計算機網路上發布、公開和傳送，秘密文件如需在網路上傳送，應得到相應領導的批准。

4、在對外合作中，如確需向合作方提供公司保密文件的，應當首先按其密級由相應領導書面批准，並在提供前與之簽訂保密協議。

第六條查閱、申請復制

1、查閱許可權：

查閱公司文件必須填寫檔案借閱審批單。

絕密文件、機密文件：公司總裁及其簽字批準的人員。

秘密文件：項目經理以上領導及其簽字批準的人員。

2、嚴禁復制絕密文件。申請復制文件必須填寫復印申請單，機密文件必須

交由總裁批准，秘密文件由部門或項目經理簽字批准。

第七條文件保管、存檔

1、絕密、機密文件由文件的簽收人和簽發人親自保管。秘密文件由收件人本人保管。內部公開文件一般由各部門負責人保管。

2、絕密、機密、秘密文件的查閱人和機密、秘密文件的復制應當在文件保管人處進行登記，以備核查。

3、如絕密、機密、秘密文件的保管人不慎將文件丟失，應立即向公司相應的領導匯報情況，盡快挽回影響。

1)公司絕密以及行政機密、秘密文件在在檔案室存檔;

第八條保密責任

1、絕密、機密、秘密文件的保管人不得擅自復制文件，不得讓無關人員接觸這些文件。

2、嚴禁未被授權的人員查閱、復制和摘抄絕密、機密、秘密文件。

3、員工在 離職 時不得攜帶公司的秘密、機密、秘密和內部公開文件。

4、如以上行為一旦發現，公司將嚴肅處理。情節嚴重者，公司將追究其民事和刑事責任。

第九條過期文件的銷毀

超過保存期限且經總經理以上級別鑒定審批的無價值的檔案，檔案管理人員應對保管的文件進行清理。並且制定銷毀清冊入檔保存。

第十條監督和檢查

各部門領導應當對本部門機密、秘密文件的保密情況進行有效監督，對違反管理規定的行為要及時指正，對嚴重違反者要立即上報。同時對本部門機要文件的控制情況有所記錄，並應根據最新記錄對各保密執行情況進行不定期檢查，對違反管理規定的情況要通報批評;對嚴重違反規定，可能或者已經造成重大損失的情況要立即匯報公司最高領導。

第十一條附則

1、本制度由遼寧緣泰集團石油化工有限公司負責解釋;

3、本制度自總經理簽字審批後予以執行;

總經理簽字：

年 月 日
保密文件管理規定2
一、目的：

為了更加有力地貫徹實施公司的保密制度，防止公司秘密的泄露和流失，特製定本規定

二、范圍：

公司的保密文件是指與公司一切經營活動有關的，不允許向外發布和擴散的文件，包括但不限於各種文件、函件、文檔、報告、報表、目錄、清單、合同、協議、記錄等。

三、密級劃分

保密文件分為機密文件、保密文件和內部公開文件：

1、“機密”文件：指泄露會使公司的安全及利益受到嚴重損害的保密文件;

2、“保密”文件：指關系公司未來發展，對公司根本利益有影響的保密文件;

3、內部公開文件：指在公司內部公開，向外擴散可能對公司的利益造成損害的文件。

四、密級確認

保密文件根據文件密級不同，由擬制人提交部門領導做密級確認。

密級確認的具體許可權：

1、機密文件：公司總經理確認。

2、保密文件：各部門經理確認。

3、內部公開文件：發文部門根據需要確認。

五、密級標識

1、機密文件應在其文件每一頁的左上角加印“機密”字樣。

2、保密文件應在其文件每一頁的左上角加印“保密”字樣。

3、內部公開文件應在其文件每一頁的左上角加印“受控”字樣。

六、列印和發放

1、機密文件、保密文件、內部公開文件需專人列印。

2、文件發放要有記錄。機密文件、保密文件須發至收文人本人並有簽收記錄。內部公開文件可按部門發放。

3、如確需對外提供保密文件的，應按密級由相關領導書面批准後，在提供前應先與需要方簽訂保密協議。

七、查閱、復制

1、查閱許可權：

查閱文件須填寫檔案借閱審批單。

機密文件：總經理簽字批准。

保密文件：部門經理簽字批准。

2、復制許可權：

復制文件須填寫復印申請單。

機密文件：總經理簽字批准。

保密文件：部門經理簽字批准。

八、保管、存檔

1、機密文件：文件的簽收人和簽發人保管。

2、保密文件：收件人保管。

3、內部公開文件：部門負責人保管。

4、機密、保密文件的查閱和復制應在文件保管處登記，以備核查。

5、機密、保密文件的保管人若將文件丟失，應及時向總經理匯報，挽回影響。

6、機密、保密文件須在存檔室存檔。

九、管理責任

1、保管人不得擅自復制機密、保密文件，不得讓無關人員接觸這些文件。

2、不得讓未被授權的人員查閱、復制、摘抄機密、保密文件。

3、員工在離職時不得攜帶公司的機密、保密和內部公開文件。

4、以上行為一旦發現，公司將嚴肅處理。情節嚴重者，公司將追究其民事和刑事責任。

十、文件的銷毀

過保存期限的經總經理審批的無價值的文件，保管人員應對這些文件進行清理。並制定銷毀清冊保存。

十一、監督和檢查

部門領導應對本部門機密、保密文件的保密情況進行監督，對違反規定的行為要及時糾正，並作好控制情況的相關記錄，公司對各部門保密執行情況進行不定期檢查，對違反規定的要通報批評;嚴重的要給予處分，造成重大損失的要承擔相應的法律責任。
保密文件管理規定3
隨著公司的發展與規范，企業秘密的重要性也越來越突出。為了更加有力地貫徹實施公司的保密制度，防止公司企業秘密的洩露和流失，特針對文件管理制定如下規定：

公司的保密文件是指與公司一切經營活動有關的，公司不允許向外發布和擴散的檔，包括但不限於各種檔、函件、文檔、報告、報表、紀要、目錄、清單、合同、協定、備忘錄等。

第一條密級劃分

保密檔根據其內容不同，劃分為機密、秘密、內部公開檔等三個級別：

1、機密文件：是指包含公司的重要秘密，其洩露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害 的保密檔案，包括以下幾類;

1.1 財務分析報告;

1.2 對高層管理者的考核報告;

1.3 對高層管理者工資分配方案及所屬文件;

1.4 涉及項目成本、利潤的報告或論證材料;

1.5 公司尚未實施或正在實施的經營戰略決策、公司項目技術的核心資料;

1.6 公司 其它 認為應列入機密范疇內的文件資料。

2、秘密文件：是指包含公司一般性秘密，其洩露會使公司的安全和利益受到損害的保密檔;

2.1 公司注冊及相關文件;

2.2 技術資料、爆炸圖、原理圖、新項目ID圖紙等重要圖紙;

2.3 立項報告、產品發進度分析報告;

2.4 含有價格信息的BOM，成本分析表等。

2.5涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書，以及與相關方簽訂合同、協議文

本;

2.6戰略合作夥伴的商業信息，如;對帳單、訂單及以盈利為目的的技術方案等;

2.7 公司在申請過程的尚未得到批復專利信息

2.8公司其它認為應列入秘密范疇內的文件材料。

3、內部公開文件：是指僅在公司內部或在公司某一部門內部公開，向外擴散有可能對公司的利益造成損害的受控文檔。

3.1 管理體系所涵蓋的授控文件及各種工作條例、 規章制度 ;

3.2 一般業務工作來往文件(不涉及機密、秘密的文件);

3.3 各類一般性的請示、通知、會議紀要、簡報、情況反映等;

3.4 行政管理工作的計劃、 總結 、報告;

3.5 一般性的月、季 工作計劃 與 總結報告 ;

3.6 有關幹部任免、調配、定級等的文件;

3.7 財產、物資、檔案等各類行政交接手續憑證。

第二條密級確認

保密檔由擬制人根據檔密級不同，提交不同級別的領導進行密級確認，在確認 之前不得將檔內容透露給與確認密級無關的人。

密級確認的具體許可權為：

1、機密檔由公司高層領導確認。

2、秘密檔由各部門或專案經理級領導確認。

3、內部公開檔由發文部門根據需要進行確認。

第三條密級標識

密級確認後，文件應當按其密級在其醒目位置加蓋或加印相應標識。

1、機密文件應根據文件類型，分別用不同檔案袋密封，封口處加蓋“機密文件章”

2、秘密文件應當在其文件每一頁的左上角加印“秘密”字樣。

4、內部公開文件行政類應加蓋 “內部資料”印章;受控文件由文控該“受控文件”印章

第四條檔列印

1、機密文件：由專門人員負責列印。

2、秘密：由起草人員排好版經確認OK後，應加密存檔。未經授不得隨便列印、拷貝或以其它形式擴散到第三方。

第五條分發

1、機密、秘密檔的分發應當有所記錄。機密、秘密檔必須發至收件人本人，並由收件人簽收。

2、內部公開檔可以按部門分發或在公司內部公告欄內張貼，也可以在公司內部電腦網路上發布。

3、絕密、機密檔嚴禁在電腦網路上發布、公開和傳送，秘密檔如需在網路上傳送，應得到相應領導的批准。

4、在對外合作中，如確需向合作方提供公司保密檔的，應當首先按其密級由相應領導書面批准，並在提供前與之簽訂保密協議。

第六條查閱、申請復制

1、查閱許可權：

查閱公司檔必須填寫檔案借閱審批單。

1.1 機密文件：公司總經理或其授權人簽字批准。

1.2 秘密文件：公司副總經理或項目經理以上領導簽字批准。

2、嚴禁復制機密檔。

2.1 申請復制檔必須填寫書面申請單，機密檔必須交由總經理批准，秘密檔由副總

經理或項目經理簽字批准。

第七條檔保管、存檔

1、機密檔由檔案的簽發人或授權人親自保管。秘密檔由收件人本人保管。內部公開檔一般由各部門負責人保管。

2、機密、秘密檔的查閱人和機密、秘密檔的復制應當在檔保管人處進行登記，以備核查。

3、如機密、秘密檔的保管人不慎將檔丟失，應立即向公司相應的領導匯報情況，盡快挽回影響。

第八條保密責任

1、機密、秘密檔的保管人不得擅自復制檔，不得讓無關人員接觸這些檔。

2、嚴禁未被授權的人員查閱、復制和摘抄機密、秘密文件。

3、員工在離職時不得攜帶公司的機密、秘密和內部公開文件。

4、如以上行為一旦發現，公司將嚴肅處理。情節嚴重者，公司將追究其民事和刑事 責任。

第九條過期檔的銷毀

1. 機密文件和秘密文件經權責人員確認無價值後，檔案管理人員應對保管的文件進行清理並用碎紙機粉碎銷毀。

2. 內部公開檔作廢，行政類不做統一處理，各部門自行負責處置;體系受控文件由文控統一回收處理。含有技術參數、生產工藝參數的文件及BOM直接用碎紙機粉碎銷毀。其它可做再生紙使用。

第十條監督和檢查

各部門領導應當對本部門機密、秘密檔的保密情況進行有效監督，對違反管理規定的行為要及時指正，對嚴重違反者要立即上報。同時對本部門機要檔的控制情況有所記錄，並應根據最新記錄對各保密執行情況進行不定期檢查，對違反管理規定的情況要通報批評;對嚴重違反規定，可能或者 已經造成重大損失的情況要立即匯報公司最高領導。

第十一條附則

1. 本規定自總經理簽字批准後立即生效行;

制定： 審核： 批准：

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