法院公文處理辦法

1. 公告與公報的區別

一、公文的基本知識
（一）公文的含義

公文，系公務文書的簡稱，是黨政機關、社會團體、企事業單位以及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務時經常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達黨和國家的方針政策、發布黨規政令、指導和商洽工作、請示和答復問題、報告情況、交流經驗的一種重要文字工具。公文是應用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。

公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13種行政公文和《中國共產黨機關公文處理條例》中規定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位等普遍使用的公文；所謂專用公文，是指在一定的業務范圍內，按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強的專業特點，如外交公文，法規公文，司法公文，經濟公文，公關公文，軍事公文，等等。

就法院來說，法院公文既包括專用的司法文書如裁判文書、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務文書如總結、匯報、發言、經驗交流材料、事跡材料、宣傳、調研、簡報類材料等等。可以說，范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。

公文、文件、文書，這是三個既密切聯系又有所區別的概念。公文、文件、文書，它們在內涵上是有交叉的，就是說，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書，但是，這樣的文字材料，在形式和內容上都是有嚴格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書才可以作為同義詞來交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書三者可以說是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領導機關根據自己的職責范圍而制發的、具有法定效力並設有特定版頭的公文；所謂文書，它是一切機關、團體、單位和個人，為傳遞信息、交流思想、聯系事務、商洽問題、記錄情況等而形成並使用的文字材料。稍加對比我們便不難發現，公文、文件、文書三者是一種包含與被包含的關系，具體地說，文件只是公文當中的一部分，而公文則又只是文書當中的一部分，文書除了公文之外，還包括私人文書。

狹義的公文與調研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經聽了關於調研和宣傳文章寫作方面的交流發言和講座，應該有了很深的印象。實踐中，有的同志寫得好調研文章或者宣傳文章，但不一定寫得好公文；同理，熟悉公文寫作的同志，也不一定擅長寫宣傳類文章，因為他們是幾種截然不同的文體。從公文的特點中，我們可以找到原因。

（二）公文的特點

1、明確的公務性。

2、鮮明的政治性。

3、極高的權威性。

4、作者的法定性。

5、較強的時效性。

6、體式的特定性。

7、文風的朴實性。

8、嚴格的程序性。

（三）公文的作用

1、領導和指導作用。

2、規范和約束作用。

3、宣傳和教育作用。

4、聯系和知照作用。

5、依據和憑證作用。

以上是公文的現實效用，還具有歷史效用，可以存史。

（四）公文的分類

1、按基本使用范圍分為：通用公文（法定公文、普通事務文書）和專用公文。

2、按行文的方向分為：上行文（請示、報告等）、下行文（決定、指示、批復等）、平行文（函等）以及通行文（意見、會議紀要等）。

3、按公文的內在屬性分為：規范性公文（規定、條例、章程、辦法、細則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導性公文（批示、意見等）、知照性公文（通知、通報、公報、簡報等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、報請性公文（請示、報告等）、記錄性公文（會議紀要、大事記等）。

4、按制發機關的性質分為：黨內公文、行政公文、群眾團體公文、聯合行文等。

5、按公文辦理的時間要求分為：特急公文、緊急公文、常規公文等。

6、按機密程度分為：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。

7、按公文的規范程度和約束力分為：規范性公文和非規范性公文。

8、按公文的載體分為：傳統紙質公文和電子公文。

（五）公文的文種及其適用范圍

中共中央辦公廳發布、自1996年5月3日起施行的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，全國黨的機關公文文體主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要等14個種類；國務院辦公廳發布、自2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定，國家行政機關公文文體主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13個種類。其中，決議、指示、公報、條例、規定為黨的機關公文專用，命令、公告、議案為行政機關公文專用。就法院系統來講，1996年最高人民法院發布了一個《人民法院公文處理辦法》，但2001年1月1日起新的《國家行政機關公文處理辦法》施行後，最高法院沒有及時修訂法院系統的「公文處理辦法」，只是要求按照國務院的新「辦法」執行；後來，最高法院出台了一個「修改稿」，但至今未正式下發實施，而最高法院的文件在一些細節上，並沒有完全按照國務院的新「辦法」執行，造成在一些細節規范上不知何去何從；同時，黨的機關公文仍按照老「條例」執行，使用16開紙等，法院對黨的機關的文件又要改用黨內公文格式，造成多軌並行，很不統一，很不方便。但總體來說，法院公文主要是按照新的《國家行政機關公文處理辦法》執行的，所使用的文種同行政機關公文文種。

1、命令（令）

命令（令）屬下行文。《國家行政機關公文處理辦法》指出：它「適用於依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員」。命令（令）的制發主體有著嚴格的限定，《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》規定，只有全國人大的常委會及委員長，國家主席，國務院及總理，國務院各部委及部長、主任，地方各級人民政府和各級人大，才有權力發布命令（令）。黨的領導機關可以和同級人民政府聯合發布命令（令），但需以行政公文的形式出現。就法院來說，命令（令）僅適用於授予司法警察警銜、獎勵有關人員。

2、決定

決定是黨政機關共有的一個公文文種，但就適用范圍而言，決定在行政機關比在黨的機關要廣泛得多。在黨的機關，決定「用於對重要事項做出決策和安排」，而在行政機關，決定則「適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項」。

3、公告

公告「適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項」。它一般以國家各級領導機關的名義發布，社會團體、企事業單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實上，公告的使用范圍非常廣泛，已經擴大化，如法院的開庭公告、公示公告等等。

4、通告

通告「適用於公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項」。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會，都是知照性的。但是二者也有明顯的區別，這種區別，一方面表現為制發的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機關、團體和單位都可以採用的；另一方面表現為涉及的內容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項或者法定事項，而通告涉及的則是各有關方面應當遵守或者周知的事項。

5、通知

通知「適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員」。通知與通告的功能相近，其最大的不同在於，通知有特定的受文者，通告則無；通知有專指的約束力，通告則僅有泛指的約束力；通知與機關的經常性工作密切相關，通告則與社會事務聯系密切，如此而已。

6、通報

通報「適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況」。公告與通告面向整個社會，具有較強的公眾性，通知與通報則主要是面向機關，具有較強的業務性。通知與通報的適用范圍有一定的重合，但也有各自專享的「領地」，不能做人為的取捨。

7、議案

議案「適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項」。議案有其獨具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來說，議案適用於人民法院依照法律程序向同級人民代表大會及其常務委員會提請審議事項，主要是法官職務任免。

8、報告

報告「適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問」。行政機關與黨的機關均使用報告這一文種，而且適用范圍也基本相同。

9、請示

請示「適用於向上級機關請求指示、批准」。請示與報告都屬於上行文，兩者的區別在於，報告只是客觀地將有關情況匯報給上級機關，無需上級機關答復，而請示則是將自己無權或無力處理的事項及相應的對策主張反映給上級機關，上級機關必須明確予以答復。

10、批復

批復「適用於答復下級機關的請示事項」。下級機關用請示向上級機關行文，上級機關即須以批復做出相應的答復。

11、意見

意見「適用於對重要問題提出見解和處理辦法」。意見過去沒有被《國家行政機關公文處理辦法》作為一個公文文種列出，因其形式相對靈活，適用范圍廣，可以有效補救行政機關其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足，故最新修訂、發布的《國家行政機關公文處理辦法》將其正式確定為一個機關公文文種。它屬於通行文，適用范圍非常廣泛。

12、函

函「適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批准和答復審批事項」。函的答復功能僅僅適用於不相隸屬的機關之間，這是它與批復的一點重要不同。

13、會議紀要

會議紀要「適用於記載、傳達會議情況和議定事項」。

黨的機關專用的公文文種有：

14、決議

決議被列為黨的機關14個法定公文文種的首位，可知它在黨的機關公文中居於突出重要的地位。《中國共產黨機關公文處理條例》指出：決議「用於經會議討論通過的重要決策事項」。這里有兩點需要注意：第一，從形式上說，決議必須是經會議討論通過的，就是說，只有拿到黨的會議上，提交與會者認真討論，並得到表決通過的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內容上說，決議必須是重要決策事項，就是說，一般的事項、非決策性事項不能採用決議這一公文文種。

15、指示

指示屬下行文，「用於對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求」。就是說，指示主要適用於布置工作而不是其他方面，並且布置工作也不是事無巨細樣樣說到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開展，還須由下級機關根據各自的實際情況自主決定，所以，指示的文末往往有「望結合實際情況，認真貫徹執行」之類的結束語。

16、公報

公報「用於公開發布重要決定或者重大事件」。相對於通報而言，公報的公開程度更高，而且涉及內容的重要性一般來說也更強。如國務院公報、最高法院公報等等。

17、條例

條例「用於黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度」，屬規范性公文。就是說，一方面，條例的制發有嚴格的資格限定，下級黨組織不可以制發條例，只有黨的中央組織才可以制發條例；另一方面，條例是關於黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度的具體化，是條文性法規，具有極大的權威性和約束力。

18、規定

規定「用於對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范」。規定與條例一樣，也屬規范性公文。兩者的不同之處在於，一方面，就制發的主體而言，規定並無條例那樣的嚴格限定，各級黨組織都可以制發規定；另一方面，就適用范圍而言，規定往往與特定的時期、特定的條件和背景，以及特定的問題相聯系，正因為如此，其時效性更強，而穩定性相對略差。其實，規定不僅用於黨的機關，在行政機關和其他機關應用也很廣泛，主要用來制定規章制度，但因為它不是行政公文文種，所以必須用通知的形式印發，而不能單獨成文印發。

（六）公文的行文規則

公文的行文規則，是關於公文制發的基本原則和基本方法的概括和總結。

1、行文原則。有2條值得注意：（1）「少而精」的原則。《中國共產黨機關公文處理條例》第11條明確規定：「行文應當確有需要，注重實效，少而精，可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。」《國家行政機關公文處理辦法》也有同樣規定。在具體聯絡協調工作中，也是提倡多人來人往，少文來文往。

（2）不以機關名義向領導個人報送公文原則。《國家行政機關公文處理辦法》第22條規定：「除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送『請示』、『意見』和『報告』」。《中國共產黨機關公文處理條例》也有相同規定。直接向領導同志個人報送公文，有損領導機關的權威，違背公文流轉辦理程序，從報送者角度看可以提高效率，但對領導機關而言，則損害了效率。就法院而言，領導同志批示、交辦的案件比較多，對於交辦案件，領導同志明確批示「望復」、「回告結果」等意思的，可以公文形式對領導同志個人報送，除此之外，一般不要向領導同志個人報送公文。

2、行文關系。分為領導與被領導關系、指導與被指導關系、互不統屬關系三類。

3、行文方式。根據制發機關劃分，可分為單獨行文和聯合行文；根據接收機關劃分，可分為縱向行文（逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文）和橫向行文。

4、具體要求。（1）恪守隸屬關系，一般不越級行文。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：「黨的機關的行文關系，根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。……不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。」《國家行政機關公文處理辦法》有相同規定。允許越級行文的情形：發生了嚴重緊急情況；直接上級機關的上級機關越級交辦某些事項，同時指令越級上報的；詢問只有直接上級機關的上級機關才能答復的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關沒有任何聯系的；數次向直接上級機關行文請求解決某項工作中急需解決的問題，但是直接上級機關長期不予解決，以致對工作或即將對工作產生嚴重的負面影響的；等等。

（2）明晰發文許可權，向適宜的對象行文。根據規定，黨委和政府可以向各自的上一級或下一級黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權後，可以向下一級黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設部門，一般不得向下一級黨委和政府正式行文；其行文對象，包括各自的上一級或下一級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設部門。不相隸屬的機關之間行文，適用「函」這一商洽性公文，不能採用指令性、指導性和規范性公文文種。法院公文的行文對象要求是一樣的。

（3）尊重機關職權，准確認定主送機關和抄送機關。簡單地說，誰是主管，那麼主送就是誰。公文的主送機關，一般只能是一個。《國家行政機關公文處理辦法》第21條規定：「請示」應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。第20條規定：向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。第23條規定：受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一級機關。《中國共產黨機關公文處理條例》規定相同。值得注意的是，有的同志對一些重要公文忽視抄送，導致法院的一些重要工作部署和動態不能及時被上級和地方有關機關了解和掌握，一定程度上影響了工作的效果。要准確確定抄送機關，需要全面把握公文內容和與之有工作聯系的有關機關，才能做到既不漏送，又不枉送。

（4）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

（5）需要聯合行文時，作者應是同級機關。《國家行政機關公文處理辦法》第16條規定：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當確有必要，應當明確主辦部門，應當嚴格控制聯合行文單位數量。

（6）關於「請示」的具體規定。「請示」應當一文一事；請示事項涉及其他機關職權范圍的問題時，應與有關機關協商一致，如未能達成一致，需在請示中寫明；請示問題應當提出明確的意見；請示一般只寫一個主送機關；請示不得抄送其下級機關；「報告」不得夾帶請示事項。

二、公文的格式規范

公文的格式，指的是公文的外觀形式，它既包括組成公文的各部分文字元號在載體（紙張等）上的排列和標識規則，也包括公文的用紙要求和印製規范，換言之，公文的格式就是公文的書面結構與公文的用紙和印製規范的總和，是對公文的文面要求。公文格式的特點具有較強的規范性。規范的公文格式有利於維護公文的嚴肅性，使公文的寫作規范化、標准化，不僅增加公文的美學效果，而且方便對其進行閱讀與傳遞、處理，提高工作效率。《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》分別以一章的篇幅對黨的機關和國家行政機關公文的格式做了規定，而由中國標准研究中心和國務院辦公廳秘書局共同起草、國家質監局發布、自2000年1月1日起正式實施的作為中華人民共和國國家標準的《國家行政機關公文格式》，更是前所未有的，最為全面、具體、細致、科學的公文格式標准。為規范公文的製作和處理，2005年開展「規范司法行為，促進司法公正」專項整改活動期間，中院參照《國家行政機關公文處理辦法》和最高法院有關規定，於9月7日制定了《宜昌市中級人民法院公文處理辦法》，編入《規章制度》一書，就公文的製作、處理進行了規范，作了比較詳細的規定。下面分別就公文的發布形式、書面格式、用紙格式和印裝格式加以介紹。

（一）公文的發布形式和適用范圍

就法院系統來說，以中院為例，主要有：

1、《宜昌市中級人民法院文件（宜市中法發）》，主要用於傳達貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發布重要的決定、通知等。

2、《宜昌市中級人民法院（宜市中法）》，主要用於人事任免、重要會議及其他事項的通知、批復、命令、議案、請示、報告、通報、函等。

3、《宜昌市中級人民法院辦公室文件（宜市中法辦）》，是中院文件的補充形式，主要適用於辦公室根據院領導授權、傳達或代本院發布某些事項，發布辦公室職權范圍內的事項。

4、《傳真電報（宜市中法明傳、密傳）》，用於中院和中院各部門通知召開會議、時效性較強事項、事務活動安排、處理突發事件的措施等。

5、以中院各部門名義制發的公文，一般使用中院信箋版頭。

（二）公文的書面格式

公文的書面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標識規則。《國家行政機關公文格式》將公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，並分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字型大小、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、抄送機關、印發機關和印發日期等7個要素。置於公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。

——眉首。眉首一般由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字型大小、簽發人、紅色反線等要素組成，實際上就是置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素。

1、公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。公文如需標識份數序號，用阿拉伯數字頂格標識在版心左上角第1行，採用紅色號碼機套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號可寫「001」，最後一份的序號可寫成「100」。標識份數序號，其主要作用是便利公文的登記、分發和檢查。

2、秘密等級和保密期限

秘密等級和保密期限是對涉及黨和國家秘密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時間內只限於特定范圍的人員知曉的。黨和國家機關的公文密級均為「絕密」、「機密」、「秘密」三個等級，其中「絕密」、「機密」兩個密級的公文應當標明份數序號。絕密是最重要的國家秘密，如果泄露出去會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。公文如需標識密級，用3號黑體字，頂格標識在版心有上角第1行，並且標識密級的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級和保密期限，則兩項同用3號黑體字，並且密級在前，保密期限置後，頂格標識在版心右上角第1行，密級和保密期限之間用「★」隔開。標注密級的同時應標注保密期限，保密期限一般分一年以內、一年及一年以上、長期和期限不作標注。期限不作標注的一般按保密期20年認定，如秘密★6個月、機密★3年、絕密★長期。

3、緊急程度

緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。黨的機關公文的緊急程度分為「特急」、「加急」兩種，國家行政機關公文的緊急程度分為「特急」、「急件」兩種。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，並且標識緊急程度的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級、保密期限和緊急程度，則密級和保密期限頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

4、發文機關標識

發文機關標識，《中國共產黨機關公文處理條例》稱之為「版頭」。發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱加「文件」組成，某些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱，不加「文件」字樣，比如「函」；「命令（令）」、「會議紀要」除標識發文機關全稱或規范化簡稱外，還應加上文種。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：版頭「由發文機關全稱或者規范化簡稱加文件二字或者加括弧標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部」。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣一般為25mm；上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。「函」的發文機關標識上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。「命令（令）」的發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為20mm。發文機關標識原則上應使用小標宋體字和紅色標識，字型大小以醒目美觀為原則由發文機關酌定，但一般應小於22mm×15mm。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，「文件」二字置於發文機關名稱右側，上下居中排列。即使是聯合行文機關較多，也必須保證公文首頁顯示正文。

5、發文字型大小

發文字型大小由發文機關代字、年份和序號組成。發文字型大小一般在發文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字標注並居中排布。「命令（令）」的發文字型大小標注在「命令（令）」的發文機關標識下邊緣空2行居中位置；「會議紀要」編號置於「會議紀要」標識之下、紅色反線之上正中間。聯合行文一般只標明主辦機關發文字型大小。機關代字應當反映發文機關或部門的性質。同一機關。部門的同一類公文的代字應當統一，不可有幾種寫法。機關代字一般可取機關名稱前一個或兩個字，但要注意與名稱相近的其他機關相區別。年份、序號用阿拉伯數字標識；年份應標全稱，用六角括弧「〔〕」括住；序號不編虛位（即1不編為001），不加「第」字。

6、簽發人

發文機關簽發簽批公文的領導人的姓名。上報的公文需標識簽發人姓名，簽發人姓名平行排列於發文字型大小右側。發文字型大小居左空1字，簽發人姓名居右空1字；「簽發人」用3號仿宋體字，「簽發人」後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如果是聯合行文，則有多個簽發人，這時，主辦機關簽發人姓名置於第一行，其他簽發人姓名從第二行起在主辦機關簽發人姓名之下，按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，並使發文字型大小與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與其距離為4mm。

7、紅色反線

紅色反線一般標印在發文字型大小之下4mm處，其長度與版心等寬（即156mm）。

——主體。主體一般由標題、主送機關、正文、附件、成文時間、印章、附註等要素組成。

1、標題

公文的標題是對公文內容的概括和對行文目的的揭示，因而應當准確扼要地反映公文的主要內容。公文標題中除法律、法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。書寫批轉、轉發、印發或貫徹上級機關發出的公文的標題，應將事由寫清楚，而不能只寫原文發文字型大小。下發行政法規、規章的公文標題用「發布」，下發隸屬機關的公文標題用「批轉」，下發上級、同?/ca>
參考資料：http://www.rztong.com.cn/newshtml/20071022/ns15343.shtml

2. 法院文書檔案如何按件整理

有目錄的，你問一下其他的同事吧。一般就按照時間和程序來。分大類，如訴訟進行的當事人提交的文書，有關程序，送達部分。還有，法院的內容資料。

3. 同級公文

同級公文又叫平行文，指公文向同級或不相隸屬的機關單位運行。函、通知等都可以平行。

公文行文規則
第一節 公文行文規則概述
寫作公文之前，就要確定行文規則。從現實的公文寫作及教學情況來看，行文規則往往是人們普遍遇到的一個重要問題。而學習和把握行文規則，則必須首先了解行文關系、行文方向和行文方式。
行文關系
行文關系是機關單位之間的組織關系在公文運行中的的體
現。這就必須首先弄清我國社會組織的機關單位。
我國依法成立的社會組織的管理機關可以分為三大類型：
（一）政權機關，包括：
1．立法機關體系：自全國人民代表大會及其常設機構、
省市人民代表大會及其常設機構（省級以上立法機關或經全國人民代表大會授權的市級立法機關才有立法權）至鄉鎮人民代表大會。
2．行政機關體系：依次是中央人民政府即國務院；省、市（四大直轄市）、區（各自治區和香港特別行政區）政府；市、地區、州（自治州）政府；市（縣級市）、區（市轄各區）、縣政府；鄉、鎮政府。
3．司法機關體系：自最高人民法院至鄉鎮司法機關。
其它政權機關有軍事機關體系、政協機關體系等。
（二）團體機關，包括：
中國共產黨機關體系，這一機關體系實質上是我國社會
的領導權力核心；
中國共產主義青年團機關體系；
全國工會機關體系；
全國婦女聯合會機關體系；
其他群眾性團體，如文聯、社會科學聯合會等等。
（三）實體機關，包括：事業單位機關，均由國家提供一定
的經費，如學校和研究機構等機關；企業單位機關。一般實體機關縱向級別較少。
各級機關都有自己所轄的若幹部門。在公文寫作中，一定要注意機關和部門的區別。每一社會組織都有管理機構即機關，在機關中又有不同的職能部門。如市政府，應理解為市政府機關，而商業局則應理解為市政府機關所轄的部門之一。同時，相對而言，機關首腦一般稱機關領導人，部門首腦一般稱部門負責人。還要注意，在機關之下有各級單位，這些基層單位又會有自己的機關。如市政府機關下設區縣及鄉鎮政府機關。又如總公司機關下設分公司機關。
我國社會組織機關及其部門、單位之間的組織關系和行文關系有以下四種：
一是上下級關系，即領導和被領導關系，這是直接垂直的關系，一般在上下一級之間。如國務院和省政府。機關或部門的上行文報告和請示都是面向上一級的機關或部門。而下行文如決定、通知、批復等都是面向下一級機關或部門。
二是隸屬關系，不論大小和級別，都在同一系列內。如某鄉政府就可以說隸屬國務院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是隸屬關系。在這一關系之下，上級常用普發性下行公文如命令、通知、意見、會議紀要等，下級也可越級使用上行文（在特殊情況下行文並且必須抄送上一級即直接上級機關部門）。
三是平級關系，是在一個系列中的同等級別的機關或者部門、單位之間的關系。其代表性文種是平行文函。有的通知也可以發揮平行性 。
四是非隸屬關系，指不是同一垂直系列不發生直接職能往來的機關及其部門、單位之間的關系，不論是相同級別還是不同級別，都要通過知照性行文如函進行協調，或聯合行文共同辦理。
行文方向
行文方向是以發文機關為立足點向不同機關運行的去向。大
致有四個：
上行，指公文向上級機關單位運行。行政公文的上行文有議案、報告和請示，但有的下行文如通知、通報等也可以在一定情況下上行。
下行，指公文向下級機關單位運行。下行的行政公文較多。
平行，指公文向同級或不相隸屬的機關單位運行。函、通知等都可以平行。
泛行，指公文可以同時上行、下行或平行，並向社會公布。行政公文中的公告和通告就屬此類。
行文方式
行文方式，指行文的方法和形式。
（一）從行文對象分
逐級行文：向直接的上級或者直接下級行文。
越級行文：越過自己的直接上級或下級行文。
多級行文：向直接上級並呈非直接上級或者向直接下
級並轉非直接下級的一次性行文。
普發行文：向所屬各機關及其部門、單位一次性行文，
主送機關使用泛稱。
通行行文：向隸屬機關和非隸屬機關以及社會群體一
次性泛向行文。
（二）從發文機關分
單獨行文。
聯合行文。
（三）從對象主次分
主送。
抄送。

第二節 行政公文行文規則

《國家行政機關公文處理辦法》第4章第13條至第23條規定了行政公文的行文規則。《中國共產黨機關公文處理條例》第4章第11條至第15條規定了黨務公文的行文規則。它們是我國所有公文行文的主要依據。以下主要依據《國家行政機關公文處理辦法》第4章第13條至第23條規定的11條規則歸納成為6個方面加以解說。
一、注重效用
《辦法》第13條規定：「行文應當確有必要，注重效用。」公文不能隨意發出，一定要講究實效，這才能保證發文機關的權威性。如果公務不大重要，不必用公文反映，那麼可以採取電話、談話等方式辦理。不要出現那種「當收發室簡單照抄照轉」和「一文多發」重復發文的問題。公文要少而精，否則就會出現效率低下的問題，以致於造成文牘主義，產生官僚主義。
二、行文根據
《辦法》第14條規定：「行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。」這是基本原則。國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》（以下簡稱《憲法》）所規定的。例如，《憲法》第89條規定了國務院的職權，主要有「根據憲法和法律，規定行政措施，制定行政法規，發布決定和命令」和「批准省、自治區、直轄市的區域劃分，批准自治州、縣、自治縣、市的建置和區域劃分」等。又如，《憲法》第107條規定縣級以上地方各級人民政府行使的職權是「縣級以上地方各級人民政府依照法律規定的許可權，管理本行政區域內的經濟、教育、科學、文化、衛生、體育事業、城鄉建設事業和財政、民政、公安、民族事務、司法行政、監察、計劃生育等行政工作，發布決定和命令，任免、培訓、考核和獎懲行政工作人員」。行政工作的依據是憲法和法律，公文運行當然更要照此辦理。
《憲法》確定中國共產黨是領導核心。為加強和改善黨的領導，在對社會和國家的管理上，實行黨政分開。反映在公文運行上，黨和政府的行文不能混淆，黨政可以聯合行文而不要互相行文。
三、部門行文
《辦法》第15條規定：「政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。」
其它社會組織以此類推，以機關及其部門和基層單位來表示。
（一）機關各部門在職權范圍內，可以互相行文，可以向下一級基層單位的有關業務部門行文。如市政府的商業局可以向農業局行文（主要以函的形式，有時以通知的形式），可以向區政府的商業局行文（多以下行文形式）。上下級業務部門之間，雖然沒有隸屬關系，但有業務指導關系。同樣，總公司機關的技術處可以向生產處行文（主要以函的形式，有時以通知的形式），可以向分公司的技術科行文（多以下行文形式）。
（二）機關各部門向下一級機關行文只能採用函的形式。上級機關的職能部門同下級機關是平級關系，有時向下級機關發函還要得到上級機關的授權，行文時要在正文的開頭說明授權的機關或領導人。
（三）部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。
部門行文還有以下規定。《辦法》第17條：「屬於部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當註明經政府同意。」第18條：「屬於主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。」
四、聯合行文
《辦法》第16條規定：「同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。」
這項規定強調了聯合行文的前提是同級。聯合行文的機關及部門、單位必須是平級的，還要經過協商並取得一致意見。這就一定要掌握各種社會組織的職權范圍和隸屬關系。如同一地區的黨委就不能和團委聯合行文，因為它們的關系是領導與被領導關系。
聯合行文在公務中常常是必要的：避免了各自分頭行文的不一致問題，增強了行文的權威性和約束力，減少了公文數量。如某省《關於黨政群機關工作人員參加成人教育有關問題的通知》，由省委組織部、省教委、省人事廳、省財政廳聯合下發。這是由於通知的內容涉及到組織、人事、教育及經費開支等方面。聯合行文，應將相對應的機關都列為主送機關，以便於共同處理。如上文的主送機關為「各地、市、州、縣委，各地區行政公署，各市、州、縣人民政府，省委各部委，省級國家機關各委辦廳局，各人民團體，各大專院校」。
聯合行文一定要協商一致的原則。《辦法》第19條規定：「部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。」對各部門都有關系的問題，如果沒有協商一致而各自向下行文，自行其是，就會在更大的范圍中出現更為嚴重的問題。因此，各部門必須在發文之前取得共識，主辦單位更要和其它單位主動協商。如果多次協商仍然存在分歧，而問題的解決又不允許再拖延下去，就請示上級協調或者直接處理。如擅自行文，上級有權責令糾正或撤銷。
五、抄送規則
《辦法》第20條規定：「向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。」重要行文，往往是在決定、通知和批復等文種中關於重要公務或者重大問題如撤換下級主要領導人、增設重要機構、審批大型項目、進行重要涉外活動的公文。對發文機關和下級機關來說，這就便於上級監督，避免出現重大差錯；對上級機關來說，這就便於了解和掌握情況，統一管理。
《辦法》第23條還規定：「受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。」這樣，便於協調工作，防止出現矛盾問題。如某市學校一件公務，既需要直接上級機關的審批，又需要經費支出，這就要將請示主送市教育局，抄送市財政局。而市教育局下發批復批准該項目給這個學校時，要抄送市財政局。
六、請示規則
《辦法》第21條規定：「『請示』應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其他機關。『報告』不得夾帶請示事項。」第22條又規定：「除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送『請示』、『意見』和『報告』。」
1. 一文一事。
古代就有一文一事的行文制度。一份請示寫一件公務，內容
簡單，便於上級批復。如果一文多事，就會出現可批可不批、全部批和部分批、快批和緩批的復雜情況。這就造成了批復的困難，甚至導致無法批復。
2.只寫一個主送機關。
一份請示寫一個主送機關，可以得到及時有效的批復。如果寫幾個，很可能出現沒有一個主送機關批復的情況，這是請示的失敗；也可能有兩個或兩個以上的主送機關都批復而意見不一致甚至矛盾的情況。因此，請示只能寫一個主送機關。需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。
不得抄送其下級機關。《辦法》第21條提出「需要同時
送其下級機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關」。我們的理解是，請示尤其不能抄送下級機關。請示事項都是發文機關無權解決的問題，只是意向，不具備行政約束力，上級在批復中可以批准也可以不批准。如果將其抄送下級，容易造成被動和混亂。
4.不直接送領導者個人。如果是領導個人直接交辦的事
項，在辦理過程中可以請示領導人。除此之外，請示不能直接送領導人。這是為了防止官僚主義的產生而制定的。
5.報告中不得夾帶請示事項。
按照《辦法》規定，上級對下級的報告不作批復。夾帶請示事項，只會造成公文處理的混亂。
以上歸納了請示的5項規則。作為行政公文中3個上行文之
一的請示，又是唯一向上級要求事項的文種，這就會有明晰周到的規定，便於下級遵守。
還要注意，在《辦法》第14條中有這樣的規定：「一般不得
越級請示和報告。」因特殊情況如發生重大緊急事項、被直接上級長期擱置而又必須盡快處理等必須越級時，應抄送被越過的直接上級機關。
此外，經批准在報刊上全文發表的行政法規和規章，應當視為正式公文依照執行。報刊上發表的法規都是面向社會通行的不涉密公文，經過上級的批准。下級社會組織應當視為正式公文貫徹執行。

行政公文格式

公文作為社會組織進行管理的書面工具，制訂統一嚴謹、莊重大方、清晰鮮明的格式，既體現了權力機關嚴肅莊重的精神面貌和嚴謹周密的工作作風，也便於公文的撰寫和處理，從而能夠提高管理工作效率，加速實現辦公自動化。

第一節 公文格式概述

公文格式是指公文各組成部分的寫作要求和標識規則，還包括用紙、裝訂和文字排列要求。
法定公文比起其它公文（運行時往往作為附件而需要行政公文負載）來，更加重視公文格式的統一規范。法定公文是由有關法規所規定的公文，包括行政公文、黨務公文等。行政公文，由國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》所規定。黨務公文，由《中國共產黨機關公文處理條例》所規定。此外，法定公文在格式上都還要按照《國家行政機關公文格式》來寫作，該文件為國務院辦公廳秘書局制定,國家質量技術監督局發布於1999年12月27日。
國務院《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第10條至第12條對公文格式作了具體明確的規定。參照其它規則，以下簡要介紹。
一、公文用紙、排版與印裝
（一）公文用紙幅面及版面尺寸：公文用紙一般採用國際標准A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際確定。
公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1 mm。
公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1 mm。
版心尺寸為：156mm×225 mm（不含頁碼）。
（二）排版規格、圖文顏色與印刷裝訂要求：公文文字從
左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以並用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫排版）。
正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
未作特殊說明，公文中的顏色均為黑色。公文在一般情況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其餘部分均為黑色。
製版要求版面干凈無底灰，字跡清晰無斷劃，尺寸標准，版心不斜，誤差不超過1 mm。
雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％、M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm－5 mm，無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固，後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1 mm，四角成900，無毛茬或缺損。
二、行政公文格式
《辦法》第3章規定：「公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字型大小、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。」公文格式簡圖如下：
......................

置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
之所以這樣劃分，是為了敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有其相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定。掌握了眉首所含各要素位置，就可以設計文件的「紅頭」部分。
主體的特點是位置經常變動，依公文內容的長短而定。由於公文實質性的內容均在此部分，所以稱之為「主體」。
版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。由於按規定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位於哪一面的問題；如果公文有附件，版記還有一個放在正文後還是放在附件之後的問題。因此，版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。

眉首寫作

眉首，包括公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字型大小、簽發人等要素。發文字型大小之下4MM處印一條紅色反線與主體隔開。
一、公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如份號「0288」，即表示此份具體文件是該文印發的第288號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。編制份數序號至少應不少於兩位，即「1」編為「01」。
使用份數序號主要是有密級的公文。其作用是便於機密文件的分發和回收，有利於提高受文機關和閱讀者的保密責任感。一旦出了問題，也便於追查，明確責任歸屬。如發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號。發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發文機關在發文和收文機關在收文時，都要登記份數序號。
二、秘密等級和保密期限
秘密等級就是公文內容涉密程度的等級。涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。我國《保密法》將秘密等級分為：絕密、機密、秘密三級。應根據公文內容恰當劃分密級，不能過寬或過嚴。「絕密」是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；「機密」是國家的秘密，泄露會使國家安全和利益受到嚴重損害；「秘密」是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。
如需標識秘密等級，用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標識秘密等級和保密期限用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用★號隔開。如「絕密★1年」。
三、緊急程度
緊急程度，是指送達和辦理公文的時限要求。目的是保證公文處理的時效性。緊急公文應當根據緊急程度分別標明「特急」、「急件」，其中電報應標「特提」、「特急」、「加急」、「平急」。
標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
四、發文機關標識
發文機關標識，由發文機關全稱或規范化簡稱後加「文件」組成。如「廣東省人民政府文件」、「廣州市公安局文件」；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。一般來說，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加「文件」兩字。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，「文件」2字置於發文機關名稱的右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。可將發文機關字型大小縮小，行距縮小。
發文機關標識位置有兩種。第1種用於平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm（即留出天頭62mm）,也就是留出25mm（約2行）位置用於標識上述的份數序號、密級和緊急程度。即使不需要標識這3項要素，也要留出這段空白。第二種僅限於上行文，即對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心為80mm，即要留出55mm的空白供上級機關批示文件用，也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭117mm。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字型大小由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等於或大於22mm×15mm。現行「國務院文件」的字型大小即是22mm╳15mm。
五、發文字型大小
發文字型大小由發文機關代字、年份和序號組成。其位置在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，不要把「2019」簡化為「19」，用六角括弧「〔 〕」括入，不要用方括弧「[ ]」或半圓括弧「（ ）」。序號是發文的流水號，一般都按文件的形式統一編，即是哪一個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。序號不編虛位（即1不編為01或001），不加「第」字。如「穗府〔2001〕12號」，表示廣州市人民政府在2001年度內的第12號文。「粵府辦〔2001〕2號」表示廣東省人民政府辦公廳在2001年度內發的第2號文。
發文字型大小中的機關代字，要由一定范圍內的領導機關，對自己直屬機關的單位代字統一編定，以免重復、混亂。編好後要保持穩定。機關代字一般由2個層次組成。第1層次是發文機關代字，第2層次是發文機關主辦文件的部門的代字，如鐵道部文件的機關代字有「鐵辦」、「鐵財」等，「鐵」代鐵道部，「辦」、「財」代主辦這鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。的有機關代字還包含其他的層次，如國務院發文的機關代字有「國發」、「國函」，「國」代國務院，而「發」和「函」則代「國務院文件」和「國務院函」這兩種發文形式。有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有其所代的層次，但盡量以簡化為好。
行政機關之間聯合行文的發文字型大小，只標主辦機關的發文字型大小。與其他機關聯合行文，原則上應使用排列在前的機關的發文字型大小，也可以協商確定，但只能標注一個機關的發文字型大小。發文字型大小的作用是便於分類歸檔，查找及引用。
發文字型大小的位置在發文機關標識下空2行，發文字型大小之下4MM印一條與版心同寬的紅色反線（實際掌握發文字型大小隻要不貼紅色反線即可）。發文字型大小應居中排列。
六、簽發人
上行文應當註明簽發人、會簽人姓名。簽發人姓名平行排列於發文字型大小右側。這時，發文字型大小不要居中。發文字型大小居左空1字，簽發人居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如果有多個簽發人，或者有的文件按規定，還需要標注會簽人，那麼，發文字型大小應始終放在紅色反線之上的最後一行，文件主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位置；其他簽發人或會簽人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列，最後的簽發人或會簽人要與發文字型大小同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發文字型大小居左空1字和簽發人姓名居右空1字的要求不變。發文字型大小和最後一個簽發人與紅色反線仍保持4mm的距離。

第三節 主體寫作

主體部分由標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件組成。主體在紅色反線之下。
一、標題
按《辦法》第10條第6項規定：「公文標題應當准確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。」這就是說公文標題一般由發文機關、事由（即主要內容或發文目的）、文種三部分構成，如《廣州市人民政府關於整治東風路的通告》就由三部分構成。這標題明確告訴讀者，由廣州市人民政府發文，發文的目的是整治東風路。發文機關、事由、文種3項齊全的，我們稱完全式標題。有時可根據實際情況省略其中1項或2項，如《關於召開全省社會主義精神文明建設工作會議的通知》，《中華人民共和國國務院令》和《通告》。這里第1例省略了發文機關；第2例省略了事由；第3例省略發文機關和事由。這類標題我們稱之為省略式標題。要注意13種行政公文中大多數標題可省略其中1項或2項，但「議案」、「決定」的標題不能省略。
擬寫公文標題，一要選准文種，要根據各種文種適用范圍、發文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系選擇適於表達公文內容的文種，這也是公文規范的要求。二要准確表述事由。即事由和公文內容要一致，如不一致就是題文不對，這會使讀者產生困惑，因此影響公務辦理。三是文字要簡明。標題文字不要太長，太長了不醒目。文字應簡約而明晰，簡而不明也是不可取的。如《關於召開治理三亂工作會議的通知》假如不適當地省略了「治理」2字，就會變成一則錯誤的標題。
公文標題應在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
公文標題通常是「一字式排列」（如例1）。復雜的長標題，要在保持標題詞語結構完整的原則下，採用兩行（如例2、例3）或多行的排布方式（如例4）。
例1．廣州市人民政府關於全市安全生產大檢查的通知
例2． ××局關於開展打擊
嚴重犯罪活動的請示
例3． 審計署關於加強
內部審計工作的報告
例4． 轉發省對口支援三峽庫區工作
領導小組辦公室關於對口支援三峽
庫區近期工作方案的通知
二、主送機關
主送機關，指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。位置在標

4. 大家好，我碰到官司了，接到法院文書，現在該怎麼辦才好

找不到被告家庭地址，不影響案件的訴訟受理和審判，原告可申請法院啟動程序送達程序，對原告已知的被告任一地址發送公文，若原告在限期內沒有到庭應訴，法院通過調查取證的程序後，可做缺席判決。若涉及到經濟糾紛，可申請財產保全，只要對方帳戶有錢，就可以強制執行。在訴訟過程中，一些案件（尤其是民商案件）由於無法找到被告而予擱淺，導致長期無法結案，原告方的損失無法得到及時的補償，甚至進一步擴大損失。這就要求作為當事人的原告方起訴時必須盡可能的提供被告詳細准確的情況，包括准確地址、聯系方式、基本情況等，以便法院將訴狀及時送達並通知起到庭應訴。就此，最高人民法院於今年10月9日發布公告，對各級法院在受理民事案件中被告地址不明，無法送達的情況作出明確批復。全文如下：最高人民法院公告《最高人民法院關於依據原告起訴時提供的被告住址無法送達應如何處理問題的批復》已於2004年10月9日由最高人民法院審判委員會第1328次會議通過。現予公布，自2004年12月2日起施行。司法解釋最高人民法院關於依據原告起訴時提供的被告住址無法送達應如何處理問題的批復(2004年10月9日最高人民法院審判委員會第1328次會議通過)法釋〔2004〕17號近來，一些高級人民法院就人民法院依據民事案件的原告起訴時提供的被告住址無法送達應如何處理問題請示我院。為了正確適用法律，保障當事人行使訴訟權利，根據《中華人民共和國民事訴訟法》的有關規定，批復如下：人民法院依據原告起訴時所提供的被告住址無法直接送達或者留置送達，應當要求原告補充材料。原告因客觀原因不能補充或者依據原告補充的材料仍不能確定被告住址的，人民法院應當依法向被告公告送達訴訟文書。人民法院不得僅以原告不能提供真實、准確的被告住址為由裁定駁回起訴或者裁定終結訴訟。因有關部門不準許當事人自行查詢其他當事人的住址信息，原告向人民法院申請查詢的，人民法院應當依原告的申請予以查詢。可見，原告在起訴過程中提供詳細准確的被告資料對於法院及時送達，通知應訴具有重要作用。但是如果原告提供的信息不確切，人民法院不得僅以原告不能提供真實、准確的被告住址為由裁定駁回起訴或者裁定終結訴訟。而需要通過其他方式（如公告送達等）予以送達，同時如果原告因客觀情況無法提供被告信息的，法院可依申請予以查詢。這樣就充分保障了原告的利益，避免被告逃避責任。

5. 法院常用公文

公文種類

批 示

批示是上級領導機關用於轉發或批轉下級機關的工作報告、建議時所使用的應用文體。批示與批復不能混用。批示雖具批復作用，但其發送對象較廣泛，一般要帶附件。通常由標題、稱呼、正文、署名與日期等部分組成。標題有的帶「批示」，有的不帶。正文首先引敘來的請示事項，作為批示的依據。然後針對來文提出下級機關應當如何貫徹執行的方法和措施。

各級黨政機關的負責同志對於各種文件、報告、情況反映等提出自己的意見、要求，通常也稱為「批示」，也作為要求各有關部門和下級機關貫徹執行的依據。但這類「批示」不是一個文種，也沒有格式要求，應用時比較靈活。

議 案

一、概說

是指國家大會代表，大會常務委員會向本屆大會提出，並請求大會予以審議的文書。

議案一般涉及重大問題，具有建議性、可行性特點。《憲法》第72條規定：「全國人民代表和全國人民代表大會常務委員會組成人員，有權依照法律規定的程序分別提出屬於全國人民代表大會和全國人民代表大會常務委員會職權范圍內的議案」。

二、寫法

全文由標題、主送機關、正文、落款組成。正文包括提出議案的案由、案據和方案三部分。議案撰寫要目的明確，理由充分，文字簡潔，忌用命令口氣。

議案與建議的區別：議案涉及重大問題並且有一定的呈文程序，建議適用范圍較廣，事無巨細，均可提出建議。
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通 告

一、概說

通告是屬於周知性的文種之一，是在一定的范圍內，對人民群眾、機關團體公布應當遵守和周知的事項的文件。通告與布告、公告都同屬於周知性公文，但它們之間相比還有其特點。通告所宣告的事項多屬於專業性或業務性的，多涉及公安、交通、金融方面，而布告內容廣泛得多，涉及面較廣；公告為重大事項的發布。通告適用的范圍，不僅僅限於上級對下級，不相隸屬的單位也可使用。它有具體范圍和時限性。通告發布的形式較多，可登報，可廣播，可張貼。布告以張貼為主，公告多廣播、登報。

二、種類

通告從內容上分類，一類為全國范圍內的重大法規性通告，如《中華人民共和國公安部通告》；一類為針對某一項工作或專門問題發布的通告。從通告的效用上分，又可分為制約性通告和周知性通告。前者屬於在一定范圍內，為保證某一項工作的開展與某項活動的進行，而發布的規定性措施。
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指 示

—、概說

（一）指示的含義及特點。

指示，是上級領導機關根據憲法、法律、法令以及有關決定、命令等，對下級機關部署工作，闡明工作活動的指導原則，提出基本要求，指出方法步驟的指導性下行公文。指示同命令、指令的不同之處是：命令、指令一般由國家行政領導機關或領導人發布。指示，黨的領導機關和領導人亦可使用；命令、指令一經發布，即產生法律效力，必須堅決執行，沒有變通餘地。而指示，下級可根據本部門的實際情況靈活掌握，不象命令那樣嚴格。

指示，一般可分為兩種：一種是針對普遍性、全局性的問題，向下級發布指示，闡明指導原則、目的、要求和方法步驟；另一種是針對某項工作、局部性的問題，向下級機關布置任務，說明意義，提出辦法。指示是指導性的公文，其特點主要有：

1．內容具有原則性。

指示布置工作任務，闡明工作活動的指導原則，不像通知那樣對工作作具體、詳盡的安排。受文單位可按指示精神，結合本地區、本單位實際，加以貫徹落實，指示的內容都是原則性的。

2．作用具有指導性。

指示是針對全局或局部的重要工作而發，其中有些問題按以往的政策措施不能解決或解決得不好。上級機關為了統一認識，統一行動，以期取得好的效果，便在指示中提出切實可行的政策措施和工作原則。指示不僅體現上級機關的意圖，還明顯地體現其政策性和指導性。

3．發文機關級別較高。

理論上說，凡有下級機關的機關，都可發指示。但實際上，基層單位一般不用，市以上的機關才用得較多。這一點，同內容有關，高級領導機關居高臨下，才能較好地提出指導原則問題。另外，指示的特點和適用范圍決定了指示的嚴肅性，切忌濫發，既不能對任何問題都發指示，也不能對任何機關和個人都發指示。除了高中級黨政機關及其主要領導人外，縣以下的基層機關及其領導人，不宜直接發指示。一般情況下，縣以下的機關向下級機關布置日常具體工作，多用「通知」行文。 （二）適用范圍和類型。

1．全局性指示。

為解決當前工作中一些全局性、普遍性問題而發的指示，叫全局性指示。

2．局部性指示。

針對當前工作中具有重要意義的局部問題而發的指示，叫局部性指示。

二、寫法

指示不論是全局性的，還是局部性的，都是由標題、發文字型大小、正文和發文日期等部分組成。

（一）標題。

指示的標題，多用全稱（完整式），即發文機關、事由和文種三要素都俱全的標題。發文緊迫的指示，其標題可在文種前加「緊急」字樣。指示的標題如果省略了發文機關和文種，應該在題解中加以必要的說明。

（二）正文。

指示的內容如果比較簡單，正文可以是一段到底。有的指示涉及的內容較多，篇幅較長，結構上就要適當安排。這種指示的正文，一般分指示依據、指示事項和執行要求等三個部分。

指 令

一、指令的定義和適用范圍
指令是專門發布經濟、科研等方面的指示性和規定性相結合的措施和要求的下行公文。1987年《國家行政機關公文處理辦法》指出：「發布指示性和規定性相結合的措施或要求時用『指令』。」

指令的特點和命令大致相同，它本身也具有強制性和權威性，要求受文單位必須執行。國家為了統一措施，制定一致性的要求，對於經濟、科研、事業、企業、社會的各方面往往用指令性文件加以統制，表現了行政管理的強制性。它是國務院及各地各級政府經常使用的文件之一，非國家行政權力機關無權使用。

二、指令的寫法和要求

指令多用於經濟、科研、技術方面的文件，因此它的專業性很強，多使用一定的專業性術語和某些專業的理論知識。指令的起草多數由專業部門撰擬，貫徹主管部門的要求與管理精神，再由它的上級單位核稿，並以上級機關的名義發布，實行對該行業與全局的管理。

指令一般由兩部分組成。第一部分寫明發指令的緣由，要簡單明了，富有概括性和切中時弊。第二部分是指令的內容，要分條履述，寫明具體措施。

命 令

—、概說

命令（令）是國家權力機關、行政機關、軍事機關及其負責人頒布的，是具有強制執行性質的領導性、指揮性的下行公文。從詞義上看，是「使人為事」的意思。「命」還有「嚴肅」的含義，「令」有「告誡」的含義。命令是我國最古老的公文文種之一。三國時候曹操為了完成其統一中國的大業，千方百計廣招人才，先後頒布了《求賢令》、《舉士令》和《求逸才令》等。在我國古代，命令有稱作「誓」、「誥」、「制」、「政」、「策」等的。

（一）含義。

命令（令）是「依照有關法律規定發布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定」時所使用的公文。

（二）特點。

命令（令）與別的公文相比較，具有以下幾個特點。

1．內容重要。

命令（令）所涉及的事項，有的是發布行政法規和規章，有的是宣布施行重大強制性行政措施，這些都是重要的內容。運用命令來獎懲有關人員，往往也是在全國或某一地區影響較大的。如果是一般性的表彰先進或批評錯誤，就不用命令而用通報等別的公文文種。

2．權威性強。

根據《中華人民共和國憲法》的規定，只有中華人民共和國主席、國務院總理、國務院各部部長、各委員會主任以及縣以上各級地方人民政府才可以依據法律規定的許可權發布命令，其他任何單位和個人均不得發布命令。在實際工作中，各級地方政府都很少使用命令這一文種，國家高級領導機關和主要領導人才較多使用。因此，命令具有很強的權威性，命令一旦發布，別的單位或個人都不得修改或歪曲，如果別的公文的內容與命令的有關精神相抵觸的，也一律以命令的為准。

3．強制性大。

命令具有明顯的強制性，上級機關發布了命令，下級機關不管是否同意，不管有什麼困難或問題，都必須堅決地無條件地執行。令出必行，違反命令或抗拒執行命令，就要受到懲罰，在所有國家機關行政公文中，命令是最具有強制性的。

二、分類和寫法

命令的主要種類有：發布令、行政令、嘉獎令、撤銷令、懲戒令等。

（一）發布令。

發布令就是用於發布行政法規和規章的文件。由令文及附件組成。附件即應公布的法規或制度、規章。

發布令的寫作：

1．標題。

發布令的標題有兩種：一是由發令機關領導人職務加上文種（令）；二是發令機關加上文種（令）。常見的如《中華人民共和國主席令》、《中華人民共和國國務院令》。

2．發文字型大小。

發布令的發文字型大小往往採用流水號，即該屆政府的主席或總理在任期間所發的命令（令）的順序號。也有用一般文號的。

3．正文。

發布令的正文一般包括幾個內容：一是發布的對象，即發布的是哪一個行政法規或規章；二是發布的依據，即由哪一級組織或哪一次會議在什麼時候通過了本法規或規章；三是執行要求，即由什麼時候起施行本法規或規章。

決 定

—、概說

（一）含義及特點。

決定是各級黨政機關普遍使用的一種下行公文。它適用於對重要事項和重大行動做出安排。這里的重要事項，是指帶有全局性或具有重大意義和影響的事項，重大行動是指對社會產生巨大影響的行動。當然，重要事項和重大行動是相對而言的，並不是事事都是黨和國家的重大方針政策。各級黨政機關、企事業單位經常使用決定，比如一些表彰、處分、機構編制、人事安排等事項都可用決定行文。

由於決定的內容是「對重要事項或重大行動做出安排」，所以決定具有如下兩方面的特點：

一是制約性：因為決定比較集中地體現發文機關對重要事項或重大行動的指揮和處置意圖，要求下級機關無條件執行，決定的制約性和強制性雖然沒有命令那麼嚴格，但比其他公文都要強，有些決定還有法規作用，在某些方面，決定往往是法規的延伸和補充，具有較大的強制性和行政約束力。

二是指揮性和指導性：因為決定是對重要事項或重大行動做出安排，這對下級機關就有指揮性和指導性。

（二）適用范圍（類型）。

決定的適用范圍相當廣泛，按其內容和作用劃分，大體可分為下面三類：

1．對某項工作或重大行動作出安排的決定。如《國務院關於嚴肅稅收法紀加強稅收工作的決定》，《中共中央關於嚴厲打擊刑事犯罪活動的決定》

2．對某一重大問題作出處理的決定。

3．對設置機構、任免人員、召開會議或表彰、處分等重要事項作出的決定。

二、寫法

決定一般由標題、正文、發文機關、發文日期等部分組成。

（一）標題。

決定的標題要求寫明發文機關、事由、文種，這三部分一般不能隨意省略。

標題下一行，有一題注，標明通過或發市時間。

（二）正文。

由於決定的類型不同，其正文的內容側重點就有不同，寫法也有不同。

對某項工作或重大行動作出安排的決定正文的寫法：

這種決定具有很強的規定性和指揮效能，既要提出工作任務或重大行動，又要闡述完成工作任務或重大行動的政策規定、方法措施等，內容豐富，行文較復雜。正文通常由決定原由和決定事項兩部分構成。

決定原由是指對某項工作或重大行動作出安排的依據。行文要求簡明扼要，依據要恰當充分，令人信服。

決定事項是全文的主體內容，主要包括開展工作的有關政策原則、執行的事項及有關規定要求等。涉及材料較多的，一般採用分條式或分題式表述，行文要眉目清楚，用語要確切明了，易於有關人員把握和執行。

三、寫作注意事項

（一）不能濫用決定行文。

決定的內容要與「決定」文種相符，不能濫發決定。有些單位以為用決定才能引起注意，把該用「通知」行文的內容，用「決定」行文。這種濫用決定的情況應當盡量避免。

（二）決定原由要充分、准確、合理。

決定的原由是決定事項的依據、理由。要注意交待清楚，做到既簡明扼要，以要有理有據，令人信服。

（三）決定事項要具體、明確、清楚。

決定事項是決定的主要內容，有關機關據此貫徹執行。因此，決定事項要求具體，明確，明明白白地講清應當如何貫徹執行。內容比較復雜的決定，事項部分要分條列項表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在後面。結構要合理，層次要分明，內容要合乎邏輯。

（四）標題要完整、時間標注要准確。

決定的標題，一般應寫明發文機關、事由、文種，而且要規范、准確，特別是事由要能准確概括決定的主要內容。決定的時間標注要注意兩個問題：一是成文時間要以會議通過的日期或領導人簽發日期為准。二是決定的時間一般要標注在標題下方，可用小括弧括起來。

四、與其它文種的區別

（一）決定與決議的區別：決定和決議都能反映重大的事件或重要的問題，都具有較強的法規性，但兩者又有區別：

1.形成的方式不同。

決議必須是某一級領導機關或組織法定的正式會議表決通過，才能形成文件，並以會議名義發布。決定則不同，它既可以經某種會議討論通過，以機關的名義下發，也可以由某一級領導機關直接制定並發布。

2.行文用語不同。

決議的行文中常用「會議認為」、「會議指出」、「會議號召」等慣用語領起下文。決定的原由和事項兩部分之間常用「為此，特作如下決定」之類的慣用語過渡。

（二）決定與通知、指示的區別：一般事關全局、政策性強，任務艱巨、執行時間長的重大工作，才適宜使用「決定」這一文種。它的使用范圍較「通知」要窄一些。指示雖也是指導性的文件，但它是針對某一時期全面的、原則性問題，且偏重於步驟、方法和原則的指導。在使用時要加以區分。
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公告

—、概說

公告是用於向國內外宣布重要事項或者法定事項的公文。

公告主要有兩種，一是宣布重要事項，如最近我國將在東海進行地對地導彈發射訓練；二是宣布法定事項，如宣布某項法規或規章，宣布國家領導人選舉結果。

有一類公告是屬於專業性的或向特定對象發布的，如經濟上的招標公告，按國家專利法規定公布申請專利的公告，屬專業性公告；也有按國家民事訴訟法規定，法院遞交訴訟文書無法送本人或代收人時，可以發布公告間接送達，是向特定對象發布的，這些都不屬行政機關公文。

行政機關公文中的公告，具有如下特點：

一是內容重要。

公告宣布的內容是重要事項或法定事項。如公布憲法，宣布我國將向太平洋發射運載火箭試驗。專業性公告不具有這種特點。

二是對象廣泛。

一般公文發送對象都是特定的地區、單位或個人，而公告的對象則是國內外，有時甚至通過新華社用登報、廣播的形式向全國、全世界發布。

三是制發機關級別高。

公告一般是由較高級別的國家領導機關，或者授權新華社制發的。基層單位不能濫用公告。報紙上常見到××單位遷移地址，××公司聘請×××為法律顧問，也用「公告」，都是濫用「公告」。

二、寫法

公告是一種嚴肅莊重的公文，它內容單一，篇幅較短，或篇段合一，或分條列點，表達直截了當，語言簡潔明快。

（一）標題。

公告標題有三種：一是完全式標題，包括發文機關、事由和文種；二是省去事由，只寫發文機關和文種；有的只有文種，如《公告》。標題之下，有時可依公告單獨編號。

（二）正文。

公告的正文一般由依據、事項和結語組成。

開頭要簡明扼要地寫出公告的依據，有時也可以不寫。

告知性公告，事項簡單，用篇段合一寫出。規定性公告，事項較多，可分條列點寫出。

公告的結尾一般用「現予公告」、「特此公告」作結語，也可以提出要求作結尾。也可不寫結語。

（三）落款和日期。

公告日期有的注在標題下方，也可注在正文末尾落款處。重要的公告落款處除註明發文機關和日期外，還標明發布地點。

三、使用要求

目前，公告的使用比較混亂，主要有兩種情況：一是把公告當作「啟事」、「聲明」、「廣告」用，望文生義，以為「公告」就是公開告知有關事項，如聲明某業務與本單位無關，揭露有人冒充某報記者行騙，也用「公告」；二是「公告」代行「通告」，凡公布性事項，事無巨細都用「公告」，甚至街道告知居民領取物價補貼也用「公告」。使用公告必須以「公告適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項」的有關規定來衡量，避免公告濫用。

通 知

通知是知照性公文，是上級機關用來批轉下級機關的公文、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，發布規章，向下級機關和有關單位傳達需要周知或者共同執行的事項，以及用來任免和聘用幹部的。

通知的特點：

1、知照性。通知的主要功能在於知照。
2、廣泛性。通知的廣泛性表現在多方面。
3、時效性。通知有一定的時效要求。

通知的分類：

根據內容的不同，通知大體可以分為五類：
1、批轉、轉發、頒發性通知。
2、指示性通知。
3、事務性通知。
4、會議通知。
5、任免通知。

� 批 復

一、批復的概念

批復是用於答復下級機關請示事項的回復性公文。其製作和應用一般以下級的「請示」為條件。當下級機關的工作涉及到方針、政策等方面的重大問題，報請上級機關審核批准時；當下級機關在工作中遇到新情況、新問題，無章可循，報請上級機關給予明確指示時；當下級機關遇到無法解決的具體困難，報請上級機關給予指導幫助時；當下級機關對現行方針政策、法規等有疑問，報請上級機關予以解答說明時；以及當下級機關因重大問題有意見分歧，報請上級機關裁決時，上級機關都應該用「批復」予以答復。除此之外，有時「批復」還被用來授權政府職能部門發布或修改行政法規和規章。

二、批復的特點

1、針對性。批復的針對性反映在兩個方面：一是批復必須針對請示機關行文，而對非請示機關不產生直接影響；二是批復的內容必須針對請示事項，不涉及請示事項以外的內容。

2、回復性。批復的內容屬於回復性的內容。因為批復的製作和應用是以下級機關的請示為條件，對上級機關來說是被動的發文，下級機關請示什麼事項，上級機關就批復什麼事項。並且，上級機關對請求事項無論同意與否，都必須有針對性地明確予以回答。

3、權威性。批復是答復下級機關請求事項的回復性公文，它提出的處理意見和辦法，代表上級機關對問題的決策意見，對下級機關具有行政約束力。特別是對一些重大事項的答復，體現了黨和國家的有關方針、政策，具有權威性。所以批復一經下發，下級機關必須遵照執行。

三、批復的分類

根據內容、性質的不同，批復可分為兩類：一類是審批性批復；一類是指示性批復。審批性批復主要是針對下級機關請示的公務事宜，經審核後所作的指示性答復。比如關於機構設置、人事安排、項目設立、資金劃撥等事項的審批。指示性批復主要是針對方針、政策性問題進行答復。這一類批復，不只是對請示機關提出請示事項的答復，而且批復的指示性內容，在其管轄范圍內，具有普遍的指導和規范作用。另外，授權政府職能部門發布或修改行政法規和規章的批復，也屬於指示性批復。

四、批復的結構、內容和寫法

批復由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

1、首部。包括標題和主送機關兩個項目內容。

（1）標題。批復的標題有多種構成形式：一種是由發文機關名稱、批復事項、行文對象和文種構成；一種是由發文機關名稱、事由和文種構成；第三種是由事由和文種構成；第四種是由發文機關名稱加原件標題和文種構成。

（2）主送機關。批復的主送機關是指與批復相對應的請示發文機關。授權性的批復，主送機關應當是被諶ǚ⒉際┬行姓�ü婧凸嬲碌南錄痘�亍?

2、正文。正文是批復的主體，其內容比較具體單一，層次構成相對固定。其中除授權性批復與一般批復的寫法有所不同外，其他批復的結構一般由開頭、主體和結語三部分組成。

（1）開頭。通過引敘來文以說明批復緣由。首先點明批復的下級機關並寫明來文日期、標題和文號，以交代批復的根據。

（2）主體。主要說明批復事項。應當根據國家的方針，政策、法令、法規和實際情況，針對「請示」的內容給予明確肯定（或否定）的答復或具體的指示，一般不進行議論。也有的批復，在批復事項後面概括提出希望和要求，進一步強調批復的主旨。

（3）結語。一般用「此復」「特此批復」等習慣用語。

3、尾部。一般包括署名和成文時間兩個項目內容。署名寫上批復機關單位名稱，並加蓋公章；成文時間寫明年、月、日。

五、撰寫批復應注意的問題。

1、注意行文的針對性。下級機關請示什麼事項，上級機關就批復什麼事項。

2、批復的觀點要明確。無論審批性批復還是指示性批復，上級機關的態度要明朗，不能太原則，更不能模稜兩可，以免使下級機關無所遵循。

3、批復要及時。批復是因下級機關的請示而行文，凡下級機關能夠向上級機關行文請示的，說明事關重要，時間緊迫，急需得到上級機關的指示和幫助，所以上級機關應當及時批復，否則就會貽誤工作，甚至會造成重大損失。

4、批復的行文要言簡意賅。要做到言止意盡，莊重周嚴，以充分體現批復的權威性。

函

一、函的概念

函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批准事項時所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面，它除了主要用於不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批准事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用於上級機關答復下級機關的詢問或請求批准事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外，函有時還可用於上級機關對某件原發文件作較小的補充或更正。不過這種情況並不多見。

二、函的特點

（一）溝通性。函對於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。

（二）靈活性。表現在兩個方面：一是行文關系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發文字型大小，甚至可以不擬標題。

（三）單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。

三、函的分類。

函可以從不同角度分類：

（一）按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用於機關單位正式的公務活動往來；便函則用於日常事務性工作的處理。便函不屬於正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發文字型大小，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間並加蓋公章即可。

（二）按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函。復函則是為回復對方所發出的函。

（三）另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

四、函的結構、內容和寫法

由於函的類別較多，從製作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關。即受文並辦理來函事項的機關單位，於文首頂格寫明全稱或者規范化簡稱，其後用冒號。

（二）正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然後用「現將有關問題說明如下：」或「現將有關事項函復如下：」等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字型大小，然後再交代根據，以說明發文的緣由。

2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批准事項等，

6. 如何做好法院辦公室工作

辦公室在法院工作中起著承上啟下的作用，它溝通內外，聯系左右，上情下傳，下情上報，使上級法院了解下級法院的情況，下級法院明確上級法院的指示和精神，以此推動法院工作的全面開展。辦公室既是為領導決策和實施決策服務的綜合部門，又是當家理財的物質生活、工作保障部門。因此，如何緊緊圍繞法院工作發展的需要，求真務實地做好工作，已成為當前形勢下辦公室工作亟待研究的新課題。筆者結合工作實踐，就如何做好法院辦公室工作談談自己的粗淺看法。
一、辦公室工作人員應具備的基本素質
（一）要有較高的政治覺悟。從事辦公室工作，要具有高度的政治敏銳性和鑒別力，善於從政治上觀察、分析和處理問題，對院黨組作出的安排部署，都必須不折不扣地貫徹執行，確保政令暢通。在大是大非面前要始終保持清醒的頭腦，不能有絲毫的含糊和動搖。特別是涉密崗位人員，在涉密事項的處理上，更要做到立場堅定，旗幟鮮明，嚴守保密紀律。
（二）要有較強的服務意識。為法院工作的全局服務是做好辦公室工作的基本要求。辦公室每一名工作者都應該時刻想著全局，牢牢把握全局，學會統攬全局，服從、服務於審判、執行各項工作。做到讓領導滿意、讓庭室滿意、讓幹警滿意。這三項滿意是相互聯系、相輔相成的、密不可分的統一體。讓領導滿意就是要急領導之所急，供領導之所需，最大限度地滿足領導工作的要求，為其騰出更多的精力和時間考慮大事，考慮基層部門和幹警；讓庭室滿意就是要發揮辦公室人員的橋梁和樞紐作用，對各庭室事務性工作的請示匯報，要及時辦理，讓決策層及早了解各庭室的情況，把他們的呼聲、要求及時傳遞給領導，更好地調動各庭室工作的積極性，齊心協力把工作做好。要主動關心，多為各庭室和幹警辦實事、辦好事、服好務。只有最終讓幹警滿意，才是最好地讓領導、讓庭室滿意，才能達到我們工作的根本目的。
（三）要有務實的工作作風。創造一流的工作業績，最大限度地滿足全院幹警對辦公室工作的新期待，關鍵在於是否有強烈的事業心、責任感。要有忍讓精神，具備寬容之心，發揚高度負責的精神。自覺做到在標准上求高，措施上求嚴，工作上求實，恪盡職守，不計個人得失，少說多想多干，甘當無名英雄。以求真務實、文明高效的工作作風，全面提高辦公室的工作質量和工作水平。
（四）要有較強的質量和效率意識。辦公室是人民法院的重要職能部門，任務繁重，責任重大。辦公室工作的質量和運轉效率，關繫到人民法院的對外形象，關繫到人民法院的整體工作能否開拓新的局面，必須予以高度重視。要強調工作的質量和效率，確保為領導決策、為審判工作、為其他部門提供優質的服務。
（五）要有較高的應變能力和綜合協調能力。辦公室行政人員要具備兩個能力：一是解決復雜局面的處置能力。作為保障部門，往往會面對一些突發性事件，處理不好或者稍有不慎，極易影響法院的主體工作。作為行政後勤保障隊伍，就要做到迅捷、靈敏，及時捕捉可能影響大局的信息，准確把握，及時應對。二是要具備綜合協調各方的能力。對內要圍繞審判這一中心，幫助協調各庭室、各幹警之間的關系；對外要協調好與法院有關方面的關系，贏得社會各方面的支持和理解，為審判工作和法院發展創造良好的司法環境。
二、加強辦公室自身建設，不斷推進工作規范化、制度化
（一）明確職責、理順關系。根據最高法院五年改革綱要的實施意見，從法院工作大局出發，合理確定辦公室的內設機構、工作范圍，理順工作關系。要圍繞加強綜合協調、督促檢查和參謀助手作用來確定工作范圍。法院辦公室的工作范圍應當包括協調綜合、公文處理、行政秘書、督促檢查、機要保密、檔案管理等。規范化建設有利於進一步明確工作思路，統一工作步伐。
（二）完善制度，抓好落實。制度化建設要力求嚴密細致，並認真抓好落實。辦公室工作千頭萬緒，如果沒有一套健全、完善的工作制度，勢必出現無序運行，忙於應付的混亂局面，必然會影響整個法院的運作。因此，法院辦公室要在辦文、辦會、辦事、督查、機要、檔案等方面制定一套規范的操作程序，做到事事有規可循，人人按規程辦事。制度建立後必須認真執行，要突出一個「嚴」字，狠抓落實，凡已制定的制度和辦法，要經常組織學習，並定時檢查，讓大家熟悉並自覺地按章辦事。
（三）強化培訓，提高素質。做好辦公室工作，離不開專業性高素質的人員。就目前情況看，與審判工作快速發展的需要相比，尚有許多基礎性工作要做；信息化建設和應用發展水平不平衡，在推進技術應用和人才支撐方面存在不足；法院物質裝備水平總體較低等等。所以，要不斷引進專業性強、素質高的人員。近年來，對法官職業化強調很多，但對法院辦公室人員的專業性講得比較少，在客觀上造成了行政管理工作缺乏專業性人才，使其變成了一項是什麼人都可以干、可有可無的工作。為此，必須重視辦公室人員培訓，如從事司法財務工作人員應具備會計從業資格和會計職稱，司法秘書工作人員要有較強政策理論水平和文字功底，所有人員都要會運用計算機等現代化辦公工具，不斷提高辦公效率。

7. 公文寫作的要素

公文的行文規則
公文的行文規則，是關公文制發的基本原則和基本方法的概括和總結。
1、行文原則。有2條值得注意：（1）「少而精」的原則。《中國共產黨機關公文處理條例》第11條明確規定：「行文應當確有需要，注重實效，少而精，可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。」《國家行政機關公文處理辦法》也有同樣規定。在具體聯絡協調工作中，也是提倡多人來人往，少文來文往。
（2）不以機關名義向領導個人報送公文原則。《國家行政機關公文處理辦法》第22條規定：「除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送『請示』、『意見』和『報告』」。《中國共產黨機關公文處理條例》也有相同規定。直接向領導同志個人報送公文，有損領導機關的權威，違背公文流轉辦理程序，從報送者角度看可以提高效率，但對領導機關而言，則損害了效率。就法院而言，領導同志批示、交辦的案件比較多，對於交辦案件，領導同志明確批示「望復」、「回告結果」等意思的，可以公文形式對領導同志個人報送，除此之外，一般不要向領導同志個人報送公文。
2、行文關系。分為領導與被領導關系、指導與被指導關系、互不統屬關系三類。
3、行文方式。根據制發機關劃分，可分為單獨行文和聯合行文；根據接收機關劃分，可分為縱向行文（逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文）和橫向行文。
4、具體要求。（1）恪守隸屬關系，一般不越級行文。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：「黨的機關的行文關系，根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。……不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。」《國家行政機關公文處理辦法》有相同規定。允許越級行文的情形：發生了嚴重緊急情況；直接上級機關的上級機關越級交辦某些事項，同時指令越級上報的；詢問只有直接上級機關的上級機關才能答復的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關沒有任何聯系的；數次向直接上級機關行文請求解決某項工作中急需解決的問題，但是直接上級機關長期不予解決，以致對工作或即將對工作產生嚴重的負面影響的；等等。
（2）明晰發文許可權，向適宜的對象行文。根據規定，黨委和政府可以向各自的上一級或下一級黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權後，可以向下一級黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設部門，一般不得向下一級黨委和政府正式行文；其行文對象，包括各自的上一級或下一級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設部門。不相隸屬的機關之間行文，適用「函」這一商洽性公文，不能採用指令性、指導性和規范性公文文種。法院公文的行文對象要求是一樣的。
（3）尊重機關職權，准確認定主送機關和抄送機關。簡單地說，誰是主管，那麼主送就是誰。公文的主送機關，一般只能是一個。《國家行政機關公文處理辦法》第21條規定：「請示」應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。第20條規定：向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。第23條規定：受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一級機關。《中國共產黨機關公文處理條例》規定相同。值得注意的是，有的同志對一些重要公文忽視抄送，導致法院的一些重要工作部署和動態不能及時被上級和地方有關機關了解和掌握，一定程度上影響了工作的效果。要准確確定抄送機關，需要全面把握公文內容和與之有工作聯系的有關機關，才能做到既不漏送，又不枉送。

8. 法院的機要文件流程是怎麼走的呢

機要文件處理工作
1.登記。
a)接收郵政局機要室送來的機要信件。經清點、核對無誤後在機要文件投遞單上簽字完成接收;
b)拆封應由機要科負責，其他人員無權拆封;
c )領導本人的機要件，直接送領導本人辦公室，各委辦、科室的機要件電話通知他們簽字取走;
d)根據機要文件投遞單標明的件數、份數逐一清點、核對;
e)機要件拆封後分類輸入「上級文件登記簿」。
2.信件（機要信、掛號信、平件信）的收發。
a)所收機要信由機要科負責登記（文號）、編號後，加蓋機密印章後，送郵政局機要室發送;
b)掛號信由發信人在指定表單內登記後，連同平件信由機要科送郵政局營業大廳發送。
3.文件的交換。
a)把需發給區委的文件拿到區委機要室分發（上級文件要求收件人簽字，區內文件直接放入相關文件格內）;
b)從區委機要室取回發給區政府、政府辦領導、各委辦、科室文件;
c)上級文件登記後按要求發送（領導傳閱文件貼領導傳閱單後，按順序送領導辦公室傳閱；相關委辦文件簽字後取走）;
d)區內文件按要求放入相關文件格內;
e)急件及時通知相關單位，不得延誤。
4.傳閱。
a)上級文件。
機要文件登記，加蓋存檔、收文印章後，貼區領導文件傳閱單，送區長辦公室，按順序傳閱，其餘發有關單位簽字取走;
領導閱後文件及時處理，批示內容分別輸入領導本人登記簿，並根據批示內容通知相關單位簽字取走;
需報結果的批示件加發「領導批示督辦單」，並定期向未辦結的單位進行催辦;
每月10日前，對領導批示文件進行匯總，分別報各位領導閱示;
上級文件辦結後歸檔，年底交檔案室存檔。（中央、市委文件每半年清退給區委機要室）;
傳閱時應給每位領導單獨設文件夾（中央、市委、國務院、市政府文件夾）；急件用「急件文件夾」;
文件辦理時限：嚴格按領導批示、文件要求辦結。
b)區內文件處理。
機要科負責接收下級政府及單位報送的公文;
接收公文時要對報送公文的格式嚴格按《北京市實施〈國家行政機關公文處理辦法〉細則》進行把關;
對不符合規定的公文指明錯誤原因，並令其改正，直至合格為止;
接收公文登記後，加貼《順義區人民政府公文批辦單》，送主管領導閱批;
領導閱後文件及時處理，批示內容分別輸入領導本人登記簿，並根據批示內容復印給相關單位各1份，簽字取走，原件存檔;
需報結果的批示件加發「領導批示督辦單」，並定期向未辦結的單位進行催辦;
每月10日前，對領導批示文件進行匯總，分別報各位領導閱示;
給每位領導單獨設批辦文文件夾;
文件辦理時限：嚴格按領導批示、文件要求辦結;。。老尹家海參

9. 通知、通告、通報、公告、告示的區別和用法

通知是批轉下級公文、轉發上級及不相隸屬機關公文、發布規章、傳達事項，要求有關單位和人員周知、辦理或共同執行的普遍使用的文種。
分為：指示性通知 知照性通知 事務性通知
通告適用於在一定范圍內公布應當遵守或周知事項的周知性公文。

通告的特徵：
（1）用於宣布一般性事項
（2）只在國內一定范圍內公布
（3）通告可由各級機關、人民團體、企事業單位發布
（4）通告不寫抬頭，無主送單位
通報是指表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或情況。

分類：表彰性通報 批評性通報 傳達性通報
公告是較高級別的國家行政機關、法定機關向國內外宣布重大事件或者法定事項的周知性公文。

公告的分類
（1）向國內外宣布重大事項的公告。
（2）公布法定事項的公文。
（3）法院公告。
告示一般是對大眾熟悉的事項進行通知的一種文體。