律師許佳藝

❶ 建築工程檔案管理不當會引發哪些法律問題

建設工程領域法律實務中，無論非訴的索賠結算，還是仲裁訴訟中的裁判，工程文件均為辨清雙方權利義務的重要依據。依據國家行政管理規定，工程項目完工後，需依據檔案管理的要求對工程文件進行歸檔提交。因而，符合歸檔要求/已歸檔的工程文件，自然更易於被雙方及裁判方認可。

一、建設工程檔案

《城市建設檔案管理規定（2001修正）》第二條第二款將城市建設檔案（簡稱「城建檔案」）定義為：「在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料」。其具體內容涵蓋：（1）城市建設勘測、建設規劃檔案；（2）城市建築工程檔案：含民用建築工程、市政公用工程、交通運輸工程、水利工程、城市戰備工程；（3）城市建築系統科研、設計檔案。

二、建設工程檔案的載體及歸集

工程檔案的歸集由建設單位負責，其應在主合同中明確檔案編寫歸集的相關的要求；檔案中具體文件內容由施工單位編寫，之後交由建設單位。如為總承包模式，由總承包單位負責搜集齊全各個分包單位的工程文件後再交由建設單位。建設單位的技術負責人和法人代表在已組捲成冊的工程文件上簽字蓋章，再向城建檔案館提出檔案驗收申請及卷宗移交申請。

工程檔案的外部表現形式有紙質檔案、聲像檔案（如照片、錄像）、電子檔案（如CAD圖紙、與紙質檔案一致的掃描件等）。通過卷宗內的卷內備考表能夠初步知曉檔案涵蓋的文件類型、具體數量，以便於查詢利用的快速實現。

三、建設工程檔案管理涉及的法律問題

1、政府部門行政管理中有明確的要求

《建設工程質量管理條例》第十七條規定，建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，並在建設工程竣工驗收後，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案。

具體程序為：核發建設工程規劃許可證時，建設單位到工程所在地規劃分局或者行政許可中心填寫工程檔案登記表、領取檔案報送責任書。對符合條件、需要列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設單位在組織竣工驗收前30日，提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。建設單位在取得工程檔案認可文件後，方可組織工程竣工驗收。工程竣工驗收後3個月內，向城建檔案館提交工程檔案。

上述程序為建設主管部門的行政管理要求，如違反上述規定，行政機關有權責令改正，並處以罰款。

2、發生爭議後客觀反映證據線索的材料

對符合城建檔案館接受范圍的檔案材料，經過審查、驗收環節保證了材料外觀上的整潔、完備、規范；如作為證據使用，也基本能夠滿足證據真實性、合法性、關聯性的要求；因此可以得出結論，除非有相反證據證明與事實不符外，該工程檔案在裁判中有較高的證據力，應作為律師關注和舉證的重點。例如：

1、依據檔案資料證明分包資格等；

2、是否屬於勘察錯誤，工程檔案可以提供判斷標准；

3、質量、工期、造價糾紛的解決均需依據建設工程檔案資料；

面對存在相反主張的爭議雙方，法院經常引入鑒定單位來解決專門的技術問題，如果雙方當事人提交的過程性文件不全或者無法體現雙方真實意思，那麼鑒定單位可能會由於沒有充分的文件、技術資料作為鑒定基礎，最終無法給出鑒定結論，導致案件遲遲不能裁判。所以，齊備的工程檔案為糾紛解決、司法鑒定及法院裁判提供了客觀依據。

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